Koszt niewykorzystanych mocy w małej firmie: ile kosztują puste godziny pracownika, maszyny lub lokalu i kiedy warto walczyć o ich wykorzystanie

W wielu małych firmach właściciel dokładnie kontroluje ceny materiałów, wynagrodzenia, rachunki za energię czy koszty reklamy, a jednocześnie pomija wydatek, którego nie widać na żadnej fakturze. Jest nim niewykorzystana zdolność firmy do pracy. Puste godziny pracownika, stojąca maszyna, niewykorzystany gabinet, wolne stanowisko usługowe czy samochód, który przez większość dnia nie wykonuje zleceń, mogą generować znaczący koszt, mimo że księgowo trudno przypisać im osobną pozycję.

Problem nie polega na tym, że każda minuta pracy musi przynosić przychód. Żadna firma nie funkcjonuje ze stuprocentowym wykorzystaniem zasobów. Potrzebny jest czas na organizację, przygotowanie stanowiska, przerwy, szkolenia, serwis, kontakt z klientami czy zwykłe okresy mniejszego popytu. Niebezpieczna staje się dopiero sytuacja, w której niewykorzystane moce są duże, trwałe i nie wynikają ze świadomej decyzji.

Co oznaczają niewykorzystane moce?

Najprościej mówiąc, są to zasoby, za które firma płaci lub które posiada, ale których nie wykorzystuje w takim stopniu, w jakim mogłyby generować przychód.

W zakładzie produkcyjnym będzie to na przykład maszyna zdolna pracować osiem godzin dziennie, która faktycznie wykonuje pracę przez cztery godziny. W salonie kosmetycznym mogą to być dwa wyposażone gabinety, z których jeden pozostaje pusty przez większość tygodnia. W firmie usługowej problemem może być specjalista zatrudniony na pełny etat, który ma płatną pracę dla klientów tylko przez połowę swojego dostępnego czasu.

Podobnie wygląda sytuacja z lokalami, pojazdami, magazynami, urządzeniami czy drogim oprogramowaniem. Jeżeli firma ponosi stały koszt utrzymania zasobu niezależnie od tego, czy jest on wykorzystywany, każda niewykorzystana godzina zwiększa faktyczny koszt godzin, które przynoszą przychód.

Dlaczego właściciel firmy często tego nie widzi?

Niewykorzystane moce łatwo przeoczyć, ponieważ większość związanych z nimi wydatków i tak trzeba ponosić.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie również wtedy, gdy w danym tygodniu jest mniej zleceń. Rata leasingowa za maszynę nie spada dlatego, że urządzenie pracowało tylko przez trzy godziny. Czynsz za lokal pozostaje taki sam niezależnie od liczby klientów.

Właściciel widzi więc normalne koszty działalności, ale może nie zauważyć, że ich ekonomiczna efektywność stopniowo się pogarsza.

Jeżeli firma płaci za 160 godzin dostępności pracownika miesięcznie, ale tylko 100 godzin można przypisać do płatnych zleceń, koszt jednej rzeczywiście wykorzystanej godziny jest znacznie wyższy niż wynikałoby z prostego podzielenia wynagrodzenia przez nominalny czas pracy.

Jak policzyć koszt pustej godziny?

Nie trzeba tworzyć skomplikowanego modelu finansowego. W małej firmie często wystarcza prosty rachunek.

Załóżmy, że całkowity miesięczny koszt stanowiska pracy wynosi 10 tys. zł. W tej kwocie mieszczą się wynagrodzenie pracownika, składki, część czynszu, oprogramowanie, sprzęt i inne wydatki bezpośrednio związane z utrzymaniem stanowiska.

Teoretyczna dostępność wynosi 160 godzin miesięcznie. Gdyby podzielić 10 tys. zł przez 160 godzin, otrzymalibyśmy koszt 62,50 zł za godzinę.

Jeżeli jednak pracownik faktycznie wykonuje dla klientów płatną pracę przez 100 godzin, realny koszt jednej wykorzystanej godziny wynosi już 100 zł.

Pozostałe 60 godzin nie jest darmowe. Ich koszt został po prostu przeniesiony na godziny, które udało się sprzedać.

To właśnie dlatego firma może mieć pozornie wysoką marżę na pojedynczej usłudze, a mimo to osiągać słabe wyniki finansowe. Kalkulacja ceny została wykonana przy założeniu wykorzystania zasobów, które w rzeczywistości nie występuje.

