Zatrudnienie cudzoziemca w małej firmie nie musi być trudne, jeśli od początku ułożysz proces: sprawdzisz, czy kandydat w ogóle potrzebuje dokumentu do pracy, wybierzesz właściwą ścieżkę (oświadczenie, zezwolenie na pracę, sezonowe), przygotujesz umowę i zgłoszenia oraz dopilnujesz obowiązków informacyjnych. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik, który prowadzi krok po kroku przez formalności i pokazuje pułapki, w które najczęściej wpadają mikroprzedsiębiorcy.
Inne reguły obowiązują obywateli UE/EOG/Szwajcarii (mogą pracować bez dodatkowych dokumentów) niż obywateli tzw. państw trzecich, którzy co do zasady potrzebują zarówno legalnego pobytu, jak i tytułu do pracy. Z obowiązku posiadania zezwolenia zwolnione są m.in. osoby z określonymi tytułami pobytowymi (np. pobyt stały) lub w szczególnych sytuacjach przewidzianych w przepisach. Zanim zaczniesz rekrutację, poproś kandydata o przedstawienie podstaw legalnego pobytu oraz informacji, czy do wykonywania pracy wymaga dokumentu legalizującego zatrudnienie. Dzięki temu unikniesz błędnego doboru ścieżki.
Najczęściej stosowane są trzy procedury. Po pierwsze, oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi – uproszczona ścieżka dostępna dla wybranych obywatelstw i profesji, składana do powiatowego urzędu pracy. Po drugie, zezwolenie na pracę typu A – dla cudzoziemca pracującego na terytorium Polski na podstawie umowy z polskim pracodawcą; wniosek składa się do właściwego wojewody. Po trzecie, zezwolenie na pracę sezonową – dla branż sezonowych, również przez urząd pracy. Dla Twojej firmy kryterium wyboru to obywatelstwo, rodzaj stanowiska oraz planowany czas zatrudnienia.
Obowiązujący model zakłada pełną obsługę formalności online. Oświadczenia i wnioski składasz wyłącznie elektronicznie, przez właściwe serwisy administracji. Do załączników wymagany jest podpis elektroniczny (kwalifikowany lub profil zaufany). Praktycznie oznacza to, że zanim ruszysz z rekrutacją, załóż i zweryfikuj konto oraz upewnij się, że masz w firmie działający podpis do sygnowania dokumentów. Z wyprzedzeniem przygotuj też skany umów, pełnomocnictw i oświadczeń – brak podpisu cyfrowego lub nieczytelne załączniki to najczęstsza przyczyna zwrotów i opóźnień.
Oświadczenie to najprostsza ścieżka, jeśli Twój kandydat spełnia warunki. Po złożeniu elektronicznego wniosku i wpisie do ewidencji otrzymujesz potwierdzenie, na podstawie którego możesz zawrzeć umowę i rozpocząć współpracę w ramach wskazanego okresu i stanowiska. Po starcie pracy masz obowiązek poinformować urząd o podjęciu pracy przez cudzoziemca w krótkim terminie, a także o niepodjęciu lub wcześniejszym zakończeniu – to nie jest formalność „na później”, za brak zgłoszeń grożą sankcje. Pamiętaj, że zmiana pracodawcy, stanowiska lub warunków może wymagać nowego oświadczenia.
Jeżeli uproszczona procedura nie jest dostępna, złóż wniosek o zezwolenie na pracę typu A do właściwego wojewody. Wniosek zawiera m.in. dane pracodawcy i pracownika, opis stanowiska, wynagrodzenia i miejsca wykonywania pracy oraz załączniki (np. projekt umowy). W decyzji organ określa warunki zatrudnienia – dostosowanie ich w praktyce (np. inna stawka, inna lokalizacja) wymaga aktualizacji. Zaplanuj czas: w szczycie sezonu obciążenie urzędów wydłuża postępowania, więc w umowie z kandydatem przewiduj klauzulę rozpoczęcia pracy „po uzyskaniu dokumentu”.
W ostatnich latach obowiązywały szczególne rozwiązania dla obywateli Ukrainy objętych ochroną czasową, w tym odrębny tryb powiadomienia pracodawcy o podjęciu pracy. Sprawdź aktualny stan prawny i terminy obowiązywania tych przepisów – zakres ułatwień i formularze zmieniały się i mogą nadal być aktualizowane. Dla mikrofirmy praktyczna wskazówka brzmi: każde odstępstwo od standardowej ścieżki dokumentuj wydrukami z serwisów rządowych i trzymaj w teczce kadrowej na wypadek kontroli.
Po uzyskaniu dokumentu przygotuj właściwy typ umowy (o pracę lub cywilnoprawną) i zadbaj o warunki nie gorsze niż przewidziane w decyzji lub oświadczeniu. Minimalne wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, miejsce i zakres obowiązków muszą być zgodne z tym, co zadeklarowałeś we wniosku. Jeśli planujesz okres próbny, zapisz to jasno i pamiętaj o skierowaniu na badania lekarskie oraz szkoleniu BHP. W przypadku pracy zdalnej dodaj porozumienie lub regulamin określający m.in. zasady wyposażenia stanowiska i zwrotów kosztów.
