Pieniądze zamrożone w zapasach: jak policzyć, ile firmę kosztuje towar, który zbyt długo leży w magazynie

Pełny magazyn może sprawiać wrażenie bezpieczeństwa. Firma ma towar pod ręką, może szybko realizować zamówienia i nie musi obawiać się każdej przerwy w dostawach. Problem zaczyna się wtedy, gdy zapasy rosną szybciej niż sprzedaż, a przedsiębiorca patrzy wyłącznie na ich cenę zakupu. Towar leżący w magazynie nie jest bowiem neutralnym składnikiem majątku. Wiąże pieniądze, zajmuje miejsce, wymaga obsługi i stopniowo naraża firmę na coraz większe ryzyko utraty wartości.

Wartość zapasu widoczna w programie magazynowym lub księgach nie pokazuje pełnego kosztu jego utrzymywania. Produkt kupiony za 100 zł może nadal figurować w ewidencji w zbliżonej wartości, mimo że przez rok zajmował regał, był kilkakrotnie przemieszczany, ubezpieczany, liczony podczas inwentaryzacji, a jego sprzedaż wymaga już obniżenia ceny. Dlatego analiza zapasów powinna obejmować nie tylko pytanie, ile towar kosztował, ale przede wszystkim ile kosztuje firmę każdy kolejny miesiąc jego przechowywania.

Zapas nie jest gotówką

Towar może być składnikiem majątku firmy, ale nie można nim zapłacić wynagrodzeń, podatków, rat kredytu ani faktur dostawców. Aby odzyskać zamrożone środki, trzeba znaleźć klienta, sprzedać produkt, dostarczyć go i otrzymać zapłatę. Czasami wymaga to dodatkowego rabatu, reklamy albo poniesienia kosztów transportu.

Firma może więc wykazywać zysk i jednocześnie mieć problemy z płynnością. Pieniądze zostały wydane na zakupy, ale nie wróciły jeszcze ze sprzedaży. Im dłużej trwa ten okres, tym większe zapotrzebowanie na kapitał obrotowy.

Sytuacja staje się szczególnie niebezpieczna, gdy przedsiębiorca finansuje zapasy krótkimi terminami płatności lub kredytem, a towary sprzedają się znacznie wolniej, niż przewidywano. Zobowiązanie wobec dostawcy trzeba uregulować po 14 albo 30 dniach, podczas gdy produkt może pozostawać w magazynie przez pół roku. Powstającą lukę trzeba pokryć z innych wpływów, kapitału właściciela albo finansowania zewnętrznego.

Od jakiej wartości liczyć koszt zapasu

Pierwszym krokiem jest ustalenie średniej wartości zapasów w analizowanym okresie. Nie należy opierać się wyłącznie na stanie z jednego przypadkowego dnia. Firma mogła właśnie przyjąć dużą dostawę albo zakończyć sezonową wyprzedaż, przez co wynik nie będzie reprezentatywny.

Najprostsze przybliżenie można obliczyć jako średnią ze stanu początkowego i końcowego:

Średni stan zapasów = stan zapasów na początku okresu + stan zapasów na końcu okresu, a następnie wynik podzielony przez 2.

W przedsiębiorstwie sezonowym lub szybko rozwijającym się lepiej wykorzystać stany z końca każdego miesiąca, tygodnia albo nawet dnia. Im większe wahania zapasów, tym mniej wiarygodna będzie średnia wyliczona tylko z dwóch wartości.

Analizę należy prowadzić w cenach odpowiadających sposobowi ewidencjonowania zapasów, a nie w cenach detalicznych widocznych dla klientów. Towar wart w sprzedaży 300 tys. zł może oznaczać znacznie mniejszą kwotę rzeczywiście zaangażowanego kapitału, jeżeli jego cena nabycia wynosiła 190 tys. zł.

Koszt kapitału zamrożonego w magazynie

Najmniej widocznym kosztem zapasu jest koszt pieniędzy wykorzystanych do jego zakupu. Jeżeli firma finansuje towar kredytem, limitem w rachunku albo pożyczką, część kosztu można ustalić na podstawie rzeczywistych odsetek i opłat związanych z finansowaniem.

Przykładowo średni zapas o wartości 200 tys. zł finansowany kapitałem kosztującym firmę 12 proc. rocznie oznacza koszt około 24 tys. zł w skali roku. Nie znaczy to, że dokładnie taka kwota pojawi się na osobnej fakturze. Jest to miara kosztu środków, które przez ten czas nie mogą zostać wykorzystane inaczej.

Także własne pieniądze mają koszt ekonomiczny. Kapitał wydany na niesprzedający się towar nie może zostać przeznaczony na reklamę, modernizację sprzętu, spłatę drogiego zadłużenia ani stworzenie rezerwy finansowej. Nie jest to koszt księgowy w takim samym znaczeniu jak odsetki bankowe, ale powinien być uwzględniany przy podejmowaniu decyzji.

Roczny koszt kapitału zamrożonego w zapasach można oszacować według prostego wzoru:

Średni stan zapasów × roczna stopa kosztu kapitału.

Stopa nie powinna być wybierana przypadkowo. W firmie korzystającej z finansowania zewnętrznego punktem odniesienia może być rzeczywisty koszt kredytu. W przypadku środków własnych należy przyjąć rozsądną minimalną stopę zwrotu, jakiej przedsiębiorca oczekuje od pieniędzy zaangażowanych w działalność.

Magazynowanie kosztuje więcej niż czynsz

Drugą grupę stanowią bezpośrednie koszty przechowywania towarów. Należą do nich czynsz za magazyn, energia, ogrzewanie, regały, wyposażenie, ochrona, monitoring, ubezpieczenie, obsługa systemu magazynowego oraz wynagrodzenia osób przyjmujących, liczących i przemieszczających towary.

Nie każdy z tych kosztów zniknie natychmiast po zmniejszeniu zapasów. Jeżeli firma wynajmuje cały magazyn na podstawie kilkuletniej umowy, redukcja liczby produktów nie obniży automatycznie czynszu. Trzeba więc oddzielić koszty przypisane zapasom od kosztów, których rzeczywiście można uniknąć.

To rozróżnienie ma znaczenie przy podejmowaniu decyzji. Przedsiębiorca nie powinien twierdzić, że sprzedaż zalegającego produktu pozwoli od razu zaoszczędzić część czynszu, jeżeli powierzchnia i tak pozostanie wynajęta. Może jednak dzięki redukcji zapasów uniknąć powiększenia magazynu, wynajmu dodatkowego kontenera, zatrudnienia kolejnej osoby albo zakupu nowych regałów.

Straty, uszkodzenia i niedobory

Im dłużej towar pozostaje w magazynie, tym więcej okazji do jego uszkodzenia, zagubienia albo utraty części właściwości. Niektóre produkty niszczą się pod wpływem wilgoci, temperatury, światła lub niewłaściwego składowania. Inne mają termin przydatności albo okres, po którym klienci przestają je akceptować jako pełnowartościowe.

Koszt zapasów powinien więc uwzględniać historyczne straty wynikające z uszkodzeń, przeterminowania, kradzieży, niedoborów inwentaryzacyjnych i błędów w ewidencji. Najprościej zestawić roczną wartość takich strat ze średnią wartością magazynu.

Jeżeli przy średnim zapasie 300 tys. zł firma co roku traci towary o wartości 9 tys. zł, koszt strat odpowiada około 3 proc. wartości zapasów. Nie oznacza to, że każdy produkt traci dokładnie 3 proc. wartości. Wskaźnik pokazuje jednak skalę ryzyka związanego z utrzymywaniem całej puli magazynowej.

Najdroższe może być starzenie się oferty

Towar nie musi zostać fizycznie uszkodzony, aby stracił wartość. Wystarczy zmiana mody, pojawienie się nowszego modelu, aktualizacja technologii, koniec sezonu albo wejście na rynek tańszego odpowiednika.

Przedsiębiorca może nadal widzieć w systemie produkt kupiony za 500 zł, mimo że realna sprzedaż jest możliwa tylko za 420 zł, a od tej kwoty trzeba jeszcze odjąć prowizję platformy, koszt przygotowania przesyłki i rabat. W takiej sytuacji część wartości istnieje już tylko w ewidencji, a nie na rynku.

Ustawa o rachunkowości przewiduje wycenę rzeczowych składników aktywów obrotowych według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, nie wyższych od ich cen sprzedaży netto na dzień bilansowy. Jeżeli możliwa do uzyskania cena sprzedaży netto jest niższa od wartości ujętej w księgach, może być konieczne obniżenie wartości zapasu. Krajowy Standard Rachunkowości nr 4 opisuje dokonywanie odpisów aktualizujących, które mają zapobiegać wykazywaniu przewidywanych strat jako aktywów.

