Jak przygotować się do kontroli skarbowej w pierwszym roku działalności

Pierwszy rok prowadzenia firmy to dynamiczna nauka: sprzedaż, klienci, dokumenty, podatki. W tym chaosie łatwo pominąć kwestie, które w razie kontroli skarbowej mogą zadecydować o spokoju lub problemach. Ten poradnik pokazuje, jak poukładać ewidencje, jak dokumentować transakcje i jak przygotować się organizacyjnie, by wizyta urzędników była formalnością, a nie kryzysem.

Co może sprawdzać urząd skarbowy

Najczęściej weryfikowane są: rzetelność ewidencji przychodów i kosztów, poprawność faktur, zasadność odliczeń VAT, terminowość rozliczeń oraz realność transakcji. Uwaga na płatności gotówkowe powyżej limitów oraz na przelewy na rachunki spoza „białej listy” – to typowe punkty zapalne. Sprawdź też, czy masz komplet dokumentów do preferencji (np. ulgi składkowe), a nietypowe koszty uzasadnij biznesowo.

Porządek w dokumentach i obieg informacji

Ustal miesięczny rytm: do 5. dnia miesiąca przekazujesz księgowości wszystkie dokumenty za poprzedni miesiąc (faktury, paragony, umowy, potwierdzenia płatności). Dokumenty elektroniczne trzymaj w jednej chmurze, z podziałem na przychody/koszty/umowy i spójnym nazewnictwem. Do każdej płatności dopisz numer faktury – później szybciej znajdziesz powiązanie w ewidencji bankowej.

Dowody i opisy

Im bardziej nietypowy koszt, tym lepsze uzasadnienie. Krótki opis biznesowy przy fakturze (np. „materiały do prototypu X – etap 2”) pomaga wykazać związek z działalnością. Zadbaj o podpisane umowy lub potwierdzenia warunków (zamówienie e-mailowe, specyfikacja). W usługach niematerialnych gromadź namacalne dowody wykonania: raporty, protokoły, wyniki, pliki źródłowe, korespondencję.

VAT i biała lista

Jeśli jesteś VAT-owcem, sprawdzaj kontrahentów i rachunki na białej liście. Dla przelewów powyżej ustawowego progu korzystaj z mechanizmu podzielonej płatności, gdy ma zastosowanie. Prowadź ewidencję wysłanych JPK i komunikacji z urzędem. Nawet gdy zlecasz księgowość na zewnątrz, to Ty odpowiadasz za rozliczenia – kontrola patrzy na przedsiębiorcę, nie na biuro.

Przygotowanie organizacyjne

Wyznacz osobę do kontaktu z urzędem i przygotuj listę dostępów: do systemu faktur, banku (podgląd), repozytorium umów. Miej pod ręką upoważnienia dla księgowej/pełnomocnika. Zadbaj o stanowisko pracy dla kontrolujących i kopię procedur BHP/RODO – pokazujesz, że działasz profesjonalnie i transparentnie.

Komunikacja podczas kontroli

Odpowiadaj na pytania rzeczowo i wprost. Jeśli czegoś nie masz pod ręką, poproś o termin i uzupełnij brak. Nie domyślaj się – sprawdzaj. Prowadź dziennik czynności: kto, kiedy, o co wnosił i co przekazano. Po zakończeniu poproś o protokół i przeanalizuj wnioski – to dobry materiał do usprawnień.

Najczęstsze błędy wykrywane w kontrolach

Brak potwierdzeń przelewów do większych faktur, płatności na rachunki spoza białej listy, przeterminowane rozrachunki. Koszty niematerialne bez rzeczowych dowodów wykonania, brak umów i niejednoznaczne opisy. Zbyt późne przekazywanie dokumentów księgowości i bałagan w numeracji.

Case study: zakup sprzętu

Zakup drogiego laptopa: faktura, protokół przyjęcia, uzasadnienie biznesowe (projekt X), zdjęcie numeru seryjnego, konfiguracja i polityka użytkowania – komplet dokumentacji ułatwia kontrolę. Przy płatnościach częściowych dołącz harmonogram i przypisz transze do etapów.

Prawa przedsiębiorcy w kontroli

Masz prawo do obecności pełnomocnika, do informacji o zakresie i podstawie prawnej kontroli oraz do czasu na złożenie wyjaśnień. Po zakończeniu możesz zgłosić zastrzeżenia do protokołu – rób to na piśmie, rzeczowo, z załącznikami. Pamiętaj, że asertywna, kulturalna komunikacja zwykle przynosi najlepsze efekty.

Checklisty miesięczne

Wyciągi bankowe z opisami, komplet dokumentów kosztowych, rozrachunki, status JPK, weryfikacja „białej listy” dla nowych kontrahentów, porządek w umowach i aneksach. Z takim zestawem wizyta urzędników jest przewidywalna i krótsza.

Plan działania na 60 minut tygodniowo

1) 20 minut – domknięcie tygodnia: komplet dokumentów i opisów. 2) 20 minut – przegląd rozrachunków i zaległości. 3) 20 minut – kontrola formalna: poprawność danych na fakturach, podpisy umów, statusy płatności. Rytm „małych porządków” eliminuje stres „przed kontrolą”.

Podsumowanie

Kontrola skarbowa nie musi oznaczać stresu. Dobre praktyki, porządek w dokumentach i świadoma współpraca z księgowością sprawiają, że wizyta urzędników staje się zwykłym sprawdzeniem, a nie poligonem. Proaktywność zawsze wygrywa z gaszeniem pożarów.

Źródła i materiały

https://www.podatki.gov.pl/ – serwis Ministerstwa Finansów: JPK, biała lista, objaśnienia.

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00197 – kontrola działalności gospodarczej – prawa i obowiązki przedsiębiorcy.

https://www.gov.pl/web/kas – Krajowa Administracja Skarbowa: informacje dla podatników i przedsiębiorców.