Brak jednego drobnego materiału potrafi zatrzymać całe zlecenie. Firma ma wolny termin, pracownika i klienta czekającego na realizację, ale nie może dokończyć pracy, ponieważ zabrakło opakowań, śrub, przewodu, środka czyszczącego albo podstawowego surowca. Zaczynają się pilne zakupy, droższa wysyłka i tłumaczenie opóźnienia.
Drugą skrajnością jest kupowanie wszystkiego na zapas. Półki są pełne, lecz pieniądze firmy leżą w materiałach, które mogą się zestarzeć, uszkodzić albo przestać być potrzebne. Mikrofirmie nie jest więc potrzebny duży magazyn, lecz prosty system pokazujący, kiedy złożyć kolejne zamówienie i ile kupić.
Stan minimalny to ilość materiału, po osiągnięciu której firma powinna rozpocząć uzupełnianie zapasu. Nie jest to poziom, przy którym produkt dopiero się kończy. Jeżeli zamówienie zostanie złożone po zużyciu ostatniej sztuki, firma może przez kilka dni nie mieć na czym pracować.
Jeżeli przedsiębiorca zużywa przeciętnie dwa opakowania dziennie, a dostawa dociera po trzech dniach, na sam czas oczekiwania potrzebuje sześciu opakowań. Do tego warto dodać niewielki zapas na opóźnienie kuriera albo większe zużycie. Po spadku do ustalonego poziomu należy od razu zamówić kolejną partię.
Nie trzeba wyliczać wszystkiego z matematyczną dokładnością. Nawet przybliżony poziom minimalny jest lepszy niż kupowanie dopiero wtedy, gdy ktoś zauważy pusty karton.
Nie ma potrzeby ewidencjonowania od pierwszego dnia każdej śrubki, koperty i rolki taśmy. Najpierw warto wybrać materiały, których brak rzeczywiście zatrzyma wykonanie usługi, wydanie produktu albo wysyłkę zamówienia.
Najczęściej są to:
Materiały używane sporadycznie albo kupowane wyłącznie pod konkretne zamówienie nie zawsze powinny znajdować się na stałe w magazynie. Przy nietypowym kolorze, wymiarze lub modelu bezpieczniej może być pobrać zaliczkę i kupić produkt dopiero po potwierdzeniu zlecenia.
Właściciel mikrofirmy często sądzi, że dobrze pamięta, ile czego zużywa. Pamięć zwykle obejmuje jednak wyjątkowo duże zamówienia i niedawne braki, a pomija spokojniejsze tygodnie. Dlatego poziomu minimalnego nie należy ustalać wyłącznie na podstawie wrażenia.
Przez kilka tygodni warto zapisywać stan początkowy, liczbę zakupionych sztuk i stan na koniec okresu. Nie jest potrzebny rozbudowany program magazynowy. Wystarczy prosty arkusz albo karta umieszczona przy materiale.
Trzeba uwzględnić, że zużycie nie zawsze jest równe. Firma może potrzebować pięciu sztuk w spokojnym tygodniu i piętnastu w okresie zwiększonej liczby zleceń. Stan minimalny powinien chronić przed zwykłymi wahaniami, ale nie musi wystarczać na największe możliwe zamówienie.
Deklarowana wysyłka w ciągu jednego dnia nie oznacza, że następnego dnia materiał będzie gotowy do użycia. Zamówienie może zostać złożone wieczorem, przed weekendem albo w okresie zwiększonego ruchu. Kurier może się spóźnić, a dostawca chwilowo nie mieć pełnej liczby sztuk.
Trzeba więc sprawdzić, ile czasu rzeczywiście upływa od złożenia zamówienia do chwili odbioru. Jeżeli dostawa zwykle trwa trzy dni, ale czasami pięć, nie warto budować całego systemu na najbardziej optymistycznym terminie.
Przy materiałach dostępnych lokalnie zapas może być mniejszy, ale trzeba pamiętać, że pilny wyjazd do sklepu również kosztuje. Czas przedsiębiorcy, paliwo i przerwanie pracy mogą być droższe niż utrzymywanie kilku dodatkowych sztuk na półce.
Zapas bezpieczeństwa chroni przed spóźnioną dostawą, większym zużyciem albo wadliwą partią materiału. Nie powinien jednak zmieniać się w wielomiesięczny magazyn tworzony na zasadzie „może kiedyś się przyda”.
Większy zapas można utrzymywać przy materiałach tanich, regularnie używanych i trudnych do szybkiego kupienia. Mniejszy wystarczy przy drogich produktach dostępnych u kilku lokalnych dostawców.
Na początek można przyjąć ilość odpowiadającą jednemu lub dwóm dodatkowym dniom normalnego zużycia. Po kilku tygodniach będzie wiadomo, czy taki poziom jest wystarczający.
Stan minimalny informuje, kiedy zamówić, ale nie mówi, ile kupić. Bez drugiego ograniczenia właściciel może za każdym razem uzupełniać magazyn „na wszelki wypadek” i ponownie zamrażać pieniądze.
