Jak faktury elektroniczne mogą ułatwić Ci prowadzenie działalności?

Jeśli w Twojej firmie nadal dominuje papierowy obieg dokumentów, to powoli powinieneś zacząć przyzwyczajać się do ich cyfrowych odpowiedników. Szczególnie dotyczy to faktur – wkrótce w Polsce będzie można je wystawiać wyłącznie w formie elektronicznej w specjalnym systemie udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Faktury elektroniczne to ogromne udogodnienie, o czym szybko się przekonać, gdy tylko na nie przejdziesz. Sprawdź, w jaki sposób mogą one ułatwić Ci prowadzenie biznesu.

Nie spóźnisz się z płatnościami (i Twoi kontrahenci też)

Być może to znasz: kontrahent wysłał fakturę papierową listem poleconym, w końcu dokument do Ciebie dociera i widzisz, że widnieje na nim data płatności np. do 15 grudnia. Problem w tym, że mamy już 16 grudnia. Opóźnienia w doręczaniu listów są dziś na porządku dziennym i naprawdę trudno jest w tym zakresie polegać na usługach pocztowych.

To, że Ty spóźnisz się z płatnością to jedno. Gorzej, że w podobnej sytuacji mogą się znaleźć Twoi kontrahenci. Przejście na faktury elektroniczne, dostarczane natychmiast, znacznie ułatwia zarządzanie płatnościami i chroni przed narobieniem sobie długów.

Przestaniesz gubić faktury

Na pewno zdarzyło Ci się kiedyś zgubić jakąś fakturę, o co nie jest wcale trudno w codziennym zabieganiu. W efekcie dokument nie został przekazany do księgowości, a więc straciłeś możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu – wielka szkoda.

Po przejściu na faktury elektroniczne takie sytuacje nie będą się już zdarzać, ponieważ plik cyfrowy możesz od razu przesłać do księgowości czy wgrać na firmowy serwer i mieć pewność, że nie zaginie.

Zaoszczędzisz sporo miejsca i czasu

Pomyśl, ile czasu dziś poświęcasz na archiwizowanie faktur. Ile miejsca zajmują one w Twoim biurze, w domu, w pomieszczeniu księgowej. Tych dokumentów stale przybywa, dlatego w pewnym momencie mogą one stanowić spory problem logistyczny. Możesz to rozwiązać poprzez przejście na faktury elektroniczne.

Mniejszy stres podczas ewentualnej kontroli

Kontrola skarbowa zawsze jest zainteresowana fakturami, ponieważ w oparciu o nie może ocenić np. prawidłowość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu czy fakt rzeczywistego wykonania jakiejś usługi. Jeśli obecnie trzymasz wszystkie faktury w formie papierowej i nie dbasz o ich perfekcyjne uporządkowanie, to taka kontrola się przedłuży i będzie bardzo stresująca. Dokumenty cyfrowe są pod tym względem o wiele praktyczniejsze.