Czym zajmuje się agencja eventowa?

Agencja eventowa - czym jest?

Agencje eventowe to wyspecjalizowane firmy, które zajmują się świadczeniem usług związanych z organizacją imprez, na rzecz klientów biznesowych, w ściśle określonym celu. Profesjonaliści trudzą się planowaniem i realizacją programu eventu tj. analiza finansów, alokacja, dobór ludzi, produktów, organizacja imprezy na miejscu itp. Z usług agencji korzystać mogą nie tylko instytucje i firmy, lecz także osoby indywidualne, które chcą wyprawić wymarzony event. Agencja eventowa posiada szeroki wybór możliwości realizowanych usług. Umożliwia to na zaplanowanie kameralnego spotkania dla pracowników, jak też ogromnych imprez, skupiających tysiące gości.

Jakie imprezy organizowane są przez agencje eventowe?

Zakres działań agencji eventowej obejmuje między innymi warsztaty i szkolenia, spotkania biznesowe, wernisaże i wystawy, a nawet przyjęcia okolicznościowe. Organizowane eventy podzielić możemy według następujących kategorii:

• ➔ Marketingowe - realizowane są w celu przekazania wiedzy oraz nowinek ze świata marketingu. Dodatkowo uczestnicy eventu będą mogli ze sobą porozmawiać, oraz podzielić się doświadczeniami. To także świetna okazja do nawiązania relacji pomiędzy sprzedającym a kupującym.
   
• ➔ Korporacyjne / biznesowe - tj. imprezy integracyjne, szkolenia, przyjęcia zacieśniające więzi z klientami. Tego typu szkolenia dążą do wspierania celów biznesowych.
   
• ➔ Targi / wystawy - zrzeszają osoby zainteresowane, aby móc sprzedać usługi lub produkty dla określonej branży lub marki.
   
• ➔ Konwencje / konferencje - skupiają ludzi w celu podjęcia jakiejś decyzji, prowadzenia dyskusji lub wymiany informacji.

Oprócz tego, dobra agencja eventowa pomaga w zorganizowaniu różnego rodzaju wydarzeń medialnych oraz imprez okolicznościowych na terenie całego kraju, takich jak wesela, komunie, chrzciny i inne. Realizuje także eventy online, które obecnie stały się bardzo popularne.

Firma eventowa - zadania

Obowiązki agencji eventowej są zmienne w zależności od okoliczności, typu projektu oraz potrzeb klienta.

Koncepcja:

• ➞ analiza wydarzenia i jego celów,
• ➞ stworzenie scenariuszy budżetu,
• ➞ zaprojektowanie designu,
• ➞ budowanie brandingu,
• ➞ negocjowanie z kontrahentami.

Realizacja:

• ➤ komunikacja z uczestnikami,
• ➤ logistyka (organizacja zakwaterowania, ochrona, catering, charyzmatyczny konferansjer, fotograf itp.),
• ➤ przygotowanie listy gości,
• ➤ nadzorowanie jakości usług.

Raportowanie:

• ➝ podsumowanie efektów wydarzenia wraz z sumowaniem budżetu.

Co można zyskać dzięki współpracy z agencją eventową?

Czy warto skorzystać z pomocy agencji eventowej przy organizacji danego wydarzenia? Z całą pewnością tak. Pozwala to zaoszczędzić sporo czasu i oczywiście mamy pewność, że wszystko zaplanowane zostanie w pełni profesjonalnie. Imprezy tematyczne, zorganizowane na najwyższym poziomie, przynoszą marce mnóstwo korzyści:

• → Zdobycie informacji - firmowy event jest doskonałą okazją na przeprowadzenie rozmowy z konsumentami w celu uzyskania wiedzy na temat produktu. W trakcie tego wydarzenia można również dowiedzieć się, co kontrahenci sądzą o marce.
   
• → Zwiększenie rozpoznawalności marki - najbardziej oczywistą korzyścią organizacji eventów jest poszerzenie zasięgu usług danej firmy. Imprezę firmową wykorzystać można jako reklamę, aby nazwy produktów trafiały do grup docelowych.
   
• → Uzyskanie ambasadorów - dzięki organizacji imprez firmowych możemy zaprezentować swój biznes z całkiem innej strony. Warto zadbać o to, aby uczestnicy imprezy podzielili się wrażeniami ze swoimi znajomymi, co jednocześnie uczyni ich ambasadorami marki.
   
• → Sposób na bezpośrednie zaprezentowanie produktu - organizacja imprez firmowych, realizowana przez specjalistów  w tej dziedzinie, korzystnie wpłynie na zaufanie wśród konsumentów. Jeżeli wprowadzasz na rynek nowy produkt, event może być świętną okazją do jego promocji. Podaruj uczestnikom darmowe próbki, poproś o rekomendację i opinie.

Agencja eventowa - oszczędność kosztów i gwarancja satysfakcji

Kluczem do ugruntowania pozycji firmy na rynku jest pełne zaangażowanie i kreatywność, a także zdobycie zaufania pracowników i klientów. Organizacja eventów może okazać się pomocną opcją w przypadku promocji firmy i zwiększaniu świadomości marki. Jak takowe wydarzenie zorganizować, by cieszyć się z efektów działań?

Najlepiej powierzyć zadanie profesjonalistom. Agencja eventowa posiada ogromne doświadczenie, które jest bardzo potrzebne, aby zorganizować imprezę firmową na wysokim poziomie. Korzystając z takich usług, będziesz mógł czuć się spokojny i pewny, że wydarzenie przygotowane będzie w solidny sposób. 

Podsumowanie

Organizacja imprez firmowych nie jest taka łatwa, jak się wydaje. Wymaga dużego doświadczenia i umiejętności tworzenia dobrych koncepcji. Bardzo często jest tak, że właściciele firmy nie mają czasu na zajmowanie się szczegółami związanymi z przygotowaniem eventu. W takich sytuacjach warto jest skorzystać z usług renomowanych agencji eventowych, które stały się bardzo popularne w ostatnich latach.