Jak wybrać odpowiedni program do wystawiania faktur?

Prowadzenie firmy wymaga skutecznego zarządzania w każdym jej obszarze, również finansowym i związanym z generowaniem dokumentów sprzedażowych.

W organizacji tego ostatniego procesu pomagają programy do faktur.

Jak wybrać ten odpowiedni? Podpowiadamy !

Określ potrzeby

Pierwszy krok polega na określeniu potrzeb. Można zacząć np. od obliczenia ilości faktur wystawianych w miesiącu. W niektórych firmach liczba ta wynosi 3, w innych 100. Oznacza to, że jednym wystarczy pakiet pozwalający na generowanie kilku dokumentów miesięcznie, innym przyda się droższe narzędzie, które nie nakłada w tym zakresie limitów. Taka wiedza ułatwia wybór właściwego programu i pozwala uniknąć zbędnych kosztów.

Warto też określić, czy oczekujemy od narzędzia czegoś ponad wystawianie faktur, np. opcji generowania analiz i raportów finansowych, które ułatwiają monitorowanie stanu finansowego firmy. Stworzenie precyzyjnej listy funkcjonalności, przyspiesza wybór programu, który spełni te oczekiwania.

Znajdź program dopasowany do Twoich wymagań

Po zdefiniowaniu potrzeb, można rozpocząć poszukiwanie odpowiedniego narzędzia. To wyzwanie, bo na rynku dostępnych jest wiele programów do fakturowania z różnymi funkcjami, które nie zawsze spełniają oczekiwania konkretnych przedsiębiorców.

Jak więc sprawdzić, czy program jest dla nas odpowiedni?

Na początku warto przejrzeć oferty różnych producentów. Zapoznać się z informacjami na ich stronach oraz poznać opinie aktualnych użytkowników konkretnych programów.

Sprawdź, czy program jest intuicyjny w obsłudze

Przed podjęciem decyzji, upewnij się, że wybrany program jest intuicyjny w obsłudze. To jeden z kluczowych warunków, ponieważ przedsiębiorcy inwestują w narzędzie głównie po to, aby ułatwić i przyspieszyć proces wystawiania faktur.  

Jak to zrobić? Wypróbuj program, korzystając z darmowych wersji testowych. Część producentów udostępnia taką możliwość na swoich stronach. Podczas bezpośredniej pracy z narzędziem ocenisz przejrzystość interfejsu i dowiesz się, jak przebiegają poszczególne czynności. Szczególnie te kluczowe - związane z obsługą i generowaniem faktur. Dzięki temu zyskasz więcej wiedzy, która ułatwi podjęcie decyzji o zakupie.

Sprawdź, czy producent programu oferuje wsparcie techniczne

Kluczową kwestią jest też wsparcie techniczne. Czy producent oferuje bezpłatne konsultacje w zakresie obsługi narzędzia, zawsze kiedy możesz tego potrzebować? Pomoc ekspertów, którzy udzielają wskazówek dotyczących pracy z programem, skutecznie uzupełnia instrukcje czy poradniki publikowane online.

Poznaj koszty

Ostatni krok polega na poznaniu wszystkich kosztów związanych z inwestycją w program. W tym celu dobrze zadać kilka pytań. Czy zakup programu wymaga regularnych opłat abonamentowych, czy jednorazowej inwestycji? Czy na koszty wpływa rodzaj wystawianych faktur? Czy producent udostępnia inne funkcje – np. możliwość generowania raportów za dodatkową opłatą? Odpowiedzi na te pytania pozwalają uzyskać pełny obraz kosztów i są kolejnym krokiem, który ułatwia wybór najkorzystniejszej oferty.

Co jeszcze ?

Wybierając program do wystawiania faktur, warto wziąć pod uwagę także kilka innych czynników:

• Bezpieczeństwo danych
  Dobry program do wystawiania faktur oferuje wysoki poziom zabezpieczeń. in. szyfrowanie transmisji danych, autoryzacja użytkowników i regularne tworzenie zapasowych kopii plików. Trzeba podkreślić, że zwiększone bezpieczeństwo zapewniają programy działające w chmurze, ponieważ skutecznie chronią przed utratą danych, np. w wyniku uszkodzenia dysku.
• Mobilność
  Często zdarza się, że przedsiębiorca musi wystawić fakturę np. w trasie, kiedy nie ma przy sobie komputera czy laptopa. Dobrze więc kiedy program posiada aplikację mobilną i pozwala na intuicyjne generowanie dokumentów sprzedażowych z poziomu smartfona - w dowolnym miejscu i o każdej porze.  
• Opinie innych użytkowników
  O jakości programu świadczą też opinie innych użytkowników. Zwykle szczerze oraz rzetelnie opisują przydatne funkcje i możliwości, których nie eksponuje oferta. Warto więc poznać kilka komentarzy, by uzupełnić wiedzę o mocnych stronach programu.

Streamsoft Firmino – skuteczny program do faktur, który przetestujesz za darmo

Dobry program do fakturowania gwarantuje oszczędność czasu i korzystnie wpływa na efektywność pracy. Zakup odpowiedniego narzędzia powinien poprzedzać gruntowny research, m.in. badanie potrzeb, rozpoznanie rynku i analiza kosztów. Istotne jest także przetestowanie programu, w celu lepszego poznania kluczowych funkcji.

Streamsoft Firmino wypróbujesz bezpłatnie. W ramach wersji testowej zapoznasz się ze wszystkimi funkcjonalnościami i dowiesz się, jak program działa w praktyce. Z kolei po okresie próbnym możesz uzupełnić konto podstawowe o dodatkowe moduły (Księgowość Online, Magazyn, Windykacja), wybierając tylko to, czego potrzebujesz.