W małej firmie najgorszą umową jest… brak umowy. A zaraz po nim — „kopiuj–wklej” z internetu. Dlatego własne OWU (ogólne warunki świadczenia usług) to jeden z najtańszych sposobów na porządek i bezpieczeństwo. OWU nie musi być długie ani naszpikowane paragrafami. Ma być spójne z ofertą, zrozumiałe i zbudowane z bloków, które naprawdę pracują na Twoją korzyść: definiują zakres, etapy, odpowiedzialność, prawa do rezultatów i pieniądze. Poniżej praktyczny przewodnik — bez prawniczego zadęcia, z myślą o mikrofirmach.
E-maile i oferty ratują niejedną współpracę, ale to OWU „ustawia” domyślne zasady gry. To w nim wpisujesz reguły, które powtarzasz w 80% zleceń: jak wygląda akceptacja, jakie są terminy płatności, co to jest opóźnienie po każdej ze stron i co się dzieje, gdy klient „znika”. Dobrze napisane OWU działa jak instrukcja obsługi relacji. Zdejmuje z Ciebie tłumaczenia, oszczędza spory i pieniądze.
Nie ma jedynego świętego układu, ale sprawdza się prosty szkielet: (1) Definicje, (2) Zakres i sposób świadczenia, (3) Zamówienie i akceptacja, (4) Terminy i współpraca po stronie Klienta, (5) Wynagrodzenie i płatności, (6) Prawa autorskie/licencje i materiały, (7) Poufność i dane, (8) Odpowiedzialność i kary, (9) Siła wyższa, (10) Wypowiedzenie/rozwiązanie i skutki, (11) Postanowienia końcowe: prawo właściwe, sąd, cesja, korespondencja, pierwszeństwo dokumentów. Każdy blok powinien odpowiadać na jedno proste pytanie: „co, jeśli…?”.
Ustal proste definicje: „Usługi”, „Materiały Klienta”, „Dzieło/Rezultat”, „SLA” (jeśli świadczysz wsparcie), „Akceptacja”, „Dzień Roboczy”, „Strony”. Unikaj zbyt szerokich pojęć, bo to one najczęściej strzelają w stopę. Jeśli robisz projekty w etapach, zdefiniuj „Etap” i „Protokół/Odbiór częściowy”. W IT lub marketingu przydaje się też „Zmiana Zakresu” (Change Request): co to jest i jak ją wyceniasz.
Zakres to nie lista marzeń, tylko zbiór konkretnych czynności. W OWU wpisz, że szczegółowy zakres wynika z oferty/zamówienia i ma pierwszeństwo nad ogólnymi deklaracjami. Dodaj zwięzłe wyłączenia (np. „o ile wyraźnie nie uzgodniono inaczej, OWU nie obejmują hostingu, licencji stron trzecich, opłat mediowych”). Akceptację ustaw jako moment przełomowy: cisza po wysłaniu rezultatu przez X dni = akceptacja milcząca, o ile nie zgłoszono uwag; poprawki realizujesz w liczbie i terminie przewidzianym w ofercie.
Projekty nie psują się w kodzie, tylko w komunikacji. Dlatego w OWU wpisz obowiązek terminowego dostarczania materiałów, dostępu i decyzji. Zrób prostą regułę zatrzymania prac przy opóźnieniu Klienta ponad X dni oraz prawo do faktury częściowej za już wykonane etapy. Jeśli korzystasz z systemu ticketowego, wpisz, że to on jest podstawowym kanałem zgłoszeń i akceptów.
Najlepsza mieszanka dla mikrofirmy: zaliczka (np. 30%) + etapy z krótkim terminem 7–14 dni + jasne konsekwencje opóźnień. W OWU opisz prawo do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (40/70/100 euro w zależności od wartości świadczenia). Zapisz, że niewykonanie płatności uprawnia do wstrzymania usług (i wydłuża terminy po Twojej stronie o okres opóźnienia Klienta).
Standard B2B jest prosty: przeniesienie autorskich praw majątkowych lub udzielenie licencji następuje po zapłacie całości wynagrodzenia (albo po zapłacie danego etapu — jeśli tak ustalisz). Wpisz pola eksploatacji adekwatne do Twojej branży (utrwalanie, zwielokrotnianie, rozpowszechnianie w internecie, modyfikacje). Zastrzeż, że licencje do narzędzi/zawartości stron trzecich (fonty, wtyczki, stock) są udzielane zgodnie z warunkami dostawców, a koszty mogą wymagać odrębnej opłaty.
