Outsourcing vs. in-house na starcie: jak policzyć TCO dla księgowości, IT i marketingu, by uniknąć lock-inu

„Zrobię to sam, będzie taniej” — to najdroższe zdanie, jakie wypowiada wielu przedsiębiorców. Równie kosztowne bywa ślepe zlecanie wszystkiego na zewnątrz. Rozsądna decyzja wymaga policzenia TCO (Total Cost of Ownership) w horyzoncie co najmniej 12 miesięcy oraz oceny ryzyka lock-inu, czyli uzależnienia od jednego dostawcy. Ten przewodnik pokazuje, jak szybko i praktycznie porównać trzy obszary kluczowe na starcie: księgowość, IT (utrzymanie, bezpieczeństwo) i marketing (pozyskiwanie leadów/ sprzedaży), tak by wybrać wariant, który minimalizuje koszty całkowite i nie odbiera Ci sterów nad firmą.

1. Co naprawdę wchodzi do TCO (nie tylko cena na fakturze)

TCO to suma: (a) kosztów bezpośrednich (abonamenty, wynagrodzenia, licencje), (b) kosztów pośrednich (czas właściciela, onboarding, koordynacja, przestoje), (c) ryzyk kwantyfikowalnych (kary, błędy, incydenty), (d) kosztu zmiany (migracja, utrata danych, utrata ciągłości). Dla rzetelnego porównania potrzebujesz jednego arkusza i tych samych założeń: zakres, wolumen (np. liczba faktur, ticketów IT, kampanii), wymagany czas reakcji, minimalne SLA i cele biznesowe (np. termin zamknięcia miesiąca, maks. czas niedostępności, koszt pozyskania klienta).

2. Kiedy in-house, a kiedy outsourcing?

In-house ma sens, gdy: (1) aktywność jest stała i przewidywalna, (2) potrzebujesz przewagi know-how „wewnątrz” (np. unikalna branża), (3) możesz utrzymać zastępowalność i kontrolę jakości. Outsourcing wygrywa, gdy: (1) zadanie jest powtarzalne i wystandaryzowane (np. księgowość kadrowo-płacowa), (2) wymaga specjalistycznych narzędzi i aktualnej wiedzy (cyberbezpieczeństwo, kampanie performance), (3) skala jest zmienna (łatwo „dokręcić” lub „odkręcić” wolumen bez rekrutacji). W praktyce najczęściej wygrywa model hybrydowy: strategia i własność danych wewnątrz, egzekucja godzinowa/abonamentowa na zewnątrz.

3. Księgowość: liczby, ryzyka i decyzyjność

Outsourcing księgowości daje aktualność przepisów, narzędzia i zastępowalność. Policz: miesięczny abonament + dopłaty (listy płac, JPK, KSeF, reprezentacja przed US), koszt czasu Twojego/koordynatora (dostarczanie dokumentów, odpowiedzi), ryzyko błędu (kary/odsetki). In-house ma sens przy dużej złożoności (kilka spółek, transakcje międzynarodowe), ale wymaga procesu backupu i zastępstwa; policz rekrutację, onboard, licencje, szkolenia, aktualizacje, urlopy. Decydujące kryterium: terminowość i odpowiedzialność za błąd. W umowie z biurem rachunkowym doprecyzuj odpowiedzialność, limity i ubezpieczenie OC, a u siebie zachowaj „właścicielstwo” nad systemem do fakturowania i archiwum dokumentów.

