Na początku działalności gotówka to tlen. Jednocześnie klienci oczekują odroczonych płatności, a dostawcy niechętnie sprzedają „na gębę”. Pomiędzy tymi oczekiwaniami mieści się kredyt kupiecki — odroczenie terminu zapłaty, które możesz negocjować w obie strony. Dobrze ustawiony porządkuje relacje i buduje zaufanie; źle — zamienia się w zatory płatnicze, które potrafią udusić młodą firmę. Poniżej praktyczny przewodnik: co wpisać do umów, jak dzielić płatności, kiedy 14 dni ma sens, a kiedy 60 to proszenie się o kłopoty.
Kredyt kupiecki to po prostu termin płatności dłuższy niż „od ręki”. W obrocie profesjonalnym nie jest dowolny: prawo limituje skrajności, a w pewnych relacjach wymusza krótsze terminy. Standardem na rynku B2B są widełki 14–60 dni. Gdy po drugiej stronie jest podmiot publiczny (urząd, szkoła), zasadą jest 30 dni, natomiast podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym może mieć 60 dni. Powyżej 60 dni w relacjach B2B wchodzisz już w strefę podwyższonego ryzyka i „szczególnej ostrożności” — jeśli chcesz takie terminy, musisz móc wykazać, że nie nadużywasz słabszej pozycji kontrahenta i nie łamiesz dobrych obyczajów kupieckich.
14 dni dobrze działa przy powtarzalnych, niskich kwotach i stałej współpracy (abonament, dostawy z listy). Dyscyplinuje obie strony i zdejmuje z ciebie rolkę banku. 30 dni to złoty środek dla większości projektów usługowych i dostaw u małych firm — klient ma czas na akceptację, ty utrzymujesz płynność. 60 dni rezerwuj na większe kontrakty z dłuższym cyklem akceptacji, gdy masz zabezpieczenia (zaliczka, harmonogram etapów, gwarancja należytego wykonania, ubezpieczenie należności). Jeżeli ktoś prosi o 60 dni „bo tak mają procedury”, poproś o coś w zamian: większą zaliczkę, krótsze terminy akceptu, twarde konsekwencje za spóźnienie.
Najpewniejszy scenariusz dla start-upu i małej firmy to mieszanka: zaliczka + etapy + krótki termin. Przykład: 30% zaliczki na start (pokrywa koszty przygotowawcze), 40% po odbiorze kluczowego etapu, 30% po finalnym akcepcie, każdy etap z terminem 7–14 dni. Ten model ma dwie zalety: nie kredytujesz w całości cudzej firmy oraz szybciej wyłapujesz ryzyka (bo akcepty są częstsze). Pamiętaj, aby dokumentować „moment wymagalności”: protokół odbioru, e-mail z potwierdzeniem etapów, notatka z systemu ticketowego — byle dało się pokazać, kiedy liczysz terminy i odsetki.
W OWU lub umowie dopisz kilka krótkich, konkretnych zdań: (1) „Zastrzegamy prawo do wstrzymania dalszych prac przy opóźnieniu powyżej X dni” — nie ciągniesz projektu w nieskończoność; (2) „Przeniesienie praw/uruchomienie licencji następuje po zapłacie całości wynagrodzenia” — minimalizujesz presję „daj pan źródła, zapłacimy później”; (3) „Faktury częściowe po każdym etapie” — wyjmujesz sobie gotówkę z długiego ogona; (4) „Odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz zryczałtowana rekompensata 40/70/100 euro za koszty odzyskiwania należności naliczane od dnia wymagalności” — to nie straszak, tylko normalny element profesjonalnej współpracy.
Proces, nie emocje. Dzień przed terminem: automatyzowany „przypominacz” z prośbą o potwierdzenie płatności. D+3: krótki telefon „czy wszystko ok po stronie księgowości?”. D+7: ponowienie z informacją o naliczeniu odsetek i rekompensaty za koszty odzyskiwania należności (wskazanie kwoty w zł wg kursu NBP). D+14: wezwanie do zapłaty i pauza w wykonywaniu kolejnych etapów. D+30: decyzja — ugoda (np. plan spłat) albo przekazanie sprawy do e-sądu/pełnomocnika. Kluczem jest konsekwencja i brak wyjątków bez ekwiwalentu (np. rabat za natychmiastową płatność).
Po stronie zakupów ustal regułę: najpierw krótkie terminy (7–14 dni) w zamian za mniejszą cenę lub większy rabat gotówkowy, dopiero potem — gdy relacja się sprawdzi — wydłużasz termin do 30 dni. Unikaj 60 dni na towarach „żywych” (szybko rotujących), bo podwójnie obciąża to gotówkę. Z kolei przy sprzęcie i materiałach pod projekty dłuższy termin bywa zasadne, ale zabezpiecz go procedurą: zamówienie + potwierdzenie ceny + z góry uzgodniona data dostawy i kary za opóźnienie.
Gdy klient się spóźnia, naliczasz odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych — ich wysokość w danym półroczu wyznacza wzór oparty o stopę referencyjną NBP. Dodatkowo przysługuje ci ryczałtowa rekompensata kosztów odzyskiwania należności: 40 euro (faktury do 5 tys. zł), 70 euro (5–50 tys. zł), 100 euro (powyżej 50 tys. zł), przeliczana po kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego wymagalność. Po 90 dniach od upływu terminu płatności wchodzi w grę „ulga na złe długi”: w VAT (wierzyciel może obniżyć VAT należny, dłużnik musi skorygować odliczenie) oraz w PIT/CIT (korekty podstawy opodatkowania po 90 dniach). To realne pieniądze — warto umieć z nich korzystać, zanim problem urośnie do pozwu.
Dla młodych firm faktoring bywa jak amortyzator: dostajesz środki od razu, a faktor rozlicza się z twoim klientem. Opłaca się zwłaszcza przy stałych odbiorcach i powtarzalnych fakturach. Uwaga na koszty „ukryte”: prowizje minimalne, opłaty za limit, wycenę ryzyka, faktury sporadyczne. Ubezpieczenie należności z kolei sprawdza się przy eksporcie i dużych kontrahentach: koszt polisy jest zwykle niższy niż potencjalna utrata jednej większej faktury, ale pamiętaj o obowiązkach informacyjnych i limitach kredytowych na kontrahentów.
Po pierwsze: brak zaliczki „bo klient się obrazi” — jeśli ktoś z góry odrzuca rozsądny podział płatności, zastanów się, czy gra jest warta świeczki. Po drugie: długie terminy bez zabezpieczeń — 60 dni bez etapów i prawa wstrzymania prac to proszenie się o kłopoty. Po trzecie: rozjazd w dokumentach — inne dane i warunki w ofercie, umowie i fakturze. Po czwarte: rezygnacja z odsetek i rekompensaty „żeby było miło” — można negocjować, ale nie oddawaj narzędzi za darmo. Po piąte: brak procesu przypomnień — „jakoś to będzie” kończy się „jakoś to nie przyszło”.
Ustal standardowe terminy dla klientów (14/30 dni) i dla dostawców (7/14 dni) oraz warunki odstępstw.
Wprowadź zaliczkę i rozliczenie etapami do szablonów umów/OWU; dodaj klauzule o odsetkach i rekompensacie.
Ustal automatyczny harmonogram przypomnień: przed terminem, D+3, D+7, D+14, D+30.
Skonfiguruj kontrolę „90 dni” pod ulgę na złe długi w VAT oraz PIT/CIT (wierzyciel i dłużnik).
Rozważ faktoring lub limit na karcie firmowej jako bufor, ale policz pełny koszt i warunki.
Kredyt kupiecki nie jest nagrodą za zaufanie, tylko narzędziem do mądrej współpracy. Ustaw go tak, by nie finansować cudzych procesów i nie tracić oddechu. Krótkie terminy, zaliczki, etapy i konsekwencja — to przepis na płynność, której najbardziej potrzebujesz w pierwszych miesiącach firmy.
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00156 — Terminy zapłaty w transakcjach handlowych: omówienie limitów (30/60 dni) i wyjątków.
https://www.gov.pl/web/rozwoj/walka-z-zatorami-platniczymi — Materiał MRiT o walce z zatorami: główne założenia, obowiązki i dobre praktyki.
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/przeciwdzialanie-nadmiernym-opoznieniom-w-transakcjach-handlowych-17972194 — Tekst ustawy: zasady terminów i rekompensaty 40/70/100 euro.
https://wskazniki.gofin.pl/wskaznik/359/odsetki-ustawowe-za-opoznienie-w-transakcjach-handlowych — Aktualne stawki odsetek w transakcjach handlowych według półroczy.
https://www.podatki.gov.pl/vat/ulga-za-zle-dlugi/ — Ulga na złe długi w VAT: warunki dla wierzyciela i obowiązki dłużnika (90 dni, ograniczenia).
https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00157 — Jak zapobiegać zatorom płatniczym: rekompensata, odsetki, praktyczne wskazówki.
https://www.infor.pl/prawo/nowosci-prawne/6475594,odsetki-ustawowe-w-2025-roku-aktualne-stawki-i-kalkulatory.html — Przegląd stawek odsetek ustawowych i zmian w 2025 r. (omówienie).
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
