W małej firmie niewypłacalność rzadko wynika z braku rentowności, a częściej z braku gotówki w odpowiednim momencie. Dlatego najpraktyczniejszym narzędziem na start jest 13-tygodniowy budżet płynności (rolling cashflow). To kalendarz Twoich wpływów i wydatków rozpisany na trzy miesiące do przodu, aktualizowany co tydzień. Daje on jasną odpowiedź na trzy pytania: kiedy zabraknie gotówki, o ile i co możesz zrobić zawczasu, by temu zapobiec.
Trzy miesiące to horyzont, w którym widzisz terminy podatkowe, składki, raty leasingu i rytm sprzedaży. Tydzień jako jednostka czasu jest wystarczająco krótki, by reagować, i wystarczająco długi, by nie tonąć w szczegółach dnia. Po każdym tygodniu „zwijasz” najstarszy wiersz i dopisujesz nowy – dlatego model jest ciągle aktualny i nie dezaktualizuje się po pierwszym miesiącu.
To nie jest wynik finansowy, tylko rzeczywiste przepływy. Po stronie wpływów: zapłaty od klientów (z datą faktycznego przelewu), zaliczki, dotacje i ewentualne wpłaty z kredytu/pożyczki. Po stronie wydatków: koszty stałe (czynsz, wynagrodzenia, leasing, subskrypcje), koszty zmienne (materiały, podwykonawcy, transport), podatki i składki, oraz wszystko, co „wychodzi” z konta. Faktury bez daty płatności w kalendarzu nic nie mówią – tu liczy się moment przepływu pieniędzy.
Ułóż kolumny: T1…T13 (tygodnie), a wiersze podziel na trzy bloki: wpływy, wydatki, saldo. Wpływy rozbij na główne strumienie (np. „sprzedaż detaliczna”, „projekty”, „zaliczki”). Wydatki rozbij na stałe i zmienne oraz oddzielną sekcję „daniny publiczne” (VAT, PIT/CIT, ZUS). Na dole dodaj „Saldo początkowe”, „Przepływy netto tygodnia” i „Saldo końcowe”. Gdy saldo końcowe w którymś tygodniu spada poniżej zera, masz sygnał alarmowy.
Przyjmij jeden scenariusz bazowy (co uważasz za najbardziej prawdopodobne), ale obok utrzymuj dwa skrócone warianty: ostrożny (przychody -20%, opóźnienie o 7–14 dni) i ambitny (przychody +15%, krótszy termin spłaty). Po tygodniu weryfikujesz, który opisuje rzeczywistość i korygujesz kolejnych 12 tygodni. W ten sposób nie „wierzysz” w plan – tylko go nieustannie kalibrujesz.
Jeżeli sprzedajesz projekty lub usługi, nie wpisuj życzeń. Dla każdego szacowanego wpływu przypisz źródło (konkretny klient/zamówienie), kwotę brutto do otrzymania, oczekiwaną datę zapłaty i prawdopodobieństwo (np. 70%). Do budżetu wpisz wartość ważoną (kwota × prawdopodobieństwo). Dzięki temu jeden opóźniony kontrakt nie wywraca planu – bo jego „waga” była od początku realistyczna.
Wydziel w arkuszu tygodnie, w których zwykle przypadają płatności podatków i składek. Nie wpisuj ich „na oko” – sprawdzaj aktualny kalendarz (VAT i JPK, PIT/CIT, ZUS) oraz zaplanowane raty finansowania. Dodaj „duże kamienie”, czyli nieregularne, ale wysokie wydatki (przeglądy, ubezpieczenia, jednorazowe zakupy sprzętu). Te pozycje najczęściej decydują o tym, czy saldo „przebije” zero.
Ustal stały termin przeglądu (np. poniedziałek 9:00). Krok 1: uzupełnij miniony tydzień o faktyczne przepływy. Krok 2: przesuń T2…T13 o tydzień (T2 staje się T1 itd.) i dopisz nowy T13. Krok 3: zaktualizuj oczekiwane wpływy (terminy i prawdopodobieństwa) oraz podatki/składki. Krok 4: zidentyfikuj tydzień z najniższym saldem i od razu podejmij decyzje zarządcze.
Masz cztery dźwignie: przyspieszyć wpływy (zaliczki, krótsze terminy, factoring, intensywniejsza miękka windykacja), opóźnić wydatki (przeniesienie zakupów, zmiana terminu płatności po uzgodnieniu), obniżyć koszty (zamienniki, outsourcing krótkoterminowy), wzmocnić finansowanie (limit w rachunku, pożyczka pomostowa). Działania planuj z tygodniowym wyprzedzeniem – największy błąd to czekać do dnia „krytycznego”.
Nie potrzebujesz rozbudowanej controllingu. Wystarczą trzy proste miary: DSO (ile dni klienci realnie zwlekają z płatnością), DPO (ile dni masz na płatność dostawcom) oraz zapas gotówki mierzony w tygodniach kosztów stałych (ile tygodni utrzymasz firmę bez nowych wpływów). Poprawa choćby jednego z tych parametrów często ratuje cały kwartał.
Ustal cel: bufor gotówkowy równy 8–12 tygodniom kosztów stałych. Dopóki go nie zbudujesz, ograniczaj wypłaty zysku na cele prywatne – priorytetem jest płynność. Bufor nie jest „nadwyżką do wydania”, tylko polisą od ryzyka sezonowości, opóźnień i niespodziewanych wydatków.
Nie potrzebujesz ERP, by budżet działał. Wystarczy arkusz i prosta dyscyplina: jeden plik „źródła prawdy”, spójne nazwy pozycji, wersjonowanie (daty przeglądów) i krótkie notatki, dlaczego przesuwasz wpływy/wydatki. Jeżeli bank oferuje eksport historii do CSV, podpinasz go raz w tygodniu i aktualizujesz pozycje „fakty”. To 10 minut roboty, a obraz płynności staje się obiektywny.
13-tygodniowy budżet płynności nie jest księgowością, tylko nawigacją. Uczy szybkich, małych decyzji: przesunąć zakup, zadzwonić po zaliczkę, przyspieszyć windykację, wziąć limit w rachunku. Gdy prowadzisz go konsekwentnie, niespodzianki rzadko zaskakują, a nawet trudne miesiące da się przejść bez wpadania w spiralę opóźnień. To najtańsze ubezpieczenie Twojego biznesu.
https://www.biznes.gov.pl/ – Przewodniki dla przedsiębiorców: zasady rozliczeń, podstawy rachunkowości i obowiązki podatkowe.
https://www.podatki.gov.pl/ – Kalendarze i wyjaśnienia dotyczące VAT, PIT/CIT oraz JPK; aktualne terminy i formularze.
https://www.zus.pl/ – Informacje o terminach i zasadach opłacania składek w zależności od formy działalności i zatrudnienia.
https://www.parp.gov.pl/ – Materiały edukacyjne o zarządzaniu finansami i płynnością w MŚP (publikacje, webinary, poradniki).
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
