Wszystko co musicie wiedzieć o prowadzeniu ksiąg rachunkowych – kompleksowy poradnik

Krzysztof Jagielski
28.02.2022

Prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest łatwe. Niestety łatwo jest popełnić błąd, który może być bardzo kosztowny. Dlatego też warto dowiedzieć się na temat ich prowadzenia więcej, by owych błędów nie popełniać.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych – co warto wiedzieć?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, których celem jest rozliczenie się z fiskusem. Dokonuje się tego w formie księgi przychodów i rozchodów bądź też ksiąg rachunkowych. Warto znać przepis dotyczący ustawy o PIT, a dokładnie artykuł 24, a ust. 1., w którym wyjaśnione jest, że osoby fizyczne, przedsiębiorstwa, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych czy spółki partnerskie, które wykonują działalność gospodarczą są zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowej. Zatem taki obowiązek nałożony jest odgórnie i jego przestrzeganie jest konieczne. Tutaj pojawia się pytanie, czy cudzoziemiec ma także obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Odpowiedź nie jest jednoznaczna, gdyż osoby spoza Unii Europejskiej nie muszą tego robić, natomiast te z krajów Unii Europejskiej są do tego zobligowane.

Jak należy prowadzić księgę rachunkową?

Księga rachunkowa jest niejako zestawieniem, w którym należy umieścić zapisy uporządkowane chronologicznie. Owe zapisy mają dotyczyć obrotów sald, ale mogą być też wykazem aktywów i pasywów firmy. Zatem na taką księgę składa się dziennik. Umieszczacie w nim wszystkie dane o dokonywanych operacjach gospodarczych. Trzeba je kolejno numerować, tak aby można było je powiązać z dowodami księgowymi. Kolejnym ważnym elementem jest księga główna, w której zapisujecie wszystkie operacje gospodarcze. Musicie pamiętać, że należy stosować metodę podwójnego zapisu. Ważnym elementem jest także księga pomocnicza, która służy do uszczegółowienia zapisów w księdze głównej. Należy jeszcze zestawić obroty i salda. Są one inwentarzem, który potwierdza inwentaryzację jednostek, a na końcu trzeba jeszcze prowadzić wykaz składników, aktywów i pasywów, które stanowią inwentarz w pozostałych jednostkach i owy inwentarz sporządzany jest na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Zatem pamiętajcie, że księga rachunkowa powinna być zawsze prowadzona w rzetelny sposób, a więc musi odzwierciedlać stan rzeczywisty. Trzeba też prowadzić ją sprawdzanie, czyli w taki sposób, aby można było sprawdzić, czy wszystkie informacje, które zostały w niej podane są właściwe. Oczywiście regularność i brak błędów są także niezbędne.

Obowiązki przedsiębiorcy, który prowadzi księgę rachunkową

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi księgę rachunkową ma konkretne obowiązki. Jednym z najważniejszych jest ewidencjonowanie. A mianowicie musi dokładnie ewidencjonować wszystkie operacje gospodarcze, a także zobowiązania czy należności. Do tego musi sporządzać sprawozdania finansowe. Jeżeli sądzicie, że to koniec obowiązków, to oczywiście tak nie jest, gdyż na przedsiębiorcę nakłada się także konieczność regularnego opracowywania wszelkich zasad dotyczących polityki rachunkowości. Jeżeli przedsiębiorstwo jest większe, to występuje także konieczność sporządzania rachunków przepływów pieniężnych, a także zestawiania zmian w kapitale własnym. Wyzwań, które stoją przed przedsiębiorcami jest naprawdę dużo, dlatego trzeba zastanowić się, czy pomoc fachowców przypadkiem nie będzie tutaj niezbędna. Warto udać się do biura rachunkowego, które może prowadzić Wasze księgi rachunkowe.

Co jest lepsze – księga rachunkowa czy księga przychodów i rozchodów?

W wielu przypadkach prowadzenie księgi rachunkowej jest koniecznością. Jeżeli jednak macie możliwość wybrania pomiędzy nią a księgą przychodów i rozchodów, to ta druga opcja jest zdecydowanie korzystniejsza. Jest tańsza od pełnej księgowości, a ponadto przedsiębiorca nie jest obarczony tyloma obowiązkami, gdyż nie musi sporządzać sprawozdania finansowego. Można ją także prowadzić samodzielnie, co w przypadku księgi rachunkowej nie jest możliwe.

Artykuł partnera

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie