Dostawa przyjeżdża w środku dnia, klient czeka na odpowiedź, telefon dzwoni, a kurier prosi o szybki podpis. W takich warunkach łatwo odebrać paczkę bez sprawdzenia, odłożyć ją na zaplecze i dopiero później odkryć, że brakuje części towaru, opakowanie jest uszkodzone albo dostawca wysłał niewłaściwy wariant produktu.
W mikrofirmie odbiór dostawy często traktuje się jak prostą czynność techniczną. Tymczasem jest to moment, w którym przedsiębiorca powinien porównać rzeczywistość z zamówieniem. Nie trzeba otwierać każdej sztuki przy kurierze, ale potrzebny jest stały schemat pozwalający szybko wykrywać braki i pomyłki.
Przed potwierdzeniem odbioru trzeba sprawdzić, czy opakowanie nie jest rozerwane, wgniecione, mokre, przebite albo ponownie zaklejone. Przy większej dostawie warto także zwrócić uwagę na stan folii, taśm, narożników i palety.
Uszkodzony karton nie zawsze oznacza uszkodzony produkt, ale jest sygnałem do dokładniejszej kontroli. Widoczne nieprawidłowości najlepiej sfotografować jeszcze przed otwarciem. Zdjęcie powinno pokazywać całą paczkę, etykietę przewozową i miejsce uszkodzenia.
Jeżeli przewoźnik umożliwia wpisanie uwag przy odbiorze albo sporządzenie protokołu, opis powinien być konkretny. Zamiast ogólnego zdania „paczka uszkodzona” lepiej zapisać: „prawy narożnik kartonu zgnieciony, folia rozerwana, widoczne zawilgocenie”.
Dostawa może składać się z kilku kartonów lub palet. Przed podpisaniem odbioru należy porównać liczbę fizycznie dostarczonych jednostek z dokumentem przewozowym.
Jeżeli dokument wskazuje pięć paczek, a kierowca zostawił cztery, brak trzeba odnotować od razu. Nie należy zakładać, że ostatni karton przyjedzie później, chyba że wynika to z osobnych numerów przesyłek albo informacji od dostawcy.
Jedna brakująca paczka może zawierać element potrzebny do wykonania całego zlecenia. Wczesne wykrycie problemu daje większą szansę na szybkie ustalenie, gdzie przesyłka się znajduje.
Nie każdą dostawę da się dokładnie sprawdzić przy kurierze. Jeżeli paczka zawiera kilkadziesiąt produktów, przeliczenie wszystkich pozycji może zająć dużo czasu. Dlatego kontrolę warto podzielić.
Pierwszy etap obejmuje stan opakowania, liczbę paczek i zgodność danych na etykiecie. Drugi odbywa się po otwarciu i polega na sprawdzeniu zawartości. Ważne, aby nie odkładać go na kilka dni.
Dobrą zasadą jest sprawdzanie każdej dostawy tego samego dnia, a jeżeli przyjechała po godzinach pracy – najpóźniej następnego dnia roboczego. Towar nie powinien trafiać bezpośrednio do sprzedaży ani realizacji zlecenia przed zakończeniem kontroli.
Dokument dołączony do paczki nie powinien być jedyną podstawą kontroli. Jeżeli dostawca omyłkowo wpisał na swoim dokumencie niewłaściwy produkt, porównanie towaru wyłącznie z jego listą nie ujawni problemu.
Potrzebne jest pierwotne zamówienie złożone przez firmę. Należy sprawdzić:
Szczególnej uwagi wymagają produkty wyglądające niemal identycznie. Dwa przewody mogą mieć inne parametry, farba inny stopień połysku, a część techniczna inny wymiar. Szybkie spojrzenie na nazwę marki nie zawsze wystarcza.
Na dokumencie może znajdować się pięćdziesiąt sztuk, a dostawa obejmować pięć opakowań zbiorczych. Sam fakt, że zgadza się liczba kartonów, nie potwierdza jeszcze kompletności.
Przy regularnych dostawach od sprawdzonego dostawcy można kontrolować oznaczenia producenta i liczbę jednostek wskazaną na opakowaniu. Jeżeli karton jest naruszony, liczba sztuk budzi wątpliwości albo produkt ma wysoką wartość, lepiej dokładnie przeliczyć zawartość.
Przy materiałach sprzedawanych na metry, kilogramy albo litry trzeba sprawdzić również jednostkę. Jedna rolka może mieć inną długość niż zamówiona, a jedno opakowanie mniejszą pojemność.
