Oprogramowanie do administrowania sprawami HR – dlaczego warto w to zainwestować?

Sprawy HR, czyli po prostu kadrowe, są zmorą niejednego przedsiębiorstwa zatrudniającego wielu pracowników. Ich „ogarnięcie” wymaga albo skupienia się wyłącznie na tym, albo stworzenia osobnego działu HR, co jest kosztowne. Dlatego na popularności zyskuje dziś oprogramowanie komputerowe do administrowania sprawami HR w firmach. Takie oprogramowanie może działać w ramach firmowego intranetu, na urządzeniach mobilnych lub po prostu w chmurze obliczeniowej. Jakie wynikają z tego korzyści?

Porządek w dokumentach

Podstawową zaletą posiadania oprogramowania do zarządzania sprawami HR jest przejście na cyfrową dokumentację. Oznacza to koniec problemów z przechowywaniem setek czy tysięcy dokumentów, ich odszukiwaniem, ginięciem etc. Wszystko mamy zawsze pod ręką po zalogowaniu się do sieci wewnętrznej.

Wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów

Mając oprogramowanie do administrowania sprawami HR można całkowicie zrezygnować z papierowych dokumentów, poza tymi niezbędnymi (jak umowy). Pracownicy nie muszą już np. składać papierowych wniosków o urlop, nie muszą przychodzić do kadr po skierowanie na szkolenie czy badania okresowe etc.

Oszczędność czasu

Najważniejszą korzyścią wynikającą z wdrożenia oprogramowania do administrowania sprawami HR jest odzyskanie ogromnej ilości czasu, jaki dziś trzeba poświęcać na drukowanie i wypełnianie dokumentów, zbieranie podpisów pracowników, przechowywanie i segregowanie ton papierów. Wymiana informacji wewnątrz firmy przebiega błyskawicznie, nic nie ginie, nie trzeba tracić całego dnia na odnalezienie się w dokumentach wymaganych przez kontrolę PIP itd.

Wszystko pod ręką

Można to pokazać na konkretnym przykładzie. Załóżmy, że pracownik chce wziąć urlop wypoczynkowy. Standardowo powinien wypełnić wniosek, zanieść go do kadr lub przełożonego i poczekać na zgodę – angażując przy tym wiele osób. Dzięki oprogramowaniu może wystawić taki wniosek online, który od razu trafi do przełożonego i ten zatwierdzi go lub odrzuci jednym kliknięciem. Informacja o urlopie pracownika zostanie zapisana w systemie, a nawet w kalendarzu, dzięki czemu inni pracownicy będą mogli łatwiej planować własne urlopy.