4. IT i cyberbezpieczeństwo: koszt godziny vs. koszt przestoju

Dla młodej firmy najdroższy bywa przestój i utrata danych, nie „godziny admina”. Outsourcing (MSP) zwykle taniej zapewnia 24/7, monitoring, kopie 3-2-1, patch management, EDR/antywirus klasy biznesowej i procedury IR (incident response). Policz: abonament per użytkownik/urządzenie + projekty wdrożeniowe + sprzęt (MFA, UPS, NAS) kontra in-house: wynagrodzenie + narzędzia + zastępowalność (druga osoba, dyżury). Decydujące kryterium: wymagane RTO/RPO i zgodność (np. dane osobowe/branżowe). Nawet przy MSP zachowaj kontrolę nad kontami właścicielskimi (Microsoft/Google, domeny, hosting) i magazynem kopii w oddzielnym tenantcie/konto rozliczeniowym.

5. Marketing i sprzedaż: przewaga danych nad „magikami od reklamy”

Najważniejsza zasada: konto reklamowe, analytics i dane pixelowe muszą być Twoje (własność, dostępy, rozliczenia kartą firmową). Outsourcing przyspiesza start (kreacja, setup kampanii, SEO), ale wymaga przejrzystych KPI (CPL, ROAS, LTV/CAC, lead-to-sale) i praw do kreacji. In-house opłaca się, gdy masz stały strumień treści/eksperckości i osobę, która poprowadzi komunikację. Hybryda: strategia i analityka wewnątrz (w tym CRM i automatyzacje), egzekucja częściowo na zewnątrz. Decydujące kryterium: prędkość iteracji (testy A/B) i przejrzystość danych.

6. Jak policzyć TCO w 30 minut (mini-model decyzyjny)

Na osobnej kartce spisz dla każdej funkcji (księgowość/IT/marketing):

• Koszt bezpośredni 12 m-cy: abonamenty/umowy lub pensja + ZUS + narzędzia.
• Czas właściciela: ile godzin miesięcznie i ile warta jest Twoja godzina (stawka alternatywna).
• Ryzyka: błędy, kary, incydenty (oszacuj prawdopodobieństwo × koszt skutków).
• Koszt zmiany: migracja narzędzi, export danych, utracone kampanie/ustawienia, okres wypowiedzenia.
• Korzyści: krótszy time-to-market, wyższe SLA, wiedza przenoszona do zespołu.

Jeżeli różnica TCO między wariantami jest mniejsza niż 15%, wybierz model, który zwiększa kontrolę nad danymi i minimalizuje lock-in (często hybryda). Jeśli outsourcing jest tańszy o >15% i ma lepsze SLA/kompetencje, wybierz outsourcing, ale z mocnymi zabezpieczeniami kontraktowymi.

7. Jak nie dać się „zamknąć” u dostawcy (anti-lock-in)

Bez względu na wybór, wdroż minimalne zasady:

• Własność kont i danych: konta zakładane na Twojej domenie, rozliczenia na Twojej karcie, Ty jesteś administratorem.
• Portowalność: prawo do pełnego eksportu danych (CSV/JSON/XML), dostęp do repozytoriów (kod, kreacje, pliki źródłowe).
• Dokumentacja: mapa usług, hasła w menedżerze haseł, SOP (procedury krok-po-kroku) — aktualizowane co kwartał.
• Okresy wypowiedzenia: krótkie (np. 1 miesiąc) + obowiązek przekazania wiedzy i materiałów.
• Audyt i benchmark: prawo do przeglądu działań co 6–12 miesięcy; możliwość testu innego dostawcy na części zakresu.
• Licencje/IP: w marketingu i IT — przeniesienie praw do efektów lub szeroka licencja na użycie i modyfikację.

8. Sygnały ostrzegawcze przy outsourcingu

Uważaj, gdy dostawca: (1) nalega, by konta były „u niego” i wystawia tylko raporty PDF; (2) nie zgadza się na eksport danych i repozytoriów; (3) nie ma planu ciągłości (kto odbierze telefon po 18:00?); (4) unika jasnych KPI/ SLA; (5) uzależnia Cię od własnych „magicznych narzędzi”, których nie możesz kontynuować bez niego. To typowe wektory lock-inu.

