Klient zleca naprawę, montaż, remont, przygotowanie dekoracji albo organizację wydarzenia i oczekuje, że wykonawca kupi potrzebne materiały. Na pierwszy rzut oka sprawa jest prosta: firma jedzie do sklepu, płaci, a później klient oddaje pieniądze. Problemy zaczynają się wtedy, gdy cena okazuje się wyższa od zakładanej, produkt nie odpowiada klientowi, część materiałów zostaje niewykorzystana albo dokument zakupu wystawiono na niewłaściwą osobę.
Zasady powinny zostać ustalone przed wydaniem pierwszej złotówki. Trzeba określić, kto formalnie kupuje towar, jaki jest limit kosztów, czy przedsiębiorca może wybierać zamienniki, kto pokrywa transport oraz co dzieje się z niewykorzystanymi materiałami.
Określenie „kupuję dla klienta” może oznaczać dwie różne sytuacje. W pierwszej produkt jest kupowany bezpośrednio dla klienta, dokument zawiera jego dane, a przedsiębiorca jedynie organizuje zakup, odbiera towar albo dokonuje płatności zgodnie z uzgodnieniami.
W drugim wariancie firma kupuje produkt we własnym imieniu. Dokument jest wystawiony na przedsiębiorcę, a materiał zostaje następnie wykorzystany przy realizacji usługi lub przekazany klientowi jako element całego zlecenia.
Różnica ma znaczenie dla późniejszego rozliczenia, dokumentów i reklamacji. Nie należy więc najpierw kupować, a dopiero później zastanawiać się, na kogo powinien zostać wystawiony dokument.
Jeżeli nabywcą ma być klient, jego dane powinny zostać podane sprzedawcy przed wystawieniem dokumentu. Przedsiębiorca może pomóc wybrać produkt, odebrać go albo zapłacić powierzonymi środkami, ale dokumentacja powinna odpowiadać rzeczywistym ustaleniom.
Przy droższym zakupie warto uzyskać od klienta krótkie upoważnienie lub jednoznaczną wiadomość. Powinna wskazywać, jaki produkt ma zostać kupiony, jaki jest maksymalny koszt oraz czy przedsiębiorca może odebrać towar i dokumenty.
Dokument zakupowy trzeba przekazać klientowi w formie, w jakiej został wystawiony. Może to być dokument papierowy, plik elektroniczny albo dostęp do dokumentu w używanym systemie. Firma może zachować kopię potrzebną do rozliczenia powierzonych pieniędzy.
Jeżeli firma kupuje materiał na własne dane, staje się jego nabywcą wobec sprzedawcy. Później może uwzględnić koszt produktu w cenie usługi, wykazać go osobno albo rozliczyć jako element realizowanego zlecenia.
Nie należy przedstawiać takiej sytuacji jako prostego oddania klientowi pieniędzy wydanych w jego imieniu. Firma dokonała zakupu dla swojej działalności i musi ująć go zgodnie z przyjętym sposobem rozliczeń.
Nie powinno się również obiecywać klientowi dokumentu ze sklepu wystawionego na jego dane, jeżeli zakup został już przeprowadzony na firmę. Zmiana nabywcy po zakończeniu transakcji może nie być możliwa.
Klient powinien wiedzieć, co dokładnie zostanie kupione. Im droższy lub bardziej widoczny jest produkt, tym dokładniejsza powinna być jego akceptacja. Przy drobnych materiałach montażowych może wystarczyć zgoda na ogólny budżet. Przy lampie, urządzeniu, tkaninie, płytkach albo wyposażeniu potrzebne jest zatwierdzenie konkretnego modelu, koloru i parametrów.
Najlepiej przesłać klientowi nazwę produktu, zdjęcie lub numer katalogowy, cenę, liczbę sztuk oraz przewidywany koszt transportu. Akceptację warto zachować w wiadomości e-mail, komunikatorze albo systemie obsługi zleceń.
Po rozmowie telefonicznej dobrze wysłać krótkie podsumowanie. Jedno zdanie potwierdzające nazwę produktu i maksymalny koszt może później zapobiec długiemu sporowi.
Zgoda na zakup „potrzebnych materiałów” nie oznacza nieograniczonej swobody. Klient może spodziewać się wydatku kilkuset złotych, podczas gdy wykonawca wybierze produkty kosztujące kilka tysięcy.
Limit może dotyczyć całego zlecenia albo pojedynczego produktu. Przykładowo klient akceptuje zakupy do 1500 zł, ale każdy element droższy niż 400 zł wymaga dodatkowego potwierdzenia.
W limicie należy uwzględnić koszty przesyłki, dostawy, wniesienia i inne przewidywalne opłaty. Jeżeli przedsiębiorca pobiera wynagrodzenie za znalezienie, zakup lub transport produktów, powinno ono zostać przedstawione oddzielnie.
Między przygotowaniem wyceny a złożeniem zamówienia cena może wzrosnąć. Produkt może stracić promocję, koszt transportu może się zmienić albo dostępne pozostanie wyłącznie większe opakowanie.
Jeżeli nowa cena mieści się w zaakceptowanym limicie, firma może działać zgodnie z ustaleniami. Po jego przekroczeniu należy jednak poprosić klienta o decyzję. Powinien mieć możliwość zaakceptowania większego kosztu, wyboru tańszego rozwiązania albo rezygnacji.
Strony mogą wcześniej ustalić niewielką tolerancję, na przykład kwotę, o którą całe zamówienie może wzrosnąć bez dodatkowego potwierdzenia. Takie ustalenie również warto zapisać.
Zamówionego produktu może zabraknąć, a sprzedawca zaproponuje podobny model, inny kolor albo materiał innego producenta. Dla wykonawcy różnica może wydawać się niewielka, ale klient może oceniać produkt przez wygląd, trwałość, gwarancję albo zgodność z innymi elementami.
Warto wcześniej ustalić, czy przedsiębiorca może samodzielnie wybierać zamienniki. Przy prostych materiałach technicznych klient może zgodzić się na produkt o nie gorszych parametrach i zbliżonej cenie. Przy rzeczach wybieranych ze względu na wygląd każda zmiana powinna zostać zatwierdzona osobno.
Mikrofirma nie powinna automatycznie finansować drogich materiałów z własnych środków. Jeżeli klient zrezygnuje, zakwestionuje wybór albo opóźni płatność, przedsiębiorca może zostać z produktem kupionym specjalnie pod jedno zlecenie.
Przed większym zakupem warto pobrać kwotę pokrywającą przewidywany koszt materiałów i transportu. Wpłatę trzeba przypisać do konkretnego zlecenia i odpowiednio przekazać do rozliczenia.
Nie należy mieszać pieniędzy przeznaczonych na różne zamówienia. Środki otrzymane od jednego klienta nie powinny finansować zakupów dla innej osoby tylko dlatego, że łączna kwota na rachunku się zgadza.
Do kontroli wydatków wystarczy prosty arkusz albo karta zlecenia zawierająca:
Dokumenty, potwierdzenia płatności i wiadomości z akceptacją należy przechowywać razem z dokumentacją zlecenia. Dzięki temu po kilku tygodniach można szybko ustalić, na co przeznaczono pieniądze.
Firma może kupić duże opakowanie materiału i wykorzystać je przy kilku zleceniach. Nie oznacza to, że każdy klient powinien zapłacić za całość.
Jeżeli klient finansuje pełne opakowanie, niewykorzystana część powinna zostać mu przekazana, chyba że strony uzgodnią inne rozwiązanie. Jeżeli firma kupuje produkt dla siebie i obciąża klienta wyłącznie za faktyczne zużycie, pozostałość może zostać w magazynie przedsiębiorcy.
Oba warianty są możliwe, ale trzeba wybrać jeden z nich przed rozliczeniem. Nie wolno naliczać kilku klientom pełnej ceny tego samego opakowania.
Po zakończeniu prac mogą zostać farby, płytki, przewody, części albo całe nieotwarte opakowania. Ich dalszy los zależy od tego, kto je kupił i jak rozliczono koszt.
Jeżeli produkt został kupiony bezpośrednio dla klienta albo klient zapłacił za całe opakowanie, pozostałość powinna zostać mu wydana. Firma może zaproponować przechowanie materiału na przyszłość, ale potrzebuje jego zgody oraz informacji, jaka ilość została pozostawiona.
Jeżeli przedsiębiorca chce zatrzymać niewykorzystane materiały należące do klienta, powinien uzgodnić ich odkupienie albo odpowiednio pomniejszyć końcowe rozliczenie.
Jeżeli klient przekazał 2000 zł, a zaakceptowane zakupy kosztowały 1680 zł, pozostałych 320 zł nie można automatycznie uznać za dodatkowe wynagrodzenie.
Firma powinna zwrócić różnicę albo, za wyraźną zgodą klienta, zaliczyć ją na poczet usługi lub kolejnego etapu. Taką decyzję warto potwierdzić w wiadomości.
Przelew zwrotny powinien zawierać numer zlecenia i informację, że dotyczy niewykorzystanej części środków przeznaczonych na zakupy.
Wyszukanie produktu, porównanie ofert, dojazd, odbiór i transport zajmują czas. Przedsiębiorca może pobierać za te czynności wynagrodzenie, ale klient powinien wiedzieć o nim wcześniej.
Może to być stała opłata, stawka godzinowa albo część ceny całej usługi. Nie należy jednak przedstawiać zakupów jako wykonywanych bez dodatkowych kosztów, a później podawać kwoty wyższej niż wynika z dokumentów bez wyjaśnienia różnicy.
Bezpieczny schemat jest krótki. Najpierw firma ustala, kto będzie nabywcą. Następnie klient zatwierdza produkt, limit wydatków, zasady wyboru zamienników i wynagrodzenie za organizację zakupu. Przed większym wydatkiem przekazuje uzgodnioną kwotę.
Każdy zakup zostaje przypisany do zlecenia i poparty dokumentem. Po zakończeniu prac klient otrzymuje rozliczenie, właściwe dokumenty, należące do niego niewykorzystane materiały oraz zwrot pozostałych pieniędzy albo informację o dopłacie.
Większość sporów nie wynika z nieuczciwości, lecz z braku wcześniejszych ustaleń. Jedna wiadomość potwierdzająca, kto kupuje, ile można wydać i co stanie się z pozostałościami, jest znacznie skuteczniejsza niż długie wyjaśnienia prowadzone po zakończeniu zlecenia.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