Minimum to klauzula poufności oraz zasada „need-to-know”. Jeśli przetwarzasz dane osobowe Klienta, dodaj prosty aneks powierzenia (DPA): zakres, cel, kategorie danych, środki bezpieczeństwa, podprzetwarzający (np. hosting), procedura incydentu, usunięcie/zwrot danych po zakończeniu współpracy. Nie mieszaj DPA z OWU, ale w OWU zrób odesłanie, że przy danych osobowych obowiązuje odrębne powierzenie zgodne z RODO.
W B2B możesz ograniczać odpowiedzialność — byle rozsądnie. Typowy bezpiecznik to odpowiedzialność łączna nie wyższa niż 100% wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy, z wyłączeniem szkód umyślnych, naruszeń poufności, praw autorskich i danych osobowych (jeśli tak uzgodnicie). Jeśli świadczysz utrzymanie/serwis, opisz SLA „po ludzku”: czas reakcji, czas obejścia (workaround), okno serwisowe, wyłączenia (siła wyższa, błędy dostawców, brak dostępu). Kary umowne? Działają, ale miej świadomość, że służą dyscyplinie, nie „zarabianiu na karach” — ustaw je proporcjonalnie.
To najczęstsza mina w projektach. Jeden akapit w OWU wystarczy: każda zmiana zakresu po akcepcie briefu/specyfikacji jest wyceniana oddzielnie; termin realizacji wydłuża się o czas akceptu i wykonania zmiany; prace dodatkowe startują po potwierdzeniu kosztu i nowego terminu. Jeśli masz cennik godzinowy — zamieść go w ofercie, a w OWU wpisz, że zmiany poza pakietem rozliczasz według stawek z oferty.
Przewiduj rozstania zanim zaczniesz współpracę. Zapisz prawo do rozwiązania umowy z ważnych powodów (np. utrzymujące się opóźnienia, brak współpracy, naruszenie poufności), ze skutkiem na koniec miesiąca/etapu. Opisz rozliczenie w trakcie: faktura za wykonane prace, zwrot materiałów Klienta, wygaszenie licencji tymczasowych, wydanie plików po uregulowaniu należności. Im bardziej „krok po kroku”, tym mniej sporów.
W postanowieniach końcowych wskaż prawo polskie, sąd właściwy miejscowo (dla Twojej siedziby — o ile kontrahent się zgadza), kolejność dokumentów (oferta/specyfikacja ma pierwszeństwo nad OWU, a OWU nad korespondencją), zasady cesji (np. bez zgody drugiej strony, ale bez przenoszenia wierzytelności spornych), formę korespondencji (e-mail do wskazanych adresów jest skuteczny). Dodaj klauzulę salwatoryjną: nieważność jednego punktu nie psuje reszty.
Po pierwsze — ze „skrótem dla ludzi”: na początku oferty wstaw 8–10 linijek „Co istotne w naszych warunkach” (zaliczka, etapy, akcepty, IP, płatności). Po drugie — spójność: identyczne zapisy w ofercie, OWU i fakturach. Po trzecie — iteracja: po 2–3 projektach popraw to, co było niejasne. OWU to dokument żywy, tak jak Twój biznes.
Czytelne definicje i proste wyłączenia (hosting, licencje stron trzecich).
Etapy, akceptacja (także milcząca) i limit poprawek.
Zaliczka + terminy 7–14 dni + odsetki i rekompensata za opóźnienia.
Przeniesienie praw/licencja dopiero po zapłacie; pola eksploatacji adekwatne do usługi.
Klauzula poufności; odrębny aneks powierzenia danych osobowych (jeśli trzeba).
Limit odpowiedzialności, wyłączenia szkód pośrednich; jasne SLA, jeśli świadczysz wsparcie.
Procedura Change Request i zasady rozliczeń prac dodatkowych.
Tryb rozwiązania i rozliczenia; prawo właściwe, sąd, porządek dokumentów.
Nie chodzi o to, by imponować prawniczym stylem. Chodzi o to, by każdy projekt miał te same, zdrowe szyny: co robimy, kiedy uznajemy, że zrobione, ile to kosztuje i co jeśli coś pójdzie nie tak. Z takim OWU pracuje się spokojniej, szybciej i… lepiej się śpi. A klient, który wie, na czym stoi, rzadziej zmienia zasady w locie.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19640160093 — Kodeks cywilny: ogólne zasady umów, odpowiedzialność, kary umowne, terminy i odsetki.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190991595 — RODO (rozporządzenie 2016/679, polska wersja): podstawy przetwarzania, powierzenie, bezpieczeństwo.
https://www.uodo.gov.pl/pl/138 — Wytyczne UODO w sprawie powierzenia przetwarzania danych: elementy umowy powierzenia i obowiązki podmiotu przetwarzającego.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20191008004 — Ustawa o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych: odsetki i rekompensata 40/70/100 euro.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20030771037 — Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji: klauzule i praktyki rynkowe w relacjach B2B.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
