Idzie KSeF. Jaki program do fakturowania wybrać w świetle nowych przepisów?

Czym jest KSeF?

Zacznijmy od wyjaśnienia, że Krajowy System e-Faktur nie jest programem do wystawiania faktur. To znacznie bardziej rozbudowana platforma, która pozwala w ujednolicony sposób przesyłać i odbierać dokumenty sprzedaży w formie elektronicznej. Dokumenty te są zgodne ze standardem określonym przez Ministerstwo Finansów, a przesyłanie ich za pośrednictwem KSeF sprawia, że trafiają one prosto do systemu księgowego odbiorcy podłączonego do rządowej chmury.

Może brzmi to nieco skomplikowanie, natomiast zasada działania systemu jest relatywnie prosta. Chodzi tutaj przede wszystkim o to, aby obieg dokumentów sprzedażowych odbywał się w ramach platformy, nad którą strona rządowa ma pełną kontrolę. Dzięki temu urzędnicy w każdej chwili mogą „zobaczyć” wystawione faktury i np. skontrolować je zdalnie.

Celem utworzenia KSeF jest przede wszystkim doprowadzenie do sytuacji, w której wszystkie zdarzenia gospodarcze będą raportowane online, a podatnicy będą korzystać z ujednoliconego systemu księgowego. Docelowo chodzi o pozbycie się z obiegu faktur papierowych, dzięki czemu przedsiębiorcy zaoszczędzą czas i pieniądze.

To warto wiedzieć

Z poziomu KSeF można również wystawiać i wysyłać proste e-faktury.

Korzyści z KSeF dla przedsiębiorcy

Podstawową korzyścią jest to, że system może przyczynić się do zmniejszenia problemu tzw. zatorów płatniczych. KSeF powinien przyspieszyć rozliczenia pomiędzy kontrahentami, a także usprawnić obieg dokumentacji, bez ryzyka np. zagubienia faktury czy jej błędnego wystawienia. Przełoży się to również na obniżenie kosztów księgowych po stronie przedsiębiorcy, o ile oczywiście firma będzie korzystać z dobrego programu do fakturowania kompatybilnego z KSeF.

To warto wiedzieć

Ministerstwo Finansów deklaruje również, że przedsiębiorca korzystający z Krajowego Systemu e-Faktur będzie mógł liczyć na szybszy zwrot podatku VAT.

Czy korzystanie z KSeF jest obowiązkowe?

Póki co nie. KSeF wchodzi w życie 1 stycznia 2022 roku, ale początkowo korzystanie z systemu będzie dobrowolne, a nowy typ faktury będzie występować w obrocie gospodarczym równolegle z fakturami tradycyjnymi czy innymi fakturami elektronicznymi wystawianymi w ramach komercyjnych programów do fakturowania.

Ministerstwo Finansów chce, aby KSeF był obowiązującym standardem od 2023 roku, jednak nie znamy dokładnej daty wprowadzenia tego przepisu. Tak czy inaczej korzystanie z platformy wkrótce będzie obowiązkowe, dlatego warto przygotować się na to już teraz, wybierając odpowiednie oprogramowanie do wystawiania faktur.

Jaki program do fakturowania wybrać z myślą o KSeF?

Najważniejsze jest to, aby oprogramowanie umożliwiało tworzenie elektronicznych dokumentów sprzedaży zgodnie ze standardem opracowanym przez Ministerstwo Finansów (elektroniczna faktura ustrukturyzowana).

Należy także zwrócić uwagę na to, czy program pozwala nie tylko wystawiać, ale także odbierać e-Faktury z KSeF. Dobre oprogramowanie powinno być zintegrowane z systemami księgowymi, dzięki czemu procesy księgowe w firmie zostaną praktycznie zautomatyzowane.

Bardzo istotną kwestią jest również zgodność oprogramowania z aktualnie obowiązującymi przepisami, które w Polsce są przecież modyfikowane z dużą częstotliwością. Warto się więc upewnić, że dostawca gwarantuje nam tutaj stałe aktualizowanie oprogramowania pod kątem wymogów Ministerstwa Finansów.

Te kryteria spełnia program do fakturowania wFirma, który jest jednym z najchętniej wybieranych narzędzi tego typu przez polskich przedsiębiorców. Szczegóły na temat funkcjonalności programu i dostępnych pakietów sprawdzisz na stronie https://wfirma.pl/program-do-fakturowania.