Nie jest to wyłącznie zagadnienie księgowe. Konieczność odpisu często ujawnia wcześniejszy błąd biznesowy: zakupiono zbyt dużo, zbyt późno zareagowano na spadek popytu albo przez wiele miesięcy odkładano decyzję o przecenie.

Jak policzyć pełny roczny koszt utrzymywania zapasów

Do kalkulacji należy zebrać co najmniej:

koszt kapitału zaangażowanego w zapasy,

koszty powierzchni magazynowej i jej wyposażenia,

koszty obsługi, liczenia i przemieszczania towaru,

ubezpieczenie i zabezpieczenia,

straty wynikające z uszkodzeń, niedoborów i kradzieży,

przeceny, odpisy, utylizację i utratę wartości,

dodatkowe koszty informatyczne i administracyjne związane z magazynem.

Załóżmy, że średnia wartość zapasów wynosi 240 tys. zł. Roczny koszt kapitału oszacowano na 28,8 tys. zł, koszty magazynowe przypisane do zapasów na 18 tys. zł, ubezpieczenie i zabezpieczenia na 3 tys. zł, uszkodzenia i niedobory na 4,8 tys. zł, przeceny i likwidację towaru na 16 tys. zł, a dodatkową obsługę na 7,2 tys. zł.

Łączny roczny koszt utrzymywania zapasów wynosi w takim przykładzie 77,8 tys. zł. Odpowiada to około 32,4 proc. średniej wartości zapasu rocznie. Towar o wartości 100 zł pozostający przez cały rok w magazynie generuje więc przeciętnie ponad 32 zł dodatkowego kosztu, zanim zostanie sprzedany.

Jest to kalkulacja zarządcza, a nie automatyczna wartość księgowa. Jej zadaniem jest pokazanie, że zakup z rabatem nie zawsze jest opłacalny. Obniżka ceny zakupu o 5 proc. może nie mieć znaczenia, jeżeli nadmierna partia będzie leżeć przez rok i wygeneruje znacznie większe koszty.

Rotacja pokazuje, jak długo pieniądze pozostają w towarze

Jednym z podstawowych wskaźników jest rotacja zapasów w dniach. Można ją obliczyć według wzoru:

Średni stan zapasów ÷ koszt sprzedanych produktów, towarów i materiałów × liczba dni badanego okresu.

W mianowniku powinien znajdować się koszt sprzedanych zapasów, a nie wartość sprzedaży w cenach dla klientów. Zapas jest bowiem ujmowany według kosztu, dlatego porównanie go z przychodami zawierającymi marżę zniekształca wynik.

Jeżeli średni zapas wynosi 200 tys. zł, a roczny koszt sprzedanych towarów 800 tys. zł, rotacja wynosi około 91 dni. Oznacza to, że zapas odpowiada przeciętnie około trzem miesiącom sprzedaży liczonym według kosztu.

Sam wskaźnik dla całej firmy może jednak ukrywać problem. Produkty szybko rotujące mogą poprawiać średnią, podczas gdy część asortymentu nie sprzedała się od roku. Dlatego analizę należy prowadzić także dla kategorii, marek, dostawców i poszczególnych indeksów towarowych.

Wiek zapasu ważniejszy niż jego łączna wartość

Towary warto podzielić według czasu, jaki upłynął od ich przyjęcia albo ostatniej sprzedaży. Przedziały należy dopasować do branży. W jednym przedsiębiorstwie zapas starszy niż 90 dni będzie niepokojący, a w innym normalny cykl sprzedaży trwa rok.

Kluczowe jest wyodrębnienie produktów:

sprzedających się regularnie,

sezonowych i oczekujących na właściwy okres,

wolno rotujących, ale nadal potrzebnych,

pozbawionych sprzedaży przez ustalony czas,

uszkodzonych, przestarzałych albo przeznaczonych do likwidacji.

Samo oznaczenie towaru jako wolno rotującego nie rozwiązuje problemu. Do każdej grupy trzeba przypisać działanie: pozostawienie zapasu, wstrzymanie kolejnych zamówień, zwrot do dostawcy, sprzedaż pakietową, przecenę, wykorzystanie jako części zamiennej albo likwidację.

Marża na papierze może zniknąć przed sprzedażą

Przy ocenie opłacalności przeceny przedsiębiorca często porównuje nową cenę wyłącznie z ceną zakupu. Pomija koszt dalszego czekania. Produkt kupiony za 100 zł i wystawiony za 150 zł wygląda na rentowny, lecz jeżeli sprzeda się dopiero po dwóch latach, poniesione koszty kapitału, magazynowania i utraty wartości mogą pochłonąć znaczną część marży.