Najpóźniej w terminach ustawowych zgłoś pracownika do ubezpieczeń społecznych. Przygotuj dokumenty do naliczania zaliczek na podatek, uzyskaj oświadczenia (np. o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych, dane do kosztów uzyskania przychodu), a w razie potrzeby zorganizuj numer identyfikacyjny. W praktyce przy pierwszym cudzoziemcu dobrze działa lista kontrolna: zgłoszenie do ZUS, teczka osobowa, badania i BHP, umowa, informacja o warunkach zatrudnienia, przekazanie kopii dokumentu legalizującego pracę do akt i do wglądu w razie kontroli.
Masz obowiązek przechowywać kopie dokumentów uprawniających cudzoziemca do pobytu i pracy oraz okazywać je na żądanie uprawnionych służb. Dotyczy to również potwierdzeń złożenia wniosków, wpisów do ewidencji oświadczeń i decyzji. Dodatkowo, jeśli zatrudnienie odbywa się na podstawie oświadczenia, pamiętaj o zgłoszeniu podjęcia, niepodjęcia lub zakończenia pracy w wymaganych terminach. Brak aktualnej teczki i potwierdzeń to najczęstszy powód zastrzeżeń w czasie kontroli.
Po pierwsze, wybór niewłaściwej ścieżki (oświadczenie zamiast zezwolenia lub odwrotnie) i praca „poza zakresem” – np. na innym stanowisku niż w decyzji. Po drugie, brak elektronicznego podpisu lub niepełne załączniki – skutkuje to zwrotem wniosku i opóźnieniami. Po trzecie, zapominanie o obowiązku poinformowania urzędu o podjęciu albo niepodjęciu pracy w przewidzianym terminie. Po czwarte, niedopasowanie warunków umowy do decyzji – każda istotna zmiana wymaga aktualizacji formalności. Po piąte, brak porządku w dokumentacji i brak kopii decyzji oraz potwierdzeń w aktach.
Legalność zatrudnienia cudzoziemców może weryfikować kilka instytucji. Kontrole skupiają się na tym, czy cudzoziemiec wykonuje pracę zgodnie z tytułem do pracy i pobytu, czy pracodawca dopełnił obowiązków informacyjnych oraz czy przechowuje wymagane dokumenty. Sankcje dotykają zarówno pracodawców, jak i cudzoziemców, dlatego lepiej działać według checklisty i aktualnych instrukcji urzędowych, niż ryzykować korekty „po fakcie”.
Kluczem do bezproblemowego zatrudnienia cudzoziemca jest właściwy dobór procedury, kompletność dokumentów i dyscyplina w zgłoszeniach. Dla mikrofirmy najlepiej działa prosty porządek: jedna checklista, jeden kalendarz terminów, jedna teczka z kopiami decyzji i potwierdzeń. W połączeniu z bieżącym monitorowaniem zmian przepisów daje to spokojną głowę — i legalny, stabilny zespół.
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/005940 — Informacja o zmianach od 1 czerwca 2025 r.; ujednolicenie procedur i obsługa spraw online.
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou1610 — Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi; instrukcja i warunki złożenia.
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou1611 — Zezwolenia na pracę typu A/B; kanał elektroniczny i wymagane dane.
https://www.pip.gov.pl/dla-pracodawcow/niezbednik-pracodawcy/jak-legalnie-zatrudnic-cudzoziemca — PIP: legalne powierzanie pracy cudzoziemcom; podstawowe obowiązki pracodawcy.
https://warszawa.praca.gov.pl/-/od-1-czerwca-2025-r.-zmieniamy-zasady-w-zatrudnianiu-cudzoziemcow — Komunikat urzędu pracy o zmianach od 1.06.2025 r.; elektroniczne składanie wniosków.
https://warszawa.praca.gov.pl/oswiadczenie-o-powierzeniu-wykonywania-pracy-cudzoziemcowi1 — Zasady składania oświadczeń po 1.06.2025 r.; podpis elektroniczny, obowiązki informacyjne.
https://migrant.poznan.uw.gov.pl/pl/procedury/zezwolenie-na-prace-od-01062025-w-przygotowaniu — Informacja urzędu wojewódzkiego: wnioski o zezwolenie na pracę wyłącznie przez portal elektroniczny.
https://zielonalinia.gov.pl/en/-/oswiadczenie-o-powierzeniu-wykonywania-pracy-cudzoziemcowi-a-powiadomienie-o-podjeciu-lub-niepodjeciu-pracy — Zielona Linia: elektroniczne wnioski od 1.06.2025 r. i obowiązek powiadomień.
https://supnowysacz.praca.gov.pl/-/najwazniejsze-zmiany-dotyczace-procedury-oswiadczen-o-powierzeniu-pracy-cudzoziemcowi — Terminy zgłoszeń: podjęcie, niepodjęcie i zakończenie pracy w procedurze oświadczeń.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
