KSeF a brak Internetu – co robić?

Krajowy System e-Faktur zbliża się wielkimi krokami, a po stronie przedsiębiorców pojawia się coraz więcej pytań. Jedna z częstszych wątpliwości dotyczy tego, jak wystawić fakturę w systemie, gdy jest awaria Internetu i nie wiadomo, kiedy działanie sieci zostanie przywrócone. Wyjaśniamy, co zrobić w takiej sytuacji.

Problemy z Internetem nie zwalniają z obowiązku wystawienia faktury w KSeF

To zasadnicza informacja, którą muszą sobie przyswoić przedsiębiorcy. Firmy objęte obowiązkiem KSeF nie mają możliwości wystawienia faktury poza systemem, nawet jeśli nastąpiła awaria Internetu. Od tej reguły nie ma żadnych odstępstw.

Jak wystawić fakturę w KSeF, gdy nie działa Internet?

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że Krajowy System e-Faktur będzie działać w dwóch trybach: online i offline.

W trybie offline przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury poza systemem, a następnie dosłać je do KSeF, gdy ponownie uzyskają dostęp do Internetu.

Jak ma to działać w praktyce? Dostępne będą trzy opcje wystawienia faktury poza systemem, czyli:

• Offline24 – w przypadku wystąpienia problemów po stronie podatnika (np. brak Internetu);
• Offline – ten tryb będzie uruchamiany w trakcie planowych przerw w działaniu systemu (np. gdy prowadzone są prace serwisowe);
• Tryb awaryjny – będzie wykorzystywany w przypadku awarii, gdy system nie działa z przyczyn technicznych niezależnych od przedsiębiorcy.

W każdym z tych przypadków faktury trzeba wystawić zgodnie z wzorem FA(3) (udostępnionym w systemie) i przesłać do KSeF w wyznaczonym terminie, najczęściej do następnego dnia roboczego.

Tymczasowe stosowanie faktur papierowych lub elektronicznych poza KSeF będzie dopuszczalne tylko w przypadku ogłoszonej publicznie ogólnej awarii systemu.