CRBR na start: kto musi zgłosić beneficjentów rzeczywistych, jak to zrobić i jakie są kary

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) gromadzi informacje o osobach fizycznych sprawujących faktyczną kontrolę nad podmiotami. Dla nowych spółek to jeden z pierwszych, obowiązkowych kroków po wpisie do KRS. Poniżej znajdziesz prosty przewodnik: kto podlega, jakie dane zgłaszasz, ile masz czasu, jakie ryzykujesz kary i jak uniknąć błędów przy pierwszym zgłoszeniu.

Kto podlega obowiązkowi zgłoszenia

Obowiązek dotyczy co do zasady podmiotów wpisanych do KRS: spółek prawa handlowego (osobowych i kapitałowych), spółdzielni (w tym europejskich), fundacji, stowarzyszeń rejestrowych, a także niektórych podmiotów transgranicznych. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) nie podlega wpisowi do CRBR, bo nie jest wpisywana do KRS.

Kto jest „beneficjentem rzeczywistym”

To osoba fizyczna, która bezpośrednio lub pośrednio sprawuje kontrolę nad spółką – np. przez posiadanie znaczącego pakietu udziałów lub uprawnień, albo przez inne faktyczne wpływy na decyzje. W przypadku bardziej złożonych struktur warto przeanalizować łańcuch własności i faktyczne uprawnienia, aby wskazać właściwe osoby (czasem będzie ich kilka).

Terminy: kiedy trzeba zgłosić i zaktualizować dane

Standardowo nowe spółki zgłaszają dane do CRBR nie później niż w ciągu 7 dni od wpisu do KRS, a zmiany danych – również w ciągu 7 dni od ich zaistnienia. Dla podmiotów starszych istniały przepisy przejściowe, ale jeśli zaczynasz teraz, przyjmij zasadę „7 dni na zgłoszenie i aktualizację”.

Jak zgłosić dane – krok po kroku

1) Wejdź na stronę CRBR i uruchom formularz zgłoszenia. 2) Przygotuj dane identyfikacyjne podmiotu i beneficjentów (PESEL lub data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, opis uprawnień/udziałów). 3) Złóż oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za prawdziwość danych. 4) Podpisz zgłoszenie (kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany osoby uprawnionej do reprezentacji). 5) Wyślij i zachowaj UPO (urzędowe poświadczenie odbioru).

Kary i ryzyka

Za brak zgłoszenia, spóźnienie albo podanie nieprawdziwych danych grozi administracyjna kara pieniężna do 1 mln zł. Poza samą sankcją istotne jest również ryzyko biznesowe: bank może wstrzymać procedurę onboardingu, kontrahenci z branż regulowanych mogą odmówić współpracy, a audytor lub doradca prawny może zażądać wyjaśnień.

Praktyczne wskazówki, które oszczędzą Ci problemów

Zachowaj spójną dokumentację (schemat właścicielski, pełnomocnictwa, umowy spółki) – przyda się do uzasadnienia wskazanych osób. Monitoruj zmiany (nowy wspólnik, zmiana uprzywilejowania, przekształcenie) i od razu aktualizuj wpis. W spółkach z wieloma udziałowcami wyznacz „właściciela” procesu (np. członka zarządu), który dba o terminy i kompletność danych.

Podsumowanie

CRBR to obowiązek formalny, ale i ważny element wiarygodności spółki. Zgłaszaj i aktualizuj dane niezwłocznie, opisz rzeczywiste uprawnienia i trzymaj porządek w dokumentach – dzięki temu przejdziesz bezboleśnie przez kontrole banków, kontrahentów i organów.

Źródła

https://www.podatki.gov.pl/crbr/ – Strona CRBR (MF): odsyłacze do rejestru, FAQ i podstawowe informacje.

https://www.gov.pl/web/finanse/przypominamy-o-obowiazku-zgloszenia-informacji-do-centralnego-rejestru-beneficjentow-rzeczywistych – Komunikat MF: kto podlega, bezpłatność zgłoszenia, informacja o karach.

https://www.gov.pl/web/finanse/zgloszenie-informacji-do-centralnego-rejestru-beneficjentow-rzeczywistych – FAQ MF z praktycznymi odpowiedziami, w tym o terminach.

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00165 – Przewodnik: kto musi zgłosić się do CRBR i jak to zrobić.