Nie każda godzina powinna być sprzedana klientowi

Przy takich obliczeniach łatwo wpaść w drugą skrajność i uznać, że każdy pracownik powinien przez osiem godzin dziennie wykonywać wyłącznie płatne zlecenia.

W wielu branżach jest to nierealne.

Pracownik musi odpowiadać na wiadomości, przygotowywać dokumenty, uczestniczyć w spotkaniach, uczyć się nowych narzędzi, poprawiać błędy, organizować stanowisko czy wykonywać zadania administracyjne. Część czasu jest więc nieprodukcyjna tylko z punktu widzenia bezpośredniej sprzedaży, ale konieczna do funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Dlatego ważniejsze od pytania „ile godzin nie sprzedaliśmy?” jest pytanie „ile niewykorzystanego czasu jest normalne dla naszego modelu działalności, a ile wynika z braku zamówień lub złej organizacji?”.

Firma powinna znać własny zdrowy poziom wykorzystania zasobów. Dla jednej działalności może to być 60 procent, dla innej 80 procent. Liczy się przede wszystkim to, czy przy takim poziomie wykorzystania ceny pokrywają koszty i pozwalają osiągać oczekiwany zysk.

Pusta maszyna również kosztuje

Podobny rachunek można zastosować do urządzeń.

Przedsiębiorca może kupić maszynę za kilkaset tysięcy złotych, finansować ją leasingiem, opłacać serwis, ubezpieczenie i powierzchnię, na której urządzenie stoi. Jeżeli maszyna mogłaby wykonywać określoną liczbę zleceń miesięcznie, a faktyczne wykorzystanie wynosi jedną trzecią jej możliwości, koszt jednostkowy produkcji będzie znacznie wyższy od zakładanego.

To szczególnie istotne przed zakupem dodatkowych urządzeń.

Firma może mieć wrażenie, że potrzebuje kolejnej maszyny, ponieważ okresowo pojawiają się kolejki zleceń. Tymczasem problemem może być nie brak mocy produkcyjnych, lecz ich nierównomierne wykorzystanie, złe planowanie pracy, przestoje techniczne albo brak odpowiedniej obsady.

Zanim przedsiębiorstwo zwiększy moce, powinno sprawdzić, jak wykorzystywane są te już posiadane.

Lokal też powinien pracować

Koszt niewykorzystanej przestrzeni bywa jeszcze mniej widoczny.

Firma wynajmuje lokal za 8 tys. zł miesięcznie i traktuje czynsz jako stały koszt działalności. Jeżeli jednak połowa powierzchni przez większość czasu pozostaje niewykorzystana, warto zadać pytanie, czy przedsiębiorstwo rzeczywiście potrzebuje tak dużej przestrzeni.

Nie zawsze rozwiązaniem będzie przeprowadzka. Czasami wolne pomieszczenie można wykorzystać do wprowadzenia nowej usługi, podnająć, przekształcić w salę szkoleniową albo zorganizować w nim dodatkowe stanowisko dla innej działalności.

Podobną analizę warto przeprowadzić w przypadku magazynów. Pusta powierzchnia magazynowa kosztuje, ale nadmiernie wypełniony magazyn również może oznaczać zamrożenie kapitału w zapasach. Optymalizacja nie polega więc na maksymalnym wykorzystaniu każdego metra, lecz na dopasowaniu zasobów do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorstwa.

Czy trzeba obniżać ceny, żeby zapełnić wolne moce?

To jedna z najbardziej ryzykownych reakcji.

Jeżeli pracownik ma wolne godziny albo maszyna stoi, pojawia się pokusa, aby obniżyć cenę i przyjąć każde dodatkowe zlecenie. W krótkim okresie może to mieć sens, ponieważ część kosztów stałych firma i tak ponosi.

Trzeba jednak uważać, aby chwilowe wykorzystanie wolnych mocy nie zmieniło się w trwałą politykę sprzedaży poniżej opłacalnego poziomu.

Jeżeli firma regularnie sprzedaje usługę znacznie taniej tylko po to, aby „pracownik nie siedział bezczynnie”, może przyzwyczaić klientów do niskiej ceny i stworzyć sobie problem wtedy, gdy popyt wzrośnie.

Lepszym rozwiązaniem mogą być czasowe promocje, specjalne terminy, oferty kierowane do wybranych klientów, pakiety albo wykorzystanie wolnych godzin na zadania wewnętrzne, które przyniosą korzyści w przyszłości.

Co robić z niewykorzystanym czasem pracowników?

Wolna godzina nie musi oznaczać straconej godziny.

