Przeterminowany produkt nie zawsze wygląda na zepsuty. Klej nadal znajduje się w zamkniętej tubie, farba ma prawidłowy kolor, a środek czyszczący stoi na półce dokładnie tam, gdzie kilka miesięcy wcześniej. Problem ujawnia się dopiero podczas pracy: materiał nie wiąże, preparat traci właściwości albo klient otrzymuje produkt, którego nie powinno się już używać.
W mikrofirmie straty rzadko wynikają z jednego dużego błędu. Zwykle powstają stopniowo. Firma zamawia trochę za dużo, nowe opakowania ustawia przed starszymi, nikt nie zapisuje daty otwarcia, a podczas odbierania dostawy nie sprawdza oznaczeń producenta. Po kilku miesiącach część zapasu trzeba wyrzucić.
Na produktach mogą znajdować się różne oznaczenia: data produkcji, termin przydatności, termin minimalnej trwałości, numer partii albo informacja o czasie używania po otwarciu. Nie należy zakładać, że każda widoczna data oznacza dzień, po którym produkt automatycznie staje się niebezpieczny.
W przypadku żywności trzeba rozróżnić dwa podstawowe określenia. „Należy spożyć do” dotyczy produktów szybko psujących się i wiąże się z bezpieczeństwem. Po upływie tej daty produktu nie powinno się spożywać ani sprzedawać.
„Najlepiej spożyć przed” odnosi się przede wszystkim do jakości. Produkt po tej dacie może zachować część właściwości, ale przedsiębiorca nie powinien opierać decyzji wyłącznie na wyglądzie opakowania. Trzeba uwzględnić zasady dotyczące konkretnego rodzaju towaru, warunki przechowywania i przeznaczenie produktu.
Przy farbach, klejach, kosmetykach, środkach chemicznych i innych materiałach niespożywczych znaczenie daty może wynikać z dokumentacji producenta. Jeżeli oznaczenie jest niejasne, nie należy go interpretować na własną rękę.
Najlepszy moment na wykrycie problemu przypada wtedy, gdy towar dopiero trafia do firmy. Jeżeli przedsiębiorca kupuje zapas na kilka miesięcy, nie powinien przyjmować partii, której termin kończy się za kilka tygodni, chyba że świadomie zgodził się na taki zakup.
Podczas odbioru trzeba sprawdzić nie tylko liczbę i rodzaj produktów, ale również ich daty. Przy większej dostawie warto upewnić się, czy wszystkie opakowania pochodzą z tej samej partii i mają podobny okres przydatności.
Jeżeli dostarczony towar ma zbyt krótki termin, problem należy zgłosić od razu. Po kilku miesiącach trudno będzie wykazać, że produkt od początku nie nadawał się do planowanego sposobu wykorzystania.
Jedną z najczęstszych przyczyn strat jest niewłaściwe ustawienie materiałów. Nowa dostawa trafia na przód półki, a starsze opakowania są przesuwane w głąb. Pracownik sięga po to, co znajduje się najbliżej, więc wcześniejsza partia pozostaje niewykorzystana.
Produkty, które należy zużyć szybciej, powinny znajdować się z przodu i być łatwo widoczne. Nową dostawę ustawia się za wcześniejszą, ale kolejność powinna wynikać z dat, a nie tylko z dnia przyjęcia towaru.
Dostawca może przysłać nową partię z krótszym terminem niż ta, która już znajduje się w magazynie. Dlatego przy układaniu zapasu trzeba patrzeć na oznaczenia, a nie zakładać, że nowsza dostawa zawsze ma późniejszą datę.
Niektóre materiały zachowują trwałość przez długi czas w zamkniętym opakowaniu, ale po otwarciu nadają się do użycia tylko przez kilka tygodni lub miesięcy. Dotyczy to między innymi farb, klejów, uszczelniaczy, kosmetyków i środków chemicznych.
Osoba otwierająca opakowanie powinna od razu zapisać na nim datę pierwszego użycia. Można wykorzystać trwały marker albo prostą etykietę. Jeżeli producent określa czas używania po otwarciu, warto od razu wpisać również przewidywaną datę graniczną.
Nie należy przelewać produktów do nieopisanych pojemników. Jeżeli jest to konieczne, nowe opakowanie powinno zawierać nazwę produktu, datę przelania lub otwarcia oraz informację potrzebną do oceny dalszej przydatności.
Nie każdy produkt wymaga takiej samej uwagi. Papier, metalowe elementy albo niektóre opakowania mogą być przechowywane długo, o ile nie zostaną uszkodzone lub zawilgocone. Większego nadzoru wymagają produkty spożywcze, kosmetyki, chemia, farby, kleje i materiały zmieniające właściwości po otwarciu.
Na początku warto objąć ewidencją materiały, których utrata może spowodować:
Nie ma sensu tworzyć rozbudowanego arkusza obejmującego każdy drobiazg. Im więcej niepotrzebnych pozycji, tym większe ryzyko, że nikt nie będzie aktualizował danych.
