System ERP do wymiany informacji w firmie: dlaczego jest lepszy niż poczta e-mail?

Systemy ERP stały się już standardem w korporacjach, coraz częściej goszczą także w świecie średniego biznesu. Mniejsze firmy korzystają z nich niechętnie, ponieważ uważają, że to zbędny koszty. Takie myślenie wynika z niezrozumienia, do czego właściwie może się przydać system ERP. Jedną z jego podstawowych funkcji jest usprawnienie obiegu dokumentów i wymiany informacji w firmie. Pod tym względem ERP zdecydowanie dystansuje chociażby pocztę e-mail. W jaki sposób? Tego dowiesz się z naszego poradnika.

Nic nie ginie

System ERP jest o tyle lepszy od maila, że praktycznie eliminuje ryzyko ginięcia informacji oraz dokumentów. Z mailem bywa różnie. Pracownicy mogą się zasłaniać tym, że nic nie dostali lub wiadomość wpadła do SPAM-u. Niezależnie od tego, czy mówią prawdę, zawsze rodzi to konkretne problemy, których można uniknąć przechodząc na system wymiany informacji poprzez ERP.

Precyzyjne kierowanie informacji do odbiorców

Wielką zaletą systemu ERP jest to, że pozwala on kierować informacje, polecenia czy dokumenty bezpośrednio do ich odbiorców z żądaniem potwierdzenia zapoznania się z komunikatem. Owszem, w mailu także możemy sobie ustawić potwierdzenie odbioru, jednak utrzymanie porządku w skrzynce mailowej jest o wiele trudniejsze. Dlatego regularnie dochodzi do sytuacji, w których pracownicy odbierają wiadomość, natomiast później o niej zapominają czy nie mogą jej odszukać.

Baza dokumentów firmowych

System ERP można wykorzystać, jako główną bazę dokumentów potrzebnych pracownikom. Umieszczając np. wzory umów czy skany dokumentacji technicznej w tym systemie wykluczymy problem ciągłego przesyłania sobie tych plików między pracownikami za pośrednictwem poczty e-mail, co obciąża serwer, a przede wszystkim jest bardzo czasochłonne.

Znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa obiegu informacji

Nie zapominajmy o tym, że poufne informacje, a takie najczęściej wymienia się w firmie, powinny być szczególnie chronione przed nieuprawnionym dostępem. Nie ma o tym mowy w sytuacji, gdy wędrują one po zewnętrznych serwerach i są przechowywane na skrzynkach mailowych. Pod tym względem system ERP gwarantuje znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa i biznesowego spokoju.