Jeżeli spadek liczby zleceń jest przejściowy, można wykorzystać ten okres do wykonania prac, które w czasie dużego obciążenia są odkładane: aktualizacji dokumentacji, tworzenia materiałów sprzedażowych, porządkowania baz danych, szkoleń, poprawy procesów, przygotowania nowych produktów czy automatyzacji powtarzalnych czynności.

Takie działania nie generują natychmiastowego przychodu, ale zwiększają wartość wykorzystanego czasu.

Problem pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorstwo przez wiele miesięcy tworzy pracownikom zadania zastępcze tylko po to, aby czymś ich zająć. Jeżeli dla określonego stanowiska stale brakuje pracy, trzeba odpowiedzieć na trudniejsze pytanie: czy firma posiada zbyt duże zasoby w stosunku do swojej skali?

Wolne moce mogą być potrzebne do wzrostu

Nie należy też zakładać, że każdy niewykorzystany zasób trzeba natychmiast zlikwidować.

Firma działająca na granicy swoich możliwości może mieć poważny problem z przyjęciem większego klienta, nagłego zlecenia albo sezonowego wzrostu popytu. Pewna rezerwa mocy jest więc potrzebna.

Jeżeli przedsiębiorstwo planuje wzrost, utrzymywanie części wolnych zasobów może być świadomą inwestycją. Nowy pracownik może początkowo mieć mniej zadań, ale dzięki jego zatrudnieniu firma jest przygotowana do obsługi większej liczby klientów. Podobnie dodatkowa maszyna może nie pracować bez przerwy, ale zabezpieczać przedsiębiorstwo przed utratą zleceń w szczycie sezonu.

Kluczowa różnica polega na tym, czy wolna moc jest zaplanowana, czy po prostu istnieje i nikt nie wie, dlaczego.

Kiedy niewykorzystane moce powinny niepokoić?

Jednorazowy słabszy miesiąc nie jest jeszcze powodem do restrukturyzacji firmy. Znacznie ważniejszy jest trend.

Jeżeli wykorzystanie pracowników, maszyn lub powierzchni spada przez kilka kolejnych miesięcy, warto ustalić przyczynę. Może nią być sezonowość, utrata dużego klienta, spadek popytu, zbyt szybkie inwestycje, błędne planowanie zatrudnienia albo zmiana rynku.

Szczególnie niebezpieczna jest sytuacja, w której przedsiębiorstwo jednocześnie zwiększa koszty stałe i traci wykorzystanie dotychczasowych zasobów. Wtedy każda sprzedana usługa musi pokrywać coraz większą część kosztów firmy.

W praktyce warto co miesiąc obserwować kilka prostych danych: dostępny czas pracy, czas faktycznie wykorzystany przy zleceniach, liczbę wolnych terminów, wykorzystanie kluczowych urządzeń oraz stopień wykorzystania powierzchni.

Nie chodzi o stworzenie rozbudowanego systemu raportowania. Już kilka regularnie porównywanych liczb może pokazać problem znacznie wcześniej niż rachunek wyników na koniec roku.

Najdroższy zasób to ten, którego firma nie potrzebuje

Właściciele małych firm często koncentrują się na ograniczaniu drobnych wydatków, bo są łatwe do zauważenia. Rezygnacja z jednego abonamentu pozwala zaoszczędzić kilkaset złotych rocznie, podczas gdy źle wykorzystywane stanowisko pracy, lokal czy urządzenie może kosztować wielokrotnie więcej.

Dlatego analiza kosztów nie powinna kończyć się na pytaniu, ile firma wydaje. Równie ważne jest pytanie, jak intensywnie wykorzystuje to, za co już płaci.

Nie zawsze rozwiązaniem będzie redukcja zasobów. Czasem właściwą odpowiedzią jest zwiększenie sprzedaży, zmiana organizacji pracy, lepsze planowanie terminów, wprowadzenie nowych usług albo przesunięcie zadań pomiędzy pracownikami.

Najważniejsze jest jednak uświadomienie sobie, że wolne moce nie są neutralne finansowo. Jeżeli firma płaci za zasób, który przez znaczną część czasu pozostaje niewykorzystany, koszt ten ostatecznie musi zostać pokryty przez pozostałą część działalności.

Dopiero po jego policzeniu można odpowiedzieć na właściwe pytanie: czy przedsiębiorstwo rzeczywiście potrzebuje większej sprzedaży, czy przede wszystkim powinno lepiej wykorzystać to, co już posiada?