Podwójna wpłata od klienta zwykle wygląda jak drobna pomyłka. Firma widzi na rachunku dwa podobne przelewy i zakłada, że wystarczy odesłać jeden z nich. W praktyce łatwo jednak popełnić kolejny błąd: zwrócić pieniądze niewłaściwej osobie, przypisać nadpłatę do złej faktury, uznać ją za zaliczkę bez zgody klienta albo wykonać przelew na rachunek wskazany przez oszusta.
Mikrofirma nie potrzebuje skomplikowanej procedury. Powinna jednak mieć prosty sposób postępowania, który pozwala ustalić, skąd pochodzi wpłata, czego dotyczy i komu rzeczywiście należy ją oddać.
Dwie wpłaty o tej samej albo zbliżonej kwocie nie zawsze dotyczą tego samego zobowiązania. Drugi przelew może być zaliczką na kolejny etap prac, dopłatą za materiały, zapłatą za inną fakturę albo wpłatą wykonaną przez inną osobę z tej samej firmy.
Przed wykonaniem zwrotu trzeba porównać kwotę, datę, tytuł przelewu, dane nadawcy, numer rachunku oraz dokument, którego płatność miała dotyczyć. Warto również sprawdzić korespondencję z klientem i ustalenia dotyczące kolejnych etapów zlecenia.
Dopiero gdy z dokumentów wynika, że należność została już uregulowana, a druga wpłata nie ma innej podstawy, można uznać ją za nadpłatę.
Pieniądze, które wpłynęły omyłkowo, nie stają się automatycznie wynagrodzeniem firmy. Nie należy ich wydawać, przeznaczać na bieżące koszty ani samodzielnie zaliczać na przyszłe zlecenie.
Jeżeli klient chce pozostawić nadpłatę na poczet kolejnej usługi, powinien wyrazić na to zgodę w sposób, który da się później odtworzyć, najlepiej w wiadomości e-mail. Bez takiego potwierdzenia po kilku tygodniach może twierdzić, że oczekiwał zwrotu.
Informację o sposobie rozliczenia trzeba przekazać księgowości. Omyłkowa wpłata przeznaczona do zwrotu i świadomie pozostawiona przedpłata nie powinny być traktowane identycznie.
Jeżeli wpłata pochodzi od stałego klienta i można ją powiązać z konkretną fakturą, najlepiej skontaktować się z nim przez adres e-mail lub numer telefonu używany wcześniej przy realizacji zlecenia. W wiadomości wystarczy wskazać, że firma odnotowała dwie wpłaty dotyczące tego samego dokumentu i prosi o potwierdzenie, czy druga była zamierzona.
Nie należy opierać się wyłącznie na wiadomości wysłanej z nowego adresu, zwłaszcza gdy nadawca prosi o pilny zwrot na inny rachunek. Sam fakt, że ktoś zna kwotę przelewu albo nazwę klienta, nie potwierdza jeszcze jego tożsamości.
Gdy znany klient rzeczywiście zapłacił dwa razy za tę samą fakturę, po pełnej weryfikacji można zwrócić pieniądze na rachunek, z którego wpłynęły. Tytuł przelewu powinien jasno wskazywać, że jest to zwrot podwójnej wpłaty, wraz z numerem faktury lub zlecenia.
Inaczej należy postąpić, gdy przelew jest nieoczekiwany, nadawca nie jest znany albo ktoś naciska na szybkie odesłanie pieniędzy. W takiej sytuacji nie powinno się wykonywać przelewu na rachunek wskazany w wiadomości. Najbezpieczniej skontaktować się z bankiem i postępować zgodnie z jego procedurą dotyczącą błędnych przelewów.
To ważne, ponieważ firma może zostać wykorzystana jako pośrednik w oszustwie. Pieniądze mogą pochodzić od innej osoby, a ktoś podszywający się pod nadawcę może próbować przekierować je na własne konto.
Prośba o zwrot na konto małżonka, pracownika, wspólnika albo zupełnie innej osoby zawsze wymaga dodatkowego wyjaśnienia. Nawet gdy klient podaje rozsądne uzasadnienie, firma powinna uzyskać potwierdzenie z dotychczas używanego kanału kontaktu.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest zwrot na rachunek źródłowy. Jeżeli z przyczyn technicznych lub formalnych nie jest to możliwe, sposób postępowania warto uzgodnić z bankiem, zamiast samodzielnie podejmować ryzykowną decyzję.
Do zwykłego zwrotu nadpłaty nie potrzeba rozbudowanego protokołu. W dokumentacji firmy powinny jednak zostać:
Dokumenty warto przypisać do konkretnej faktury lub zlecenia. Jeżeli firma używa programu księgowego, CRM albo prostego arkusza, nadpłata powinna otrzymać czytelny status, na przykład „do wyjaśnienia”, „do zwrotu” albo „zaliczona zgodnie z dyspozycją klienta”.
Sama adnotacja „zapłacone” jest zbyt ogólna. Nie pokazuje, że na rachunek wpłynęła kwota wyższa od należnej i może później doprowadzić do ponownego zwrotu.
Samo pojawienie się pieniędzy na rachunku nie oznacza, że firma wykonała dodatkową usługę albo sprzedała kolejny produkt. Zanim zostanie wystawiony dokument, trzeba ustalić, czego dotyczyła płatność.
Jeżeli wpłata była pomyłką i ma zostać zwrócona, nie należy sztucznie tworzyć dla niej sprzedaży. Jeżeli klient świadomie pozostawia środki na kolejne zlecenie, sposób ujęcia takiej wpłaty powinien zostać ustalony z księgowością.
Czasami na rachunku pojawia się przelew bez numeru faktury, z niezrozumiałym tytułem albo nazwą niepasującą do żadnego klienta. Nie należy przypisywać go do pierwszej należności o podobnej kwocie.
Najpierw trzeba sprawdzić zamówienia, wcześniejsze wpłaty, nazwiska osób reprezentujących klienta i numery rachunków. Jeżeli nadal nie da się ustalić płatnika, środki powinny pozostać oznaczone jako niewyjaśnione, a firma powinna skontaktować się z bankiem.
Nie należy publikować danych nadawcy ani szczegółów transakcji w mediach społecznościowych. Takie działanie może naruszać prywatność i nadal nie daje pewności, że zgłaszająca się osoba jest rzeczywistym właścicielem pieniędzy.
Bezpieczny schemat może być bardzo krótki. Firma wykrywa nadpłatę, oznacza ją jako niewyjaśnioną, sprawdza dokumenty, kontaktuje się z klientem znanym kanałem i ustala sposób rozliczenia. Zwrot wykonuje dopiero po potwierdzeniu, że druga wpłata rzeczywiście była pomyłką.
Jeżeli przelew jest nieznany, podejrzany albo ktoś żąda przesłania środków na inny rachunek, sprawę należy przekazać bankowi. Pośpiech jest tutaj złym doradcą.
Nadpłata staje się poważnym problemem dopiero wtedy, gdy firma zaczyna zgadywać. Kilka minut poświęconych na sprawdzenie danych, kontakt z klientem i zapisanie decyzji zwykle wystarcza, aby uniknąć podwójnego zwrotu, błędu księgowego albo udziału w oszustwie.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
