Pobyt przedsiębiorcy w hotelu – czy można go odliczyć w działalności?

Polskie przepisy podatkowe należą do najbardziej skomplikowanych na świecie i gubią się w nich nawet sami urzędnicy, a co dopiero przedsiębiorcy. Jedną z częstych wątpliwości właścicieli firm jest ta dotycząca służbowych pobytów w hotelach. Czy rachunek za nocleg może stanowić koszt przedsiębiorcy? Nad tym zagadnieniem pochylamy się w naszym poradniku.

Wszystko zależy od charakteru pobytu

Co do zasady przedsiębiorca ma możliwość zaliczenia wydatków na pobyt w hotelu do kosztów uzyskania przychodu. Warunek jest jeden: pobyt musi mieć ścisły związek z prowadzeniem działalności gospodarczej. Niedopuszczalne jest rozliczanie wyjazdów o charakterze prywatnym, w szczególności wypoczynkowym.

Kosztem będzie zatem rachunek za pobyt w hotelu, jeśli np.:

• Przedsiębiorca wybrał się na targi branżowe czy spotkanie z kontrahentem;
• W hotelu zostało zorganizowane szkolenie dla pracowników;
• W hotelu odbył się event firmowy;
• Pobyt w hotelu był konieczny w związku z wyjazdem służbowym (np. długa podróż, awaria samochodu w trasie etc.).

Jak uwiarygodnić zasadność wydatku?

W razie kontroli skarbowej wydatek na pobyt w hotelu może mocno zainteresować kontrolerów. Wówczas warto mieć pod ręką twarde dowody potwierdzające, że nie był to wyjazd prywatny, a stricte związany z prowadzoną działalnością.

Takim dowodem może być np. zaproszenie na targi, bilet wstępu na imprezę branżową, agenda wydarzenia, lista gości, na której znajduje się nazwisko przedsiębiorcy itp.

Pobyt z rodziną? Lepiej uważaj

Oczywiście niedopuszczalne jest rozliczanie w kosztach działalności wydatków związanych z pobytem w hotelu z rodziną – nie ma tutaj znaczenia, że np. przedsiębiorca zabrał bliskich ze sobą na targi branżowe.

Koszt pobytu bliskich osób nie może zostać rozliczony w działalności niezależnie od faktycznego charakteru wyjazdu, który w ocenie organu skarbowego zawsze ma znamiona pobytu prywatnego.