Czasami sprzedaż za 120 zł dzisiaj jest finansowo korzystniejsza niż oczekiwanie rok na klienta gotowego zapłacić 150 zł. Decyzja wymaga porównania kwoty możliwej do uzyskania teraz z przewidywanym wpływem w przyszłości, pomniejszonym o dalsze koszty i ryzyko, że sprzedaż w ogóle nie nastąpi.

Nie należy jednak przeceniać wszystkiego automatycznie. Niektóre zapasy pełnią funkcję zabezpieczającą. Firma może potrzebować minimalnej liczby części zamiennych, materiałów o długim terminie dostawy albo produktów zapewniających ciągłość obsługi kluczowych klientów. Koszt takiego zapasu może być uzasadniony skutkami jego braku.

Celem nie jest pusty magazyn

Redukowanie zapasów do zera może być równie niebezpieczne jak ich nadmierne gromadzenie. Brak towaru oznacza utraconą sprzedaż, opóźnienia, przerwy w produkcji, drogie dostawy ekspresowe i niezadowolenie klientów. Firma powinna więc szukać poziomu zapasu, który równoważy koszt magazynowania z ryzykiem niedostępności produktu.

Przy ustalaniu potrzebnej ilości należy uwzględnić tempo sprzedaży, czas dostawy, minimalną wielkość zamówienia, niezawodność dostawcy, sezonowość oraz koszt braku produktu. Inny poziom bezpieczeństwa będzie uzasadniony dla łatwo dostępnych materiałów, a inny dla elementu sprowadzanego kilka miesięcy z zagranicy.

Największym błędem nie jest samo posiadanie dużego magazynu, lecz brak wiedzy, dlaczego znajdują się w nim konkretne towary. Każdy istotny zapas powinien wynikać z przewidywanej sprzedaży, wymaganego poziomu bezpieczeństwa albo świadomej decyzji zakupowej.

Stała kontrola zamiast corocznego zaskoczenia

Analiza zapasów nie powinna być wykonywana wyłącznie przy rocznej inwentaryzacji. Informacja, że towar od dawna nie rotuje, jest najbardziej użyteczna wtedy, gdy firma może jeszcze ograniczyć zamówienia albo sprzedać produkt bez dużej przeceny.

Co miesiąc warto sprawdzać średnią wartość zapasów, rotację, udział produktów bez sprzedaży, wartość towarów starszych niż przyjęte limity oraz kwoty przecen i likwidacji. Dobrze jest także porównywać rzeczywistą sprzedaż z prognozami, na podstawie których dokonano zakupów.

Zmniejszenie zapasów nie powinno być jednorazową akcją porządkową. Jeżeli firma wyprzeda zalegające towary, ale nie zmieni zasad zamawiania, problem szybko wróci. Potrzebne są limity zakupowe, odpowiedzialność za prognozy, kontrola minimalnych partii i regularne decyzje dotyczące asortymentu.

Towar zaczyna kosztować firmę w chwili zakupu i nie przestaje tylko dlatego, że stoi nieruchomo. Dopiero policzenie kosztu kapitału, magazynowania, obsługi, strat oraz utraty wartości pokazuje, czy pełne regały są zabezpieczeniem sprzedaży, czy magazynem pieniędzy, których przedsiębiorstwo nie potrafi odzyskać.

Źródła

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19941210591/U/D19940591Lj.pdf – aktualny tekst ujednolicony ustawy o rachunkowości, obejmujący zasady wyceny rzeczowych składników aktywów obrotowych, ustalania ceny sprzedaży netto i ujmowania utraty wartości.

https://www.mf.gov.pl/documents/764034/1095334/Dz.%2BUrz.%2BMin.%2BFin.%2Bz%2Bdnia%2B23%2Bkwietnia%2B2012%2Br.%2B-%2Bpoz.%2B15%2B- – Krajowy Standard Rachunkowości nr 4 „Utrata wartości aktywów”, opisujący między innymi aktualizację wartości zapasów oraz przykłady obniżenia ich wartości do ceny sprzedaży netto.

https://www.parp.gov.pl/storage/publications/pdf/zarzdzanie%20nalenociami%20w%20msp.pdf – publikacja Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zawierająca wskaźniki wykorzystywane do oceny płynności i rotacji zapasów, w tym sposób obliczania rotacji zapasów w dniach.