Masz coraz więcej zapytań od klientów z Wielkiej Brytanii, USA czy Norwegii? To świetna wiadomość — ale zanim klikniesz „włącz wysyłkę międzynarodową”, przygotuj firmę na cło, podatki i nowe wymogi danych logistycznych. Ten poradnik prowadzi krok po kroku przez kluczowe decyzje: jak zdobyć EORI, co wpisać w zgłoszeniu celnym, jak wybrać Incoterms (DAP czy DDP), dlaczego ICS2 wymusza lepsze opisy towarów nawet wtedy, gdy sam eksportujesz z Polski, oraz kiedy w ogóle ma sens OSS/IOSS (a kiedy nie).
„Sprzedaż poza UE” najczęściej oznacza eksport z Polski do kraju trzeciego: to Ty wysyłasz towar z UE i dokonujesz odprawy wywozowej. Wyjątki pojawiają się, gdy korzystasz z magazynu/fulfillmentu poza UE i kierujesz towar do klientów w UE — wtedy z perspektywy UE to import (a nie eksport) i obowiązują inne zasady (IOSS, odprawa importowa). Najpierw więc odpowiedz sobie: skąd fizycznie wyjeżdża paczka i gdzie przekracza granicę? To determinuje listę obowiązków.
Bez numeru EORI nie złożysz zgłoszenia celnego ani nie załatwisz formalności w systemach KAS. Jeśli prowadzisz JDG albo spółkę w Polsce, uzyskasz EORI online (po zalogowaniu na PUESC i rejestracji danych firmy). Załóż konto, zarejestruj podmiot i złóż właściwy wniosek — zwykle cały proces zamyka się zdalnie. Gdy masz spółkę w innym kraju UE, numer EORI wydaje kraj siedziby — w Polsce go nie nadadzą. Po nadaniu EORI używaj go w korespondencji z agencją celną i na dokumentach przewozowych.
Eksport rozliczasz elektronicznie w AES (Automatycznym Systemie Eksportu). Agencja celna zrobi to za Ciebie, ale to Ty odpowiadasz za poprawność danych. Przygotuj:
Po fizycznym wywozie dostaniesz elektroniczne potwierdzenie (komunikaty z AES). Zachowaj je — to dowód wywozu niezbędny do zastosowania stawki 0% VAT w eksporcie.
Dla dostaw poza UE zasadniczo przysługuje stawka 0% VAT, ale pod warunkiem, że w odpowiednim terminie posiadasz dokument potwierdzający wywóz (np. elektroniczne potwierdzenie z systemu celnego). Brak lub spóźnienie dokumentu oznacza konieczność czasowego opodatkowania jak sprzedaży krajowej i późniejszej korekty po uzyskaniu dowodu. Zadbaj więc o obieg dokumentów z agencją celną i kurierem.
W handlu detalicznym najczęstsze są dwie reguły: DAP (dostarczone do miejsca — cła/podatki po stronie klienta) oraz DDP (cła/podatki po stronie sprzedawcy). DAP zmniejsza Twoje formalności, ale klient przy doręczeniu może zapłacić cło/VAT, co bywa źródłem zwrotów. DDP wymaga zorganizowania odprawy importowej w kraju odbiorcy (lub przez operatora), co daje lepszy UX, ale podnosi koszty i ryzyko podatkowe po Twojej stronie. W B2C często zaczyna się od DAP, a dla głównych rynków (UK, CH, NO, USA) testuje się DDP z partnerem logistycznym, który „załatwia import” i rozlicza należności w Twoim imieniu.
ICS2 to unijny system bezpieczeństwa celnego, który od 2025 r. obejmuje wszystkie gałęzie transportu. W praktyce wymusza lepszą jakość danych „przed przybyciem” do UE. „Ale ja eksportuję!” — jasne, jednak: (1) jeżeli korzystasz z zagranicznego magazynu poza UE, który wysyła do klienta w UE (import), to Twoje przesyłki wchodzą w ICS2; (2) przesyłki tranzytowe przez huby UE oraz zwroty (return-to-sender) mogą wymagać porządnych opisów towarów w standardach ICS2. Współpracuj z kurierem/agencją: przygotuj opisy nieogólnikowe (np. „cotton T-shirt, men’s, size M” zamiast „clothes”), podawaj co najmniej 6-cyfrowy kod HS na fakturze/EDI i unikaj „stop-words”, które system odrzuca.
OSS i IOSS nie służą do eksportu poza UE. OSS dotyczy B2C wewnątrz UE (WSTO/usługi) — pozwala rozliczać VAT jedną deklaracją z Polski. IOSS dotyczy importu do UE drobnych przesyłek do 150 € (VAT pobierasz w koszyku i rozliczasz zbiorczo). Jeśli faktycznie wysyłasz poza UE, żadne z nich nie ma zastosowania do tej dostawy. Mają sens, gdy równolegle sprzedajesz konsumentom w UE (OSS), albo gdy wysyłasz do UE z magazynu poza UE (IOSS). W praktyce wiele sklepów łączy modele: eksport poza UE + OSS dla UE; a IOSS wdrażają dopiero, gdy startują z fulfillmentem poza UE.
Kluczem do sprawnej odprawy jest prawidłowa klasyfikacja CN/HS i konkretne opisy. Sformułowania „gift”, „sample”, „merch” generują zwroty zapytań i opóźnienia; lepiej: materiał, rodzaj, przeznaczenie, cechy (np. „stainless steel water bottle, 600 ml, with cap”). Sprawdź też kraj pochodzenia (rules of origin) — to on decyduje o cłach preferencyjnych w umowach handlowych. Dobrą praktyką jest wewnętrzna „karta produktu celnego” (CN, opis, pochodzenie, dokumentacja), dzięki której każda paczka jest opisana identycznie.
Poza UE każdy kraj rządzi się własnymi zasadami VAT/cła i limitami de minimis. W USA towar może przejść bez należności, jeśli wartość nie przekracza progu de minimis (aktualny próg sprawdzisz u przewoźnika/na stronie administracji). W UK obowiązuje odrębny VAT importowy i rejestracje (OSR/UK VAT) dla wybranych modeli sprzedaży. Zanim uruchomisz kampanie, przygotuj krótką notatkę „rynkową” dla topowych krajów: progi, stawki, operator, tryb (DAP/DDP), zwroty i adres zwrotu.
Zwroty zza granicy to logistyka + podatki: przy imporcie zwrotnym z kraju trzeciego do UE możesz korzystać z procedur celnych na towar powracający (by nie płacić należności od nowa), ale to wymaga zgodności danych z pierwotnym eksportem. Ustal jasną politykę zwrotów (adresy, koszty, etykiety RMA) i przetestuj z operatorem procedurę „return-to-sender”.
Eksport poza UE nie jest „czarną magią”, ale wymaga dyscypliny danych i decyzji operacyjnych. Zacznij od EORI i dobrych klasyfikacji CN/HS, poukładaj dokumenty pod AES i 0% VAT, świadomie wybierz DAP vs DDP i przygotuj opisy zgodne z oczekiwaniami ICS2 (przy imporcie/zwrotach). OSS/IOSS używaj tylko tam, gdzie naprawdę dotyczą UE. Z takim zestawem Twoje paczki przechodzą granice szybciej, a Ty masz mniej niespodzianek w kosztach i obsłudze klienta.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