Daty nie powinny być sprawdzane wyłącznie wtedy, gdy ktoś przypadkiem zauważy oznaczenie na opakowaniu. Firma potrzebuje powtarzalnego momentu kontroli. Może to być pierwszy dzień miesiąca, ostatni piątek albo dzień składania zamówień.
Częstotliwość zależy od rodzaju działalności. Przy produktach szybko tracących przydatność kontrola może być potrzebna codziennie lub co tydzień. Przy materiałach trwałych wystarczy przegląd raz w miesiącu.
Podczas kontroli trzeba zwracać uwagę nie tylko na produkty, których termin już upłynął, ale również na te, które należy wykorzystać w najbliższym czasie. Wykrycie problemu wcześniej daje możliwość ograniczenia kolejnego zamówienia albo zaplanowania użycia materiału przy nadchodzącym zleceniu.
Materiały z krótszym terminem warto umieścić w wydzielonym miejscu albo oznaczyć czytelną etykietą. Nie powinny jednak trafić do przypadkowego kartonu, o którym nikt później nie pamięta.
Prosty podział może obejmować trzy grupy:
Ostatnia grupa musi być fizycznie oddzielona od pełnowartościowego zapasu. Kartka „nie używać” położona obok kilku podobnych opakowań może nie wystarczyć, szczególnie podczas pracy w pośpiechu.
Duże opakowanie zbiorcze może wyglądać na okazję. Dostawca oferuje niższą cenę jednostkową, darmową wysyłkę albo dodatkowe sztuki. Taki zakup jest opłacalny wyłącznie wtedy, gdy firma rzeczywiście zdąży wykorzystać całość.
Przed zamówieniem trzeba porównać liczbę sztuk z realnym zużyciem. Jeżeli firma wykorzystuje dwa opakowania miesięcznie, a termin kończy się za pół roku, zakup dwudziestu sztuk nie jest oszczędnością.
Należy również uwzględnić sezonowość. Materiał zużywany szybko latem może przez całą zimę pozostawać na półce. Dane z najbardziej pracowitego miesiąca nie powinny być podstawą zakupów na cały rok.
Produkt może stracić właściwości przed upływem terminu, jeżeli jest przechowywany w zbyt wysokiej temperaturze, wilgoci, na słońcu albo po nieszczelnym zamknięciu. Data na opakowaniu zakłada zwykle zachowanie warunków określonych przez producenta.
Materiały nie powinny stać przy grzejniku, w nagrzanym samochodzie, wilgotnej piwnicy ani w miejscu, w którym opakowania są regularnie uszkadzane. Po użyciu trzeba je prawidłowo zamykać.
Warto również oceniać wygląd, zapach i konsystencję produktu. Brak przekroczenia terminu nie oznacza, że materiał na pewno zachował właściwości. Jeżeli opakowanie przecieka, puchnie albo zawartość zachowuje się inaczej niż zwykle, nie należy używać jej bez sprawdzenia.
Przedsiębiorca może usłyszeć, że producent podaje datę z dużym zapasem, a produkt „na pewno jest jeszcze dobry”. Takie założenie jest ryzykowne, zwłaszcza gdy materiał wpływa na bezpieczeństwo, zdrowie klienta albo trwałość wykonanej usługi.
Nie wolno usuwać oznaczeń, przepakowywać produktu w sposób ukrywający jego wiek ani przedstawiać go jako nowszego. Jeżeli producent dopuszcza dalsze użycie po spełnieniu określonych warunków, trzeba postępować zgodnie z jego instrukcją, a nie według własnego przypuszczenia.
Produkt, którego nie wolno już używać, powinien zostać odseparowany i oznaczony. Następnie trzeba ustalić właściwy sposób zwrotu, utylizacji albo przekazania odbiorcy odpadów.
Nie każdy materiał można wyrzucić do zwykłego kosza lub wylać do kanalizacji. Farby, rozpuszczalniki, oleje, baterie i środki chemiczne mogą wymagać odrębnego postępowania.
Warto zapisywać nazwę, ilość, wartość i przyczynę wycofania produktu. Jeżeli co kilka miesięcy firma wyrzuca ten sam materiał, problemem nie jest sama data, lecz zbyt duże zamówienia albo niewłaściwa organizacja magazynu.
Na początku należy przejrzeć produkty najbardziej wrażliwe na czas, oddzielić te wycofane i ustawić pozostałe według kolejności wykorzystania. Otwarte opakowania trzeba oznaczyć, a materiały z krótkim terminem wpisać na prostą listę.
Następnie firma powinna ustalić stały dzień kontroli i osobę odpowiedzialną. Jeżeli każdy ma sprawdzać daty przy okazji, zwykle nikt nie robi tego regularnie.
Jedno niewykorzystane opakowanie nie zachwieje finansami mikrofirmy. Jeżeli jednak podobne straty powtarzają się co miesiąc, zaczynają pochłaniać znaczną część marży. Dobrze zorganizowany magazyn to taki, w którym wiadomo, co należy wykorzystać najpierw, czego nie wolno już używać i ile naprawdę trzeba zamówić.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
