Dlaczego małemu przedsiębiorcy tak trudno „dobić” do 15 000 zł brutto z usług

Na papierze 15 000 zł brutto miesięcznie z usług wygląda jak coś w pełni osiągalnego: wystarczy kilka klientów, parę zleceń i „jakoś się nazbiera”. W praktyce dla małej firmy czy freelancera to często ambitny cel, do którego dochodzi się miesiącami albo latami. Problem nie polega tylko na tym, żeby wykonać usługę. Największym wyzwaniem jest zdobycie tych klientów, doprowadzenie ich do decyzji, obsłużenie wszystkich formalności i utrzymanie relacji – a to wszystko pochłania ogrom czasu, zanim na koncie pojawi się jakakolwiek zapłata.

Usługa to tylko wierzchołek góry lodowej

Z zewnątrz wygląda to prosto: klient zamawia, przedsiębiorca robi swoje, wystawia fakturę, pieniądze wpływają. W realnym życiu wykonanie samej usługi bywa najkrótszym etapem całego procesu. Dookoła niej jest cała otoczka, którą mały przedsiębiorca zwykle ogarnia sam:

• przygotowanie oferty i cennika,
• tłumaczenie klientowi, na czym dokładnie polega usługa,
• dostosowanie zakresu do tego konkretnego przypadku,
• uzgodnienia mailowe i telefoniczne,
• dokumenty sprzedaży, umowy, zgody, regulaminy,
• faktury, płatności, ewentualne korekty i noty odsetkowe,
• przekazanie dokumentów do księgowości i opisanie ich tak, żeby były zaksięgowane prawidłowo.

To wszystko to praca, która nie jest „widoczna” w nazwie usługi, ale bez niej nie ma ani sprzedaży, ani możliwości rozliczenia z urzędem. Klient widzi jeden efekt końcowy, przedsiębiorca musi „przerobić” cały łańcuch zadań przed i po wykonaniu zlecenia.

Zdobywanie klienta: najpierw miesiące pracy, potem dopiero faktura

Najbardziej niedocenioną częścią pracy małego przedsiębiorcy są działania sprzedażowe i marketing. Żeby w ogóle pojawiła się szansa na usługę za kilka tysięcy złotych, trzeba:

• zadbać o widoczność – strona internetowa, wizytówki w katalogach, profile w mediach społecznościowych,
• przygotować sensowną ofertę – taką, która ma ręce i nogi i da się ją zrozumieć w kilka minut,
• odpisywać na zapytania, często bardzo ogólne albo chaotyczne,
• prowadzić rozmowy i maile, w których klient sprawdza, „czy to w ogóle ma sens”,
• często kilkukrotnie poprawiać propozycję, bo zmienia się budżet, zakres, terminy.

Każde poważniejsze zlecenie to zwykle kilka, kilkanaście kontaktów z klientem przed złożeniem ostatecznego zamówienia. Nikt za te maile i telefony osobno nie płaci. To wszystko inwestycja czasu, którą właściciel firmy pokrywa z marży na wykonaną usługę – o ile do zlecenia w ogóle dojdzie.

„Tylko oferta” potrafi zająć pół dnia

Klienci często proszą „o krótką ofertę”, jakby to była szybka notatka. Dla przedsiębiorcy przygotowanie takiej oferty to nie jest trzyminutowe przepisywanie cen z kartki. Trzeba:

• zrozumieć, co klient naprawdę chce osiągnąć (często mówi o rozwiązaniu, a nie o problemie),
• dobrać zakres usług tak, żeby to miało sens i nie było ani za małe, ani sztucznie napompowane,
• przeliczyć potrzebny czas, materiały, koszty zewnętrzne, ryzyko,
• ubrać to w język zrozumiały dla osoby spoza branży,
• wpisać wszystko w estetyczny dokument, który można klientowi wysłać i którego samemu nie trzeba się wstydzić.

Część ofert nigdy nie zamienia się w zlecenia. To czysta strata czasu z perspektywy przychodu, ale konieczny koszt „gry o klienta”. Żeby sprzedać jedną usługę, często trzeba przygotować kilka ofert, odbyć kilka rozmów, wysłać kilka wersji propozycji.

Po drugiej stronie jest człowiek, nie automat – negocjacje i tłumaczenie wartości

Mały przedsiębiorca rzadko sprzedaje w pełni „z automatu”. Po drugiej stronie jest ktoś, kto ma swoje obawy, budżety, wcześniejsze doświadczenia. Trzeba więc:

• wyjaśnić, skąd biorą się ceny – dlaczego to kosztuje tyle, a nie o połowę mniej,
• odpowiadać na wątpliwości („a czy to na pewno zadziała?”, „a co, jak mi się nie spodoba?”),
• tłumaczyć, że profesjonalna usługa to nie tylko „chwila roboty”,
• negocjować zakres zamiast tylko schodzić z ceny.

