Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Papierowy obieg dokumentów staje się coraz mniej efektywny i przestarzały. Dlatego coraz więcej firm decyduje się na nowoczesne rozwiązania, takie jak EOD, czyli elektroniczny obieg dokumentów. Poznaj jego podstawowe zalety, obszary zastosowań oraz wpływ na procesy biznesowe. 

Co to EOD? Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system informatyczny, który umożliwia firmom zarządzanie swoją dokumentacją w formie elektronicznej, zamiast w tradycyjnej, czyli papierowej i  –  umówmy się  –  nieco uciążliwej.

Jakie są zalety EOD?

Elektroniczny obieg dokumentów przynosi wiele korzyści, w tym oszczędność czasu, przestrzeni i pieniędzy. Eliminuje konieczność fizycznego przeszukiwania papierowych dokumentów, a także redukuje potrzebę przechowywania archiwów w formie papierowej, co przekłada się na większą wygodę pracy i prostszy dostęp do dokumentów  –  tak samo łatwy, niezależnie od tego, czy faktura ma dwa dni, czy pięć lat.

Digitalizacja dokumentacji

Współczesne przepisy prawa zachęcają do digitalizacji dokumentacji, a coraz częściej w różnych obszarach wręcz ją nakazują. Oznacza to, że korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów jest zgodne z przepisami i trendami technologicznymi.

Wygodne i praktyczne rozwiązania

Programy do obiegu dokumentów, takie jak SaldeoSMART, są przydatne w różnych firmach, niezależnie od ich wielkości. Mogą być stosowane zarówno w jedno oddziałowych przedsiębiorstwach, jak i w dużych firmach czy grupach kapitałowych.

Automatyzacja księgowości to dobry kierunek

Wykorzystanie programu do obiegu dokumentów może być integralną częścią automatyzacji procesów księgowości, co zwiększa konkurencyjność Twojego biznesu i przyczynia się do budowania przewagi rynkowej.

Jakie funkcje powinien mieć Twój program do elektronicznego obiegu dokumentów?

• Zdalne zarządzanie dokumentami. Jedną z kluczowych funkcji nowoczesnego programu do elektronicznego obiegu dokumentów jest opcja przeglądania, edytowania i kontrolowania dokumentów online, bez konieczności fizycznego dostępu.
• Projektowanie indywidualnych obiegów. Możliwość tworzenia niestandardowych ścieżek przepływu dokumentów dla różnych typów dokumentów, takich jak faktury, umowy, zamówienia czy pisma, przyda się praktycznie  w każdej firmie.
• Rozbudowane uprawnienia użytkowników to m.in. możliwość definiowania użytkowników oraz ich grup, nadawanie indywidualnych uprawnień i kontrola dostępu do konkretnych dokumentów i etapów przepływu.
• Integracja poprzez API. W praktyce może przydać Ci się możliwość dodawania funkcji obiegu dokumentów do własnego systemu poprzez interfejs API, który umożliwi integrację z istniejącymi rozwiązaniami.
• Domyślne obiegi. Często ważne jest umożliwienie zdefiniowania domyślnych ścieżek przepływu dla często występujących typów dokumentów, takich jak faktury, umowy czy pisma, aby usprawnić procesy.
• Akceptacja na różnych etapach procesu, czyli możliwość definiowania wielu etapów akceptacji dokumentów i dostosowywanie uprawnień użytkowników do każdego z tych etapów.

Jak działa EOD w SaldeoSMART?

Cały proces obiegu dokumentów, od początku do końca, dzięki funkcjom SaldeoSMART można zawrzeć w trzech krokach.

1. Dodaj fakturę do SaldeoSMART w dowolny sposób

Możesz zeskanować fakturę, przesłać ją sobie mailem, dodać plik z komputera, zrobić zdjęcie… nie ma znaczenia. SaldeoSMART bez problemu odczyta dane z faktur.

1.  Elektroniczny obieg dokumentów

Czy musisz coś zrobić, żeby Twoja faktura trafiła do EOD? Nie. Dokument automatycznie trafi w odpowiedni obieg. Dzięki temu, że system SaldeoSMART jest bardzo klarowny i transparentny, zawsze wiesz, na jakim etapie jest dokument i kto obecnie nad nim pracuje. To proste, wygodne i niezwykle praktyczne.

3. Eksport faktur do systemu ERP lub programu księgowego

Jesteś w stanie zintegrować swój elektroniczny obieg dokumentów z SaldeoSMART z ponad 40 programami księgowymi. A dzięki API (które bez problemu zaimplementujesz) możesz współpracować z dowolnym systemem. Wygoda to podstawa.

Poznałeś właśnie możliwości EOD i sprytnych systemów, takich jak SaldeoSMART  –  pozwól sobie na uproszczenie procesów księgowych w firmie. Wybierz efektywne, nowoczesne rozwiązania.