Sprzedaż w euro, dolarach czy funtach przestaje być „ekstra opcją” nawet w jednoosobowej firmie. Klientom bywa wygodniej płacić w swojej walucie, a Ty chcesz wyglądać profesjonalnie i nie tracić na przewalutowaniach. Problem w tym, że w tle działają równolegle trzy porządki: to, co ustalasz z klientem w umowie, to, co pokazujesz na fakturze oraz to, jak przeliczasz walutę do rozliczeń podatkowych i księgowych. Jeśli nie rozdzielisz tych rzeczy, szybko pojawiają się korekty, różnice kursowe „nie wiadomo skąd” i spory o kwoty do zapłaty.
Fakturowanie w walucie obcej najczęściej ma sens, gdy koszty Twojej pracy lub narzędzi są również w walucie (np. licencje, serwery, podwykonawcy) albo gdy klient i tak płaci z konta walutowego i chce uniknąć dodatkowych przewalutowań. Jeśli jednak całą firmową „kuchnię” masz w PLN, a klienci płacą przez operatorów, którzy pobierają wysokie spready, to waluta na fakturze może być bardziej ryzykiem niż korzyścią. Tu nie ma jednej recepty: chodzi o to, żeby waluta na fakturze nie była „ozdobą”, tylko logiczną decyzją z perspektywy płatności i marży.
Najwięcej konfliktów nie bierze się z samej waluty, tylko z niedoprecyzowania zasad. Wystarczy kilka prostych ustaleń w ofercie lub umowie:
To są drobiazgi, ale bez nich możesz mieć fakturę w EUR, przelew w PLN i dyskusję „kto ma dopłacić różnicę”.
W praktyce możesz ustalić cenę w walucie obcej, ale rozliczenia podatkowe w Polsce często i tak wymagają przeliczeń. Kluczowe jest zrozumienie, że kurs „do VAT” nie zawsze jest tym samym kursem, który widzisz w banku przy przewalutowaniu. Dla VAT liczy się moment powstania obowiązku podatkowego oraz zasady przeliczenia określone w przepisach. W efekcie możesz mieć sytuację, w której VAT na fakturze jest przeliczony po kursie NBP z określonego dnia, a realny wpływ na konto (po kursie banku) daje inną wartość w PLN.
Żeby nie generować korekt, wprowadzaj stałą praktykę: w dokumentacji do faktury zapisuj, jaki kurs przyjęto dla potrzeb VAT oraz z jakiej daty. To ułatwia rozmowę z księgowością i szybkie odtworzenie rozliczenia po miesiącach.
W podatku dochodowym (PIT lub CIT) zasada przeliczania przychodów i kosztów w walutach obcych jest oparta o kurs średni NBP z odpowiedniego dnia, związanego z uzyskaniem przychodu lub poniesieniem kosztu. To oznacza, że możesz mieć jednocześnie:
To nie jest błąd, tylko konsekwencja tego, że podatki i finanse operacyjne rządzą się innymi regułami. Błąd pojawia się dopiero wtedy, gdy mieszasz te porządki i próbujesz „na siłę” wszystko liczyć jedną metodą.
Różnice kursowe powstają dlatego, że między momentem powstania przychodu/kosztu a momentem zapłaty kurs może się zmienić, a bank zastosuje własny kurs kupna/sprzedaży. W mikrofirmie różnice kursowe potrafią wyglądać jak „strata znikąd”, szczególnie gdy płatność przychodzi przez operatorów z wysokim spreadem. Najzdrowsze podejście to potraktować je jako normalny koszt/efekt uboczny sprzedaży walutowej i zarządzać nimi narzędziowo, zamiast liczyć, że „jakoś się wyrówna”.
Najczęstszy błąd to brak zapisu o kursie i kosztach przewalutowania. Drugi to traktowanie kursu bankowego jako kursu „podatkowego”. Trzeci to brak konsekwencji w datach: raz liczysz z dnia wystawienia, raz z dnia zapłaty, raz „z dnia poprzedniego”, a potem nie da się tego odtworzyć. I wreszcie błąd czwarty: brak konta walutowego przy regularnych płatnościach walutowych, co oddaje kontrolę nad marżą operatorowi, a nie Tobie.
Jeśli chcesz to uporządkować bez budowania skomplikowanych procedur, przyjmij prosty proces: (1) w umowie wpisujesz zasady waluty i kursu, (2) na fakturze trzymasz cenę w walucie zgodnie z umową, (3) do rozliczeń podatkowych stosujesz kursy wynikające z przepisów, (4) do kontroli marży zapisujesz kurs/operatora z dnia księgowania i prowizje. Po miesiącu masz jasność, czy waluta pomaga, czy zjada zysk. I co ważne: możesz to łatwo skalować, gdy pojawi się więcej kontrahentów zagranicznych.
Źródła:
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
