Wiele osób traktuje remanent jak coroczną karę za prowadzenie firmy: trzeba policzyć, spisać, wycenić, dopiąć w papierach i jeszcze się z tego tłumaczyć księgowej. A prawda jest taka, że dobrze zrobiony spis z natury to nie „papierologia”, tylko twarda informacja o tym, co naprawdę masz w firmie, ile to jest warte i gdzie uciekają koszty. Źle zrobiony remanent potrafi natomiast sztucznie podnieść dochód, rozwalić marżę w analizach i narobić bałaganu w rozliczeniach.
Ten tekst jest praktycznym przewodnikiem: jak przygotować się do remanentu, co dokładnie powinno wejść do spisu, jak podejść do wyceny i czego ludzie najczęściej nie dopisują (a później żałują).
W języku potocznym „remanent” i „spis z natury” to często to samo. W praktyce warto rozróżnić dwie sytuacje:
Jeżeli prowadzisz małą działalność na KPiR, interesuje Cię głównie spis z natury. Jeśli działasz w spółce z o.o. albo prowadzisz księgi rachunkowe z innych powodów, remanent zapasów jest tylko jednym z elementów inwentaryzacji.
Spis z natury nie dotyczy wyłącznie 31 grudnia. Dla wielu firm „wielkie liczenie” kojarzy się z końcem roku, ale obowiązek powstaje też w innych momentach życia biznesu. Najczęstsze przypadki to:
Wniosek praktyczny: nie planuj remanentu wyłącznie jako „końcówki roku”. Wspólnik wchodzi lub wychodzi? Zmieniacie udziały? Zawieszasz albo zamykasz firmę? To są momenty, w których spis z natury wraca jak bumerang.
Najczęstszy błąd remanentowy brzmi: „spisałem to, co było w magazynie”. Problem w tym, że spis ma pokazać realny stan firmowych składników wskazanych w przepisach, a nie tylko to, co akurat widzisz pod ręką. W praktyce w spisie mogą znaleźć się m.in.:
Kluczowa pułapka: spis obejmuje również Twoje towary znajdujące się poza zakładem w dniu sporządzania spisu. Co to oznacza w życiu?
Jeżeli część towaru jest u podwykonawcy, w magazynie zewnętrznym, w paczkach „gotowych do wysyłki”, w transporcie albo w punkcie odbioru, to on nadal może być Twoim stanem magazynowym na dzień spisu. Właśnie takie „rozjechanie” pomiędzy dokumentami a fizycznym miejscem przechowywania najczęściej robi bałagan w remanencie.
Druga ważna rzecz: jeśli w Twoim lokalu są towary obce (czyjeś, powierzone), to ujmujesz je ilościowo z informacją, czyją stanowią własność, ale co do zasady nie wyceniasz ich jako swoich. Tu liczy się przejrzystość: co jest Twoje, a co jest cudze.
Dobry spis z natury zaczyna się dzień albo dwa wcześniej. Nie od liczenia, tylko od organizacji. Celem jest taki „moment zamknięcia”, w którym wiesz, co jest stanem na konkretną datę. Najprostszy, sprawdzony schemat wygląda tak:
Jeżeli masz sprzedaż internetową, dopisz do planu jeszcze jedną czynność: sprawdź „towar w drodze” – paczki przygotowane, paczki zwrócone, paczki w reklamacji. W wielu firmach to właśnie tam znika najwięcej sztuk, bo nikt nie traktuje tego jako magazynu, a jednak jest to realny stan.
Spis z natury ma być „staranny i trwały”, a do tego zawierać konkretne informacje: identyfikację firmy, datę, numerację pozycji, opis składnika, jednostkę miary, ilość, cenę jednostkową i wartość, łączną wartość spisu oraz adnotację o zakończeniu spisu na konkretnej pozycji, a także podpisy. To nie jest miejsce na skróty w stylu „mix materiałów” albo „towar różny”. Im bardziej ogólny opis, tym trudniej potem obronić wycenę i logikę stanu.
W praktyce najlepiej sprawdza się zasada: tak opisuj pozycję, żeby osoba z zewnątrz mogła ją rozpoznać bez Twojej obecności. Marka, model, rozmiar, gramatura, kolor, jednostka. Jeśli masz kody towarów, użyj ich, ale nie zamiast opisu, tylko obok.
Po policzeniu ilości przychodzi etap, który robi najwięcej szkód: wycena. W uproszczeniu zasady są takie:
To są zasady proste na papierze, ale w firmie pojawiają się pytania: co z towarem uszkodzonym, przeterminowanym, w otwartym opakowaniu, „prawie nowym”, ale nie do sprzedania jako pełnowartościowy? Najbezpieczniej jest podejść do tego jak do realnego rynku: jeżeli coś w praktyce sprzedasz tylko taniej albo wykorzystasz tylko częściowo, wycena powinna to odzwierciedlać, zgodnie z regułami przewidzianymi w przepisach (np. przyjęcie ceny rynkowej, gdy jest niższa).
Ważny, twardy termin: wyceny spisu trzeba dokonać najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia zakończenia spisu. Jeżeli robisz remanent „na styk” i odkładasz wycenę na później, łatwo o chaos: ceny giną, dokumenty się rozjeżdżają, a decyzje o obniżeniu wartości towaru nie mają już sensownego uzasadnienia.
Remanent nie jest ozdobą dokumentacji. On wpływa na wynik podatkowy, bo w uproszczeniu koryguje koszty: jeśli na koniec roku masz więcej towaru niż na początku, to część wydatków „zostaje w magazynie” i nie obniża dochodu tak mocno, jak byś chciał. Jeśli masz mniej, działa to w drugą stronę.
Dlatego dwa identyczne firmy z tym samym przychodem i tymi samymi zakupami mogą mieć różny dochód do opodatkowania, jeżeli jedna „została z dużym stanem na magazynie”, a druga wyczyściła zapas przed końcem roku. To nie jest magia księgowości, tylko mechanika remanentu.
Jeżeli prowadzisz księgi rachunkowe, obowiązki są szersze niż sam spis zapasów. Ustawa o rachunkowości opisuje, że na koniec roku obrotowego robi się inwentaryzację m.in. drogą spisu z natury (dla wielu składników), potwierdzeń sald (np. należności) oraz weryfikacji dokumentów. Jest też ważna zasada praktyczna: część inwentaryzacji można rozpocząć wcześniej niż na koniec roku (nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku), a zakończyć do 15 dnia następnego roku, pod warunkiem odpowiedniego „dopisania” ruchów pomiędzy spisem a dniem bilansowym.
Jeśli masz spółkę z o.o. i „magazyn” to tylko parę półek w biurze, to i tak warto potraktować inwentaryzację serio. To jedna z niewielu czynności, które realnie weryfikują, czy księgi odzwierciedlają stan rzeczywisty, a nie tylko poprawnie wprowadzone faktury.
Na koniec ważne rozróżnienie: spis z natury przy KPiR (remanent podatkowy na dochód) to jedno, a spis z natury dla celów VAT w określonych sytuacjach (np. likwidacja, zaprzestanie czynności opodatkowanych) to drugie. Tu wchodzą inne reguły i inny cel: rozliczenie VAT od towarów i składników, przy których przysługiwało odliczenie i które pozostały w firmie. Jeśli zamykasz działalność, temat VAT-owego spisu z natury trzeba sprawdzić osobno, a nie „załatwiać” remanentem rocznym.
Na koniec lista rzeczy, które najczęściej wychodzą dopiero po fakcie, kiedy jest już późno na wygodne poprawki:
Jeżeli masz wątpliwości, czy Twój spis „się broni”, zrób prosty test: czy jesteś w stanie po miesiącu wrócić do arkuszy i wytłumaczyć każdą większą pozycję (skąd się wzięła ilość i skąd się wzięła cena). Jeśli tak, remanent jest w dobrym stanie.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