Nienaruszony karton nie gwarantuje, że zawartość jest prawidłowa. Towar mógł zostać uszkodzony wcześniej, niewłaściwie zapakowany albo wykonany wadliwie.
Po otwarciu należy zwrócić uwagę na pęknięcia, zarysowania, odkształcenia, przecieki, zabrudzenia i brakujące elementy. Przy urządzeniach warto sprawdzić, czy dołączono przewody, uchwyty, instrukcje i pozostałe wyposażenie.
Drogie albo kluczowe dla zlecenia urządzenie dobrze jest przetestować przed wydaniem klientowi lub rozpoczęciem montażu. Wykrycie problemu dopiero na miejscu realizacji oznacza dodatkowy dojazd, opóźnienie i większy koszt.
Jeżeli produkt ma termin przydatności, trzeba sprawdzić go przy odbiorze. Dostawa może być zgodna ilościowo, a jednocześnie mało użyteczna, jeżeli termin kończy się za kilka tygodni, podczas gdy firma zamówiła zapas na kilka miesięcy.
Przy regularnej współpracy warto wcześniej ustalić z dostawcą minimalny akceptowany okres przydatności. Numery partii również mogą mieć znaczenie, szczególnie gdy produkt zostanie później wycofany albo pojawi się wada dotycząca części dostawy.
Częstym błędem jest rozpakowanie paczki i natychmiastowe rozłożenie produktów na półkach. Po kilku godzinach nie wiadomo już, które sztuki pochodziły z nowej dostawy i czy któraś została pobrana do zlecenia.
Warto wyznaczyć miejsce na paczki oczekujące na kontrolę. Dopiero po porównaniu z zamówieniem i dokumentami towar trafia do właściwego magazynu.
Produkty uszkodzone lub niezgodne również trzeba odłożyć osobno i wyraźnie oznaczyć. Nie powinny leżeć razem z pełnowartościowym zapasem, ponieważ ktoś może przypadkowo użyć ich przy realizacji.
Jeżeli brakuje towaru, dostarczono inny wariant albo produkt jest uszkodzony, trzeba od razu zebrać podstawowe informacje: zdjęcia, numer zamówienia, datę odbioru, nazwę produktu oraz liczbę brakujących lub wadliwych sztuk.
Zamiast pisać „dostawa się nie zgadza”, lepiej wskazać: „zamówiono 20 sztuk modelu X w rozmiarze 40, dostarczono 15 sztuk w rozmiarze 40 i 5 sztuk w rozmiarze 42”.
W zgłoszeniu należy także jasno określić oczekiwane rozwiązanie: dosłanie brakujących sztuk, wymianę, odbiór błędnego towaru, korektę dokumentu albo zwrot pieniędzy.
Prawidłowa dostawa może zawierać błędy w dokumentach. Trzeba zweryfikować dane nabywcy, nazwy produktów, ilości, ceny, rabaty, koszty transportu i kwotę do zapłaty.
Faktura nie powinna trafiać automatycznie do płatności, zanim ktoś potwierdzi zgodność dostawy. W małej firmie wystarczy krótka adnotacja, wiadomość e-mail albo zmiana statusu w używanym systemie.
Jeżeli dostawa jest częściowo niezgodna, sposób rozliczenia należy ustalić z dostawcą. Samodzielne pomniejszenie przelewu bez wyjaśnienia może doprowadzić do sporu o zaległość.
Gdy paczki odbiera każdy, kto akurat jest najbliżej drzwi, trudno później ustalić, kto zauważył uszkodzenie, gdzie odłożono dokumenty i czy zawartość została sprawdzona.
Nawet w małej firmie warto wskazać osobę odpowiedzialną za kontrolę dostaw. Inni pracownicy mogą przyjąć paczkę, policzyć kartony i obejrzeć opakowania, ale ostateczne porównanie z zamówieniem powinno należeć do konkretnej osoby.
Przy odbiorze warto odpowiedzieć na kilka pytań:
Dobra kontrola nie musi trwać długo. Kilka minut poświęconych przy odbiorze może zapobiec przestojowi, pilnym zakupom i sporowi o to, kiedy powstał brak lub uszkodzenie. Najważniejsze jest to, aby każda dostawa przechodziła ten sam podstawowy schemat, a niezgodności były dokumentowane od razu.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