Te rozmowy są niezwykle czasochłonne i często obciążające psychicznie. Do momentu podpisania umowy przedsiębiorca pracuje na własne ryzyko: inwestuje godziny w coś, co może zakończyć się jednym mailem „dziękujemy, wybraliśmy kogoś tańszego”. A bez tych rozmów trudno zdobyć choćby jednego klienta, który zapłaci stawkę pozwalającą w ogóle marzyć o 15 000 zł brutto w danym miesiącu.

Po wykonaniu usługi praca się nie kończy

Gdy usługa zostanie wykonana, nie ma jeszcze „świętego spokoju”. Trzeba:

• wystawić dokument sprzedaży – fakturę albo paragon, w odpowiednim terminie i z prawidłowymi danymi,
• pilnować płatności – sprawdzić, czy środki wpłynęły, przypomnieć się, jeśli klient zapomniał,
• odpowiedzieć na dodatkowe pytania po zakończeniu usługi,
• przygotować ewentualne korekty, jeśli klient zmienia dane, prosi o rozbicie pozycji albo inne szczegóły,
• przekazać komplet dokumentów księgowości, opisać przelewy, żeby nie robić bałaganu w rozliczeniach.

To także zabiera czas. Jedno źle opisane zlecenie potrafi potem wrócić kilka razy – przy księgowaniu, przy korektach, przy kontroli, przy rocznym rozliczeniu. Mały przedsiębiorca musi być jednocześnie sprzedawcą, wykonawcą, „działem finansów” i „działem administracji”.

Koszty zdobywania klientów: nie tylko reklama

Do tego dochodzą realne, pieniężne koszty zdobywania klientów. Nawet jeśli ktoś nie wykupuje wielkich kampanii reklamowych, to i tak płaci za:

• hosting i domenę, narzędzia do tworzenia strony, szablony i grafiki,
• oprogramowanie do mailingu, CRM, systemy rezerwacji,
• płatne ogłoszenia, reklamy w social mediach, ogłoszenia w katalogach branżowych,
• dojazdy na spotkania z klientami, czasem noclegi przy większych projektach,
• prowizje pośredników (platformy, marketplace’y, systemy płatności).

Te koszty istnieją niezależnie od tego, czy w danym miesiącu uda się „dobić” do 15 000 zł brutto, czy przychód zatrzyma się na kilku tysiącach. Mała firma rzadko ma budżet marketingowy liczony w dziesiątkach tysięcy – więc każdy nietrafiony wydatek podcina skrzydła na długo.

Czas, którego nikt nie widzi: raporty, podatki, ZUS, analiza

Dopełnieniem całości są obowiązki wobec państwa: rozliczenia podatkowe, składki ZUS, JPK, deklaracje, czasem korespondencja z urzędami. Nawet jeśli przedsiębiorca korzysta z biura rachunkowego, musi i tak:

• regularnie przekazywać dokumenty,
• sprawdzać poprawność rozliczeń,
• reagować na pytania księgowej,
• pilnować terminów przelewów podatków i składek.

Do tego dochodzi choćby minimalna analiza tego, co się dzieje w firmie: sprawdzanie, które usługi się sprzedają, co generuje straty czasu, jakie są marże na poszczególnych zleceniach. To nie są czynności, które można zignorować, jeśli celem jest stabilne osiąganie przychodu typu 15 000 zł brutto miesięcznie. Bez tego łatwo wpaść w „robienie wszystkiego dla wszystkich” za stawki, które nie mają prawa się spinać.

Zobacz koniecznie: https://bizneo.pl/start-firmy,ac255/15-tys-zl-brutto-sprzedazy-uslug-ile-z-tego-naprawde-zostaje-malemu-przedsiebiorcy,2691

Dlaczego 15 tys. zł brutto miesięcznie to wcale nie jest „kokos”

Jeśli spojrzymy na ten obraz całościowo, 15 000 zł brutto sprzedaży usług zaczyna wyglądać zupełnie inaczej. Żeby dojść do takiego przychodu, mały przedsiębiorca musi:

• systematycznie zdobywać klientów i utrzymywać widoczność na rynku,
• przygotować i obsłużyć wiele ofert, z których część skończy się niczym,
• wykonać same usługi na sensownym poziomie jakości,
• zająć się całą administracją, dokumentami sprzedaży, płatnościami i księgowaniem,
• pogodzić to wszystko z życiem prywatnym, własnym zdrowiem i ograniczonymi zasobami czasu.

To dlatego wielu przedsiębiorców ma poczucie, że pracują „od rana do nocy”, a na koncie nie widać proporcjonalnie wysokich kwot. Sam przychód brutto mówi niewiele. Dopiero gdy dodamy do niego koszty zdobywania klientów, czas potrzebny na wszystkie czynności wokół usługi i obowiązkowe obciążenia, widać, jak bardzo jest to wymagające, żeby pojedyncza mała firma regularnie dochodziła do poziomu 15 000 zł brutto i jeszcze miała z tego rozsądny dochód.