9. Mini-SLA i KPI, które naprawdę znaczą

Bez liczb nie ma zarządzania. Niezależnie od modelu ustal:

• Księgowość: termin zamknięcia miesiąca (np. do 10. dnia), czas reakcji na zapytanie US (24–48 h), błąd krytyczny ≤ X/rok.
• IT: RTO kluczowych systemów (np. 4 h), RPO (np. 12 h), czas reakcji P1 (np. 30 min), % udanych testów odtwarzania = 100%/kwartał.
• Marketing: CPL/ROAS docelowy, czas wdrożenia testu A/B (≤ 5 dni), udział ruchu brand vs. non-brand, udział wydatków w kanałach.

10. Przykładowe decyzje (case-by-case)

Księgowość 200 dokumentów/miesiąc, 3 etaty, proste rozliczenia: outsourcing z jasnym SLA i ubezpieczeniem OC; w firmie pozostaje fakturowanie i płatności. IT: 12 laptopów, e-commerce 24/7: MSP z pakietem bezpieczeństwa, ale konta i kopie w Twojej chmurze (oddzielny tenant/konto rozliczeniowe). Marketing: start sklepu, budżet 8–12 tys. zł/mies.: hybryda — dane i analityka u Ciebie, kampanie i kreacje zlecane, z przekazaniem praw do plików i pełnym dostępem do kont.

11. Plan wdrożenia na 14 dni

Dni 1–2: spis zakresu i wolumenów (dokumenty, urządzenia, kampanie), minimalne SLA. Dni 3–5: zrób wyceny: biuro rachunkowe/MSP/agencja vs. pensja + narzędzia. Dni 6–7: policz TCO (12 m-cy) i koszt zmiany. Dni 8–9: zaprojektuj anti-lock-in: konta, eksporty, repozytoria, umowy. Dni 10–12: negocjuj SLA/KPI i klauzule IP/portowalności. Dni 13–14: podejmij decyzję i zaplanuj przegląd po 90 dniach.

12. Najczęstsze błędy (i jak ich uniknąć)

Brak budżetu na koszt zmiany (migracja), nieustalone KPI i SLA, brak kopii danych w Twojej gestii, „wieczna” umowa bez audytów, brak dokumentacji i SOP, rozliczanie marketingu tylko „na wrażenia”, brak zastępowalności w modelu in-house. Lek na każdy z nich: TCO 12 m-cy, anti-lock-in w umowie, backup i własność kont, przeglądy kwartalne, KPI z danymi w Twoim panelu.

Podsumowanie

Nie ma jednej recepty dla wszystkich. Policz TCO, zdefiniuj wymagania (SLA/KPI), zabezpiecz portowalność i własność danych. Gdy różnice kosztowe są niewielkie, wybieraj model dający większą kontrolę i mniejsze ryzyko lock-inu. Gdy outsourcing jest wyraźnie tańszy i lepiej zabezpieczony — bierz go, ale na Twoich zasadach: konta u Ciebie, dane u Ciebie, umowa przewiduje zmianę dostawcy bez bólu. Taka decyzja rzadko bywa błędna, a najczęściej — odwracalna.

Źródła

https://www.parp.gov.pl/ — Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości: poradniki dla MŚP, w tym materiały o organizacji procesów, digitalizacji i współpracy z dostawcami.

https://www.gov.uk/government/publications/outsourcing-playbook — UK Government Commercial Function „Outsourcing Playbook”: dobre praktyki oceny wartości, zarządzania ryzykiem i portowalności przy usługach zlecanych.

https://hbr.org/2008/07/the-total-cost-of-ownership — Harvard Business Review: omówienia podejścia TCO i decyzji make-or-buy w zarządzaniu (artykuły i studia przypadków).

https://www.biznes.gov.pl/ — Serwis RP dla przedsiębiorców: kompendium obowiązków, wzorów umów i przewodników dot. prowadzenia firmy (w tym kwestie księgowe, kadrowe i cyfryzacyjne).