Sporządzanie deklaracji VAT krok po kroku – jak uniknąć błędów?

Czym jest deklaracja VAT i kto ją składa?

Deklaracja VAT to dokument, który odzwierciedla wysokość podatku należnego od sprzedaży oraz podatku naliczonego od zakupów. Obowiązek jej składania dotyczy wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. Od października 2020 roku obowiązuje nowa struktura rozliczeniowa – plik JPK_V7, który łączy część ewidencyjną (czyli rejestr sprzedaży i zakupów) z częścią deklaracyjną.

Podatnik ma obowiązek składać JPK_V7M (miesięcznie) lub JPK_V7K (kwartalnie z miesięczną ewidencją). Plik wysyła się wyłącznie drogą elektroniczną, a potwierdzeniem złożenia jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

Jak wygląda sporządzanie deklaracji VAT?

Pierwszym krokiem jest zebranie kompletu dokumentów księgowych za dany okres rozliczeniowy. Obejmuje to faktury sprzedaży, zakupu, korekty, a także dane dotyczące transakcji zagranicznych czy importu usług. Bardzo ważne jest, aby dokumenty były poprawnie opisane – nie tylko pod kątem kwotowym, ale również formalnym (np. kodów GTU, oznaczeń procedur specjalnych czy właściwych dat).

Następnie, na podstawie tych danych, przygotowywana jest ewidencja VAT. Zawiera ona wykaz wszystkich transakcji objętych podatkiem, przypisanych do odpowiednich stawek VAT. W deklaracji obliczana jest różnica między podatkiem należnym a naliczonym, co daje podstawę do wpłaty podatku lub zwrotu nadpłaty.

Ważnym elementem jest weryfikacja techniczna pliku JPK. Program księgowy, którego używa podatnik lub biuro rachunkowe, powinien zapewnić zgodność struktury pliku z wymogami Ministerstwa Finansów. Po weryfikacji technicznej plik można bezpiecznie przesłać do urzędu skarbowego.

Najczęstsze błędy i jak ich unikać

Jednym z często spotykanych błędów jest niewłaściwe przypisanie kodów GTU (Grupy Towarowo-Usługowe). Dotyczy to głównie sprzedaży objętej obowiązkiem oznaczania określonych towarów i usług, np. elektroniki, paliw czy usług doradczych. Ich brak lub błędne oznaczenie może skutkować wezwaniem do korekty.

Innym problemem jest pomijanie niektórych faktur, szczególnie tych zakupu. Czasami przedsiębiorcy zapominają o drobnych wydatkach lub nie ujmują faktur w odpowiednim okresie rozliczeniowym, co zniekształca wynik deklaracji.

Równie istotna jest poprawność formalna dokumentów – każda faktura powinna zawierać prawidłowy NIP kontrahenta, odpowiednią datę wystawienia i sprzedaży oraz opis towaru lub usługi zgodny ze stanem faktycznym. Błędy w tym zakresie mogą powodować zakwestionowanie prawa do odliczenia VAT.

Nie można także zapominać o aktualizacji przepisów. Przykładowo, zmiany w oznaczeniach procedur specjalnych, takich jak MPP (mechanizm podzielonej płatności) czy TP (transakcje z podmiotami powiązanymi), mogą wpływać na sposób sporządzania deklaracji VAT. W 2025 roku przepisy nie zmieniły się rewolucyjnie, ale aktualizacje techniczne struktury JPK mają znaczenie dla poprawności danych.

Dlaczego warto korzystać z pomocy biura rachunkowego?

Samodzielne rozliczanie podatku VAT wymaga nie tylko dokładności, ale też znajomości aktualnych przepisów i praktyki urzędów skarbowych. Z tego powodu wielu przedsiębiorców decyduje się powierzyć sporządzanie deklaracji VAT profesjonalnym księgowym lub biurom rachunkowym. Poznaj ofertę biura księgowego Liber: https://biuro-ksiegowe-liber.pl/uslugi/

Zaletą takiego rozwiązania jest nie tylko oszczędność czasu, ale też większe bezpieczeństwo podatkowe. Biuro księgowe nie tylko przygotuje deklarację zgodnie z obowiązującymi zasadami, ale także przypilnuje terminów i w razie potrzeby zajmie się kontaktem z urzędem.

Końcowe wnioski

Deklaracja VAT to dokument, który wymaga dokładności, wiedzy i systematyczności. Sporządzanie deklaracji VAT krok po kroku, z dbałością o szczegóły i poprawność formalną, pozwala uniknąć błędów i niepotrzebnych komplikacji. Niezależnie od tego, czy rozliczasz się samodzielnie, czy korzystasz z usług biura rachunkowego – warto dbać o jakość dokumentacji oraz terminowość działań. Dzięki temu prowadzenie firmy staje się prostsze i bezpieczniejsze.