Faktury elektroniczne – wygoda czy potencjalny kłopot?

W XXI wieku nikogo nie dziwi już, że wiele firm posługuje się wyłącznie fakturami w formie elektronicznej. Ich wystawianie w programach księgowych jest bardzo proste, szybkie, a dzięki Internetowi można bez przeszkód przesłać taki dokument do kontrahenta pocztą elektroniczną, nie generując przy tym niepotrzebnych kosztów. Jest jednak także druga strona medalu, o której przypomnimy w tym artykule.

Przechowywanie faktur

Zgodnie z przepisami każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania faktur w taki sposób, aby umożliwić organom kontrolnym swobodny wgląd w dokumenty. Nie ma tutaj znaczenia, czy faktury są w formie papierowej czy elektronicznej. Liczy się to, że jeśli urzędnik zażąda przedstawienia faktury z 10 maja 2016 roku, to taką fakturę otrzyma.

Co z tego wynika? Otóż przedsiębiorcy obracający wyłącznie fakturami elektronicznymi, mogą w pewnym momencie mieć kłopot z odszukaniem potrzebnego dokumentu. Wszyscy wiemy, jak to wygląda. Faktury są pobierane na dysk prosto ze skrzynki mailowej, następnie o części się zapomina, część przypisuje do złych folderów, nie prowadzi się szczegółowego podziału na miesiące itd.

W końcu może powstać niezły bałagan, którego opanowanie np. po kilku latach prowadzenia działalności, będzie tytaniczną pracą. A organ kontrolny nie ma w zwyczaju cierpliwie czekać, aż przedsiębiorca dojdzie do ładu ze swoimi dokumentami.

Jak to rozwiązać?

Jednym ze sposobów jest po prostu drukowanie każdej faktury elektronicznej i przechowywanie jej w tradycyjny sposób, czyli w segregatorze. Jest to jednak dość uciążliwe i z czasem doprowadzi do sytuacji, że niezbędne będzie wydzielenie osobnego pomieszczenia na dokumentację firmową.

Lepszym pomysłem będzie zatem zainwestowanie w wewnętrzny system informatyczny do wystawiania i jednoczesnego przechowywania faktur w formie elektronicznej. Wówczas zawsze będzie swobodny dostęp do dokumentów – wystarczy wpisać miesiąc księgowy.

Faktura elektroniczna tak samo ważna

Na koniec wyjaśnijmy kwestię, która spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Otóż interpretacja organów skarbowych jest jasna: faktura w formie elektronicznej ma taką samą wartość, jak papierowa. Aby dokument mógł zostać zaksięgowany, musi zawierać podstawowe informacje o kontrahencie, przedmiocie sprzedaży i nie pozostawiać żadnych wątpliwości, że jest dowodem zawarcia transakcji.

 

Porada: Sprawdź jak skutecznie reklamować firmę... tutaj →
szczegółowy plan działań

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Dyskusja

Poradniki dla firm1
Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.