Stan maksymalny określa ilość, do której zapas powinien zostać uzupełniony. Jeżeli minimum wynosi osiem sztuk, a maksimum dwadzieścia, po spadku do ośmiu zamawia się dwanaście.
Przy ustalaniu maksimum trzeba uwzględnić wartość materiału, miejsce do przechowywania, minimalną wielkość zamówienia u dostawcy, termin przydatności oraz ryzyko, że produkt przestanie być używany. Duże opakowanie zbiorcze nie jest oszczędnością, jeżeli połowa zawartości później się zmarnuje.
Najwięcej uwagi powinny otrzymać materiały drogie, trudno dostępne albo niezbędne do większości zleceń. Tani i łatwo dostępny produkt można sprawdzać raz w tygodniu. Drogi podzespół sprowadzany na zamówienie może wymagać kontroli po każdym wykorzystaniu.
Praktyczny jest podział na trzy grupy. Pierwsza obejmuje materiały najważniejsze i trudne do zastąpienia. Druga to produkty regularnie używane, ale łatwe do uzupełnienia. Trzecia zawiera drobiazgi, których brak jest niewygodny, lecz nie zatrzymuje działalności.
Dzięki temu firma nie poświęca tyle samo czasu na liczenie kosztownych części i tanich kopert.
System może działać w arkuszu, prostym programie albo bezpośrednio na półce. W bardzo małej firmie dobrze sprawdza się metoda dwóch pojemników. Materiał zużywa się najpierw z pierwszego. Gdy zostanie opróżniony, zawartość drugiego pozwala kontynuować pracę podczas oczekiwania na dostawę. Puste pudełko jest jednocześnie sygnałem do zamówienia.
Można też umieścić na półce znacznik pokazujący poziom minimalny. Gdy liczba opakowań spadnie poniżej oznaczenia, produkt trafia na listę zakupów.
Najlepszy system to taki, który rzeczywiście jest używany. Jeżeli pobranie jednej sztuki wymaga logowania do rozbudowanego programu i wypełniania kilku pól, pracownicy szybko przestaną aktualizować dane.
Minimalne stany nie pomogą, jeżeli nikt ich regularnie nie sprawdza. Przy szybko zużywanych materiałach kontrola może odbywać się codziennie. Przy pozostałych wystarczy jeden ustalony dzień tygodnia.
Dobrym rozwiązaniem jest połączenie kontroli z planowaniem zleceń. Przed potwierdzeniem terminów na kolejny tydzień firma sprawdza, czy ma potrzebne materiały. Braki są wtedy wykrywane przed rozpoczęciem pracy, a nie w jej połowie.
Jeżeli w firmie pracuje kilka osób, jedna z nich powinna odpowiadać za składanie zamówień. Gdy wszyscy mają pilnować zapasów, zwykle nikt nie czuje się za nie odpowiedzialny.
Stan fizyczny na półce nie zawsze oznacza ilość dostępną do wykorzystania. Firma może mieć trzydzieści sztuk materiału, ale dwadzieścia z nich jest już potrzebnych do potwierdzonych zleceń. Rzeczywisty wolny zapas wynosi więc tylko dziesięć.
Przy większych zamówieniach materiały warto rezerwować wcześniej. Bez tego właściciel może przyjąć kolejne zlecenie, sądząc, że magazyn jest pełny, choć większość zapasu została już obiecana wcześniejszym klientom.
System minimalnych stanów powinien wykrywać nie tylko braki, ale również materiały, których firma od dawna nie używa. Zapas może pozostać po rezygnacji klienta, zmianie oferty albo zbyt dużym zakupie.
Raz na kilka miesięcy warto sprawdzić produkty bez ruchu. Część można wykorzystać przy innych zleceniach, zwrócić dostawcy, sprzedać albo stopniowo zużyć bez ponownego zamawiania. Jeżeli materiał nie będzie już potrzebny, nie powinien mieć dalej ustalonego poziomu minimalnego.
Uszkodzone lub przeterminowane opakowania nie mogą zwiększać stanu magazynowego. W ewidencji powinny znajdować się wyłącznie materiały rzeczywiście nadające się do użycia.
Na początek wystarczy wybrać dziesięć najważniejszych materiałów. Dla każdego należy ustalić przeciętne zużycie, czas dostawy, stan minimalny i maksymalny oraz dzień kontroli.
Po miesiącu trzeba sprawdzić wyniki. Jeżeli materiał mimo systemu się skończył, minimum było za niskie albo kontrola odbywała się zbyt rzadko. Jeżeli zapas stale rośnie, zamawiane partie są za duże.
Dopiero gdy zasady działają dla najważniejszych pozycji, warto dodawać kolejne. Próba opisania całego magazynu jednego dnia często kończy się stworzeniem arkusza, którego później nikt nie aktualizuje.
Mały magazyn może być bezpieczny, jeżeli firma wie, ile zużywa, jak długo czeka na dostawę i przy jakim poziomie składa zamówienie. Kilka prostych liczb oraz regularna kontrola ograniczają pilne zakupy, opóźnienia i pieniądze zamrożone w materiałach, które przez wiele miesięcy leżą bez wykorzystania.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
