Kasy fiskalne online czy kasy wirtualne – czym się one różnią?

Jak działają kasy fiskalne online?

Kasy fiskalne online to jeden z nowocześniejszych typów urządzeń przeznaczonych do ewidencjonowania sprzedaży. W odróżnieniu od dłużej funkcjonujących na rynku kas fiskalnych z zapisem papierowym i elektronicznym charakteryzują się one połączeniem z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W CRK gromadzone są m.in. paragony i raporty dobowe.

Aktualnie kasy fiskalne online są obowiązkowe dla wybranych grup przedsiębiorców. Należą do nich choćby firmy:

• Zajmujące się sprzedażą węgla i brykietu oraz podobnych paliw stałych, do wytworzenia których wykorzystuje się węgiel (w tym brunatny, koks czy półkoks) przeznaczonych do celów opałowych
• Świadczące usługi fryzjerskie i kosmetologiczne
• Oferujące usługi prawnicze

Kasy fiskalne online są tak zbudowane, że klient może otrzymać paragon zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Czym wyróżniają się kasy wirtualne?

Wielu przedsiębiorców mylnie zakłada, że kasy fiskalne online są określane również mianem „kas wirtualnych”. Tymczasem kasy fiskalne online i kasy wirtualne to odrębne urządzenia, które mają jednak pewne podobieństwa.

Co wyróżnia kasy wirtualne? Dla kas wirtualnych charakterystyczne są:

• Forma – nie jest to urządzenie, ale oprogramowanie, które instaluje się na urządzeniu, np. komputerze, laptopie czy nawet smartfonie
• Dostęp – z kas wirtualnych mogą korzystać tylko określone grupy podmiotów gospodarczych, np. przedsiębiorcy oferujący usługi związane z przeprowadzkami, które są świadczone dla gospodarstw domowych

Tym, co łączy kasy fiskalne z kasami wirtualnymi, jest połączenie z CRK. Kasy wirtualne również przekazują dane do CRK. Według Ministerstwa Finansów ma to przyczynić się do ograniczenia szarej strefy i poprawy konkurencyjności.

Kasy fiskalne online i wirtualne – co wybrać?

Kasy fiskalne online to alternatywa dla kas z zapisem elektronicznym (kasy z zapisem papierowym nie są już dostępne w sprzedaży). Jako przedsiębiorca możesz jednak nie mieć wyboru między kasą fiskalną online a kasą wirtualną. Dlaczego?

Powód jest prosty – aktualne przepisy precyzują, którzy przedsiębiorcy mogą korzystać z kas wirtualnych. Jeżeli wirtualne kasy fiskalne wydają Ci się atrakcyjną alternatywą dla tradycyjnych urządzeń, w pierwszej kolejności upewnij się, że będziesz mógł ich używać. Wykaz uprawnionych